Provincie Overijssel optimaliseert digitale service met iQibt en SAP

Provincie Overijssel legt samen met specialist iQibt een fundering voor betere digitale service richting burger met SAP toepassingen. Begin vorig jaar startte Provincie Overijssel een traject om haar service richting burgers en ondernemers verder te verbeteren. Een snellere afhandeling van financiële transacties was daar een belangrijk onderdeel van zo meldt iQibt op zijn site.

Eddy van Hijum, gedeputeerde Economie provincie Overijssel: “Eén van de succesfactoren is de snelheid van betalen vanuit de overheid. Er is landelijk altijd veel kritiek op het feit dat de overheid een trage betaler zou zijn. Als Provincie Overijssel zitten wij ver onder de deadline van 30 dagen. Wanneer dit proces nog efficiënter kan, komt het werkkapitaal eerder beschikbaar en dragen wij bij aan een beter draaiende economie.”

Begin 2017 zette de Provincie Overijssel een aanbesteding uit, om het SAP back-office systeem opnieuw in te richten,waarbij standaardisering een vereiste was. Bij de her-implementatie was kennis van de financiële- en logistieke processen binnen provinciale organisaties in combinatie met SAP-expertise cruciaal. iQibt voerde dergelijke trajecten al eerder uit voor het Rijk en werd op basis van kennis, ervaring en kosten gekozen voor dit project. Binnen een jaar is het gehele project gerealiseerd. Tijdens de realisatiefase zijn er diverse verbeteringen aangebracht waardoor het maatwerk met ongeveer 80% afnam. Door de standaardisering kan de Provincie Overijssel meer functionaliteit uit het systeem halen en verder innoveren.

Maarten Prins, Teamleider Backoffice Financiën van de Provincie Overijssel vertelt : “Het traject is vlekkeloos verlopen. Binnen de gegeven deadline en budget. Na de her-implementatie en nieuwe manier van werken hebben wij een kleine dip gehad als het gaat om de afhandeling van financiële transacties. Maar dat was te verwachten. Medewerkers moesten nog wennen aan het nieuwe systeem. Inmiddels handelen wij ruim 90% van de financiële transactie af binnen 30 dagen. De processen verlopen sneller en transparanter. Hierdoor besparen wij niet alleen een hoop kosten, ook de marktwerking blijft transparant doordat alle additionele aanpassingen aanbesteed kunnen worden. Daarnaast hebben wij met deze optimaliseringsslag de vrijheid gekregen om verder na te denken over innovatie, zodat wij onze (digitale) service verder kunnen verbeteren naar burgers en ondernemers.”