Agentschap Telecom neemt klantportaal op basis van Pega-software in gebruik

Het Agentschap Telecom beschikt over een nieuw klantportaal. Het nieuwe registratiesysteem - genaamd 'Mijn Agentschap Telecom' - stelt radiozendamateurs en maritieme registratiehouders in staat hun gegevens in te zien, te wijzigen of in te trekken. Het online portal is een implementatie van RijksZaak, een gestandaardiseerd platform dat DICTU heeft opgezet om zaakgericht werken mogelijk te maken binnen overheidsorganisaties. Het platform maakt onder meer gebruik van Pega-software en de Rijksbrede Cloud.

“Agentschap Telecom en Inspectie Gezondheidzorg en Jeugd hebben samen met DICTU geïnvesteerd in de ontwikkeling van RijksZaak”, aldus Bas van der Meulen, programmamanager van DICTU. “Het platform is een combinatie van twee oplossingen: een case management systeem van Pegasystems en een documentmanagement systeem van Alfresco. Het is bedoeld om processen van de Rijksoverheid zoals vergunningverlening, inspectie en toezicht te ondersteunen.”

Belangrijke stap in digitalisering

Agentschap Telecom valt onder het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat en voert beleid uit en houdt toezicht op frequentiegebruik van radio en televisie, satelliet, telefonie en radiozendapparatuur. Klanten van Agentschap Telecom variëren van particuliere bootbezitters tot en met de beroepsvaart, reders, media, zendamateurs en telecomproviders.

“Het nieuwe klantportaal vervangt het frequentiegebruikersregister en is een belangrijke eerste stap in het streven van Agentschap Telecom naar modernisering van de digitalisering van onze dienstverlening”, aldus Ton Jacobs en Arie Huisman, projectmanagers bij Agentschap Telecom. “We werkten met een verouderd systeem; het resultaat van zestien jaar lang steeds verder uitbouwen. Het voldeed niet meer aan de eisen en wensen van deze tijd en het was ook steeds lastiger te onderhouden. Bovendien hadden we behoefte aan een eigen portal richting de gebruikers.”

Gefaseerde aanpak

Jacobs is tevreden over de eerste fase: “Het klantportaal is vanaf 19 juli live en sindsdien nog niet uit de lucht geweest. Er is gekozen voor een gefaseerde aanpak waarbij is gestart met het frequentiegebruikersregister. In de eerste tien weken na de livegang zijn meer dan 2.000 cases ingebracht door externe klanten. Dit betreft voornamelijk mutaties. Daarnaast ook nog eens meer dan 500 door eigen medewerkers. Het is onze ambitie om binnen nu en twee jaar meer diensten over te zetten op RijksZaak van DICTU. Dit betekent dat 350 medewerkers, verdeeld over de twee vestigingen in Amersfoort en Groningen, op termijn gebruik zullen maken van één platform.”

Huisman vult aan: “We hebben een eerste stap gezet. Belangrijke ambities zijn de modernere user interface voor onze klanten, betere beveiliging en transparantie voor zowel de klanten als de interne afdelingen. Indien de volgende fase gereed is, zijn straks de vergunningsaanvragen gemakkeljker te volgen voor onze klanten. Daarnaast is het voor medewerkers straks mogelijk om in een systeem een integraal klantbeeld te verkrijgen. Dat is goed voor ons als Agentschap, maar ook goed voor onze klanten.”

Integratie in e-mailservice

Klanten en medewerkers werken online rechtstreeks via de Pega-interface. Het platform is geïntegreerd met de e-mailservice, waardoor extra handelingen worden voorkomen en alle correspondentie direct terug te vinden is. Bovendien is het platform volledig compliant met strenge veiligheidseisen van de overheid.