Gemeente Emmen legt de basis voor veilige e-participatie met hulp van MobileIron
MobileIron, aanbieder van security voor mobiele devices , heeft Gemeente Emmen geholpen om op tijd te voldoen aan alle eisen van de GDPR en de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG). MobileIron heeft de gemeente geholpen om de veiligheid en efficiëntie van diverse interne en externe communicatiekanalen te optimaliseren ten gunste van de dienstverlening en samenwerking met externe stakeholders.
De gemeente koos in 2012 voor de oplossingen van MobileIron, toen het management met iPads wilde werken. In 2016 breidde de gemeente de samenwerking met MobileIron verder uit toen zij met alle apparaten overstapten van Blackberry naar iOS. Recent werd de inzet van MobileIron nader uitgebreid om te kunnen voldoen aan de vereisten van de BIG en GDPR ten aanzien van (mobiele) beveiliging en toegangsbeheer. Zo moet de gemeente in staat zijn om mobiele apparaten op afstand te lokaliseren, blokkeren en wissen.
De inwoners van Emmen profiteren nu buiten het gemeentehuis van effectievere mobiele diensten zoals onderhoud, toezicht en inspecties. Dit komt doordat mobiele medewerkers nu onderweg informatie of nieuwe verzoeken ontvangen, waar zij vroeger pas terug op kantoor hun e-mail weer konden lezen en nieuwe bezoeken konden inplannen. Verder kan Gemeente Emmen nu ook efficiënter en veiliger samenwerken met regionale overheidsinstellingen. Daarnaast dragen de oplossingen van MobileIron positief bij aan de effectiviteit en beveiliging van de interne communicatie, met alle voordelen van dien voor de interne en externe communicatie-ervaring.
In de beveiligingsstrategie zijn ook interne apps opgenomen zoals iBabs voor papierloze vergaderingen, PowerMobiel voor case management, MyLex Overheid voor het doorzoeken van interne databases en ISEC7 om verschillende mailboxen op Apple devices te kunnen installeren. Alle apps worden centraal beheerd en aangeboden via een veilige app store. Voor het toegangsbeheer wordt gebruikgemaakt van op rollen gebaseerde authenticatie. De gemeente biedt haar medewerkers daarnaast op veler verzoek toegang tot een op maat ontwikkeld en veilig intern telefoonboek met ‘click to dial’-functionaliteit ter vereenvoudiging van de interne communicatie.
Het mobility team van de Gemeente Emmen biedt niet alleen ondersteuning aan de Gemeente Emmen, maar ook aan de Gemeente Borger-Odoorn en Gemeente Coevorden (binnen het samenwerkingsverband BOCE), de Regionale Uitvoeringsdienst Drenthe (RUD) en het Sociale Domein van Borger-Odoorn. Binnen het sociale domein van de Gemeente Emmen verleent het team eveneens ondersteuning aan de stichtingen De Toegang en Menso.
De Gemeente Emmen beheert met MobileIron momenteel meer dan 600 iPads en meer dan 1200 iPhones. Ze zijn daarnaast bezig met een migratie naar Microsoft Office 365 en een project om veilig Windows 10 apparaten te kunnen registeren en beheren met MobileIron Bridge. Nu kunnen zij altijd en overal veilig relevante data of informatie bewerken en delen. De privacy van inwoners, werknemers en andere betrokkenen wordt daarbij nauwlettend beschermd. Met de beveiliging van zijn digitale communicatiekanalen heeft de Gemeente Emmen de basis gelegd voor optimale burgerparticipatie, aldus betrokken partijen.
