Draagvlak in de organisatie is de sleutel tot succes bij een migratie naar de cloud
In mijn vorige blog heb ik uiteengezet welke voordelen een succesvolle migratie naar de cloud kan opleveren voor bedrijven. ‘Kan’ is in die zin een kernwoord, want ik had het ook al even over de tegenvallende resultaten waarmee veel organisaties die de sprong wagen te maken krijgen. Verreweg de meeste problemen waar bedrijven bij dit complexe proces tegenaan lopen, hebben een organisatorische oorsprong. De belangrijkste oorzaak van problemen bij cloudmigraties is een gebrek aan draagvlak binnen de organisatie.
Een migratie naar de cloud raakt veel (meer) disciplines binnen een organisatie dan vaak wordt gedacht. Het is een vraagstuk waarbij bijvoorbeeld HR een rol speelt (Heb ik de juiste skills? Moet ik mijn team omscholen?), legal en compliance (Wat zijn de jurische implicaties als mijn data in de cloud staat?), procurement (Hoe kan ik een contract afsluiten dat variabel is en waar met de leverancier weinig te onderhandelen valt?) en finance (Ik wil graag voorspelbare kosten; cloud is pay-as-you-go en dus is van nature variabel). En dan hebben we de IT-afdeling, die vaak een groot deel van zijn tijd bezig is met de ‘running’ operatie, nog niet eens meegenomen. Dit soort vragen creëren binnen het bedrijf een gevoel van gebrek aan controle dat zich snel kan vertalen in een organisatiebrede scepsis tegenover, of zelfs angst voor, het ingeslagen cloud-pad.
Het State of the Cloud Report van Rightscale bevestigt deze analyse. De top 5 van ‘uitdagingen’ die hun onderzoek identificeert, bestaat uit zorgen over security, het kostenbeheer, het mogelijke gebrek aan resources en kennis en zorgen over governance, controle en compliance. Stuk voor stuk angsten die gepaard gaan met het gevoel dat men de controle verliest.
Dit is een bekend psychologisch verschijnsel. Verandering betekent het achterlaten van het bekende, vertrouwde en het starten van iets nieuws, iets onbekends, iets mogelijk gevaarlijks. Change management is niet voor niets een uitgebreide masteropleiding binnen de bedrijfskunde. Bij het plannen van een migratie naar de cloud is het dan ook essentieel om hier rekening mee te houden. Neem alle business units mee in het besluitvormingsproces, zodat de voordelen en consequenties van de migratie te allen tijde helder zijn voor alle stakeholders. Draagvlak kan wel eens het sleutelelement zijn voor een succesvol migratietraject.
Maar hoe kun je dit draagvlak nu precies creëren? Een succesvolle tactiek hiervoor is het oprichten van een Cloud Business Office (CBO), waarin alle belangrijke stakeholders (met name ook diegene die later voor weerstand kunnen zorgen) zijn vertegenwoordigd. Dit orgaan kan aan het begin van het proces discussiëren en beslissen over vragen als ‘welke soort cloud’, ‘welke processen en data worden gemigreerd’, ‘hoeveel (soorten) clouds’, etc. Daarbij maakt het CBO wat wij bij Rackspace een Target Operating Model (TOM) noemen. Daarin staan eisen, randvoorwaarden, KPI’s en andere belangrijke aspecten. In de TOM neem je ook security-parameters en support-draaiboeken op, zodat crisismanagement is afgedekt. Een andere, belangrijke output van het CBO is de Cloud Foundation Architecture, waarin op heel praktisch en gedetailleerd niveau wordt beschreven welke services, databases, processen en tools worden gebruikt voor welke doeleinden.
Wanneer interne stakeholders betrokken worden in het CBO en bij het opstellen van de TOM en de Cloud Foundation Architecture, is het nieuwe minder onbekend en zullen zij het project steunen. Door hen mee te laten beslissen, ontstaat het gevoel dat er wel degelijk grip op de (nieuwe) situatie is en dat de controle bij de organisatie blijft liggen en de checks en balances geborgd zijn.
Door het combineren van de (technische) best practices die de grote cloud providers in hun stappenplannen hebben vastgelegd met de bovenstaande strategie voor het creëren (en vasthouden) van draagvlak, staat niets een succesvolle migratie naar de cloud in de weg. En dan is er ook weer volle aandacht voor alle voordelen die cloud biedt voor een organisatie zoals schaalbaarheid, flexibiliteit, innovatie en snellere time-to-market.
Door: Michael Meijers (foto), Manager Business Development Northern Europe bij Rackspace
