UMCG doet grote stap voorwaarts met nieuw ERP cloud platform
Het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) stroomlijnt zijn financiële en logistieke processen sinds kort met ERP4HC (ERP for Healthcare). Maar eigenlijk doet het op SAP gebaseerde ERP-cloudplatform veel meer. Het helpt alle primaire en ondersteunende processen te verbeteren. De migratie naar het nieuwe systeem was een grote stap voorwaarts, aldus het projectteam.
Het UMCG is een van Nederlands grootste academische ziekenhuizen. Het telt bijna 13.000 medewerkers, waarvan ongeveer vierduizend met het nieuwe ERP-systeem werken. Ruim honderd daarvan zijn heavy user. Zij gebruiken het systeem dagelijks, bijvoorbeeld voor het plaatsen van bestellingen, beheren van voorraden of versturen van facturen.
Standaardiseren processen
"Voor ons is het nieuwe systeem een zeer grote stap voorwaarts", zegt directeur Finance & Control Pieter Fennema. "We kunnen zaken integreren die voorheen waren gescheiden. Zoals het inkoopproces van zowel het ziekenhuis als de medische faculteit. Door dit systeem kunnen we veel processen standaardiseren. ERP4HC helpt de hele organisatie efficiënter te maken. Het biedt de randvoorwaarden voor integrale verbetering van alle primaire en ondersteunende processen."
De directe aanleiding voor het nieuwe ERP-platform was de stopzetting van de ruim veertig jaar oude software voor elektronische patiëntendossiers (EPD). In het vervangende EPD-systeem ontbreken enkele onderdelen, zoals de logistieke module. Die moesten dus in een nieuw ERP-platform terugkeren.
ERP for Healthcare
Na een Europese aanbesteding viel de keuze op ERP4HC, een product van de Brusselse SAP-specialist Xperthis. In België werken tientallen ziekenhuizen met deze ERP-clouddienst. Het gestandaardiseerde systeem behoefde wel aanpassing voor de Nederlandse markt en het Groningse medisch centrum. Toch wilde het UMCG het systeem zo standaard mogelijk houden. Voor de aanpassing en implementatie schakelde Xperthis zijn partner Deloitte in.
Tussen projectgunning en ingebruikname zaten slechts elf maanden. Er was haast geboden, met het oog op het ontbreken van essentiële onderdelen in het nieuwe EPD, dat vrijwel gelijktijdig werd geïmplementeerd. "Er was enorme druk om op tijd op te leveren", zegt Edward van Mackelenbergh, technology director van implementatiepartner Deloitte. "We hebben het onder meer bespoedigd door een van onze Indiase offshore consultants in te vliegen. Vanuit Groningen stuurde hij dan het offshore developerteam aan. Mede hierdoor verliep de implementatie en migratie zonder overlast voor dagelijkse gebruikers."
Leerpunten
De overstap op ERP4HC bracht ook wat leerpunten aan het licht. Zo bleek dat sommige medewerkers het nieuwe systeem wilden plooien naar hun oude processen. Fennema: "Dat gaat natuurlijk niet. De werkwijze moest helemaal om. Dit hebben we tijdens trainingen en inloopsessies uitgelegd."
In combinatie met het nieuwe EPD, vormt het op SAP gebaseerde ERP-cloudplatform ERP4HC de digitale basis voor de toekomst bij UMCG. Het maakt analyses mogelijk, een belangrijke voorwaarde voor verdere procesverbetering. Het UMCG verwacht hiermee besparing en minder complexiteit te realiseren. "We beginnen er nu de vruchten van te plukken", besluit Fennema. "We gaan gemakkelijker met medewerkers in gesprek over hoe we de organisatie en de zorg verder verbeteren. Iedereen denkt veel meer vanuit de keten. Dat komt de kwaliteit ten goede."
