Duurzaam IT-onderhoud druist in tegen gevestigde orde

IT-budgetten verdelen is één van de grootste uitdagingen van deze tijd. Want hoe bepaal je wat je wilt investeren in clouddiensten, nieuwe hardware, innovatieve software-implementaties en het onderhouden van je (legacy) infrastructuur? Onderhoud blijkt nog steeds een relatief hoge kostenpost, wat grotendeels te wijten is aan de traditionele onderhoudscontracten en vervangingscycli. Is het geen tijd om dit model eens te herzien?

De IT-budgetten van Nederlandse bedrijven zijn al jaren overwegend stabiel. Dat maakt het steeds lastiger om keuzes te maken, aangezien de behoefte aan nieuwe technologische oplossingen alleen maar toeneemt. Organisaties willen zich immers door innovatie onderscheiden, maar moeten tegelijk ook investeren in zaken als data-security en rapportage door nieuwe wetgevingen als de AVG/GDPR. Om toch geld vrij te maken voor technologische vernieuwing en innovatie, overwegen steeds meer IT-beslissers Third-Party Maintenance (TPM). Dit behelst feitelijk dat het onderhoud van IT-hardware en -infrastructuur door een andere partij wordt geleverd dan de oorspronkelijke leverancier. TPM-dienstverleners bieden bedrijven in feite oplossingen en strategieën om hun kosten te verlagen door de levenscyclus van hun IT-middelen te verlengen. Hiermee kunnen kostenbesparingen tot wel 70 procent gerealiseerd worden. Dat klinkt ideaal, maar deze propositie gaat helaas niet altijd hand in hand met de door hardwarefabrikanten gedicteerde onderhouds- en vervangingscycli. Tijd dus om eens in te zoomen op wat Third-Party Maintenance precies inhoudt.

Kostbaar onderhoud

Het probleem met traditionele onderhoudscontracten is simpel. Leveranciers bieden voor een vaste periode van gemiddeld drie tot vijf jaar onderhoud en ondersteuning voor hun producten aan. Daarna wordt verwacht dat de hardware wordt vervangen. Maar werkt alles nog uitstekend, en wil je de onderhoudstermijn verlengen, inclusief de bijbehorende garanties? Dan wordt het onderhoud ineens een erg dure aangelegenheid, waarmee het kostenvoordeel van langer met je hardware doen, verdwijnt. IT-managers worden bij de invulling van hun budgetten dus sterk gestuurd door hun hardwareleveranciers. Niet voor niets is Third Party Maintenance sterk in opkomst. Deze partijen bieden hun klanten namelijk veel meer vrijheid en flexibiliteit om de gebruiksduur van hun hardware te verlengen, zonder de exorbitant hoge kosten die de oorspronkelijke leverancier daarvoor zou rekenen. In 2017 voorspelden analisten het volgende over TPM: “In 2020 zal het aantal TPM-gerelateerde RFI/RFP’s voor multi-platform/multi-vendor met 35 procent stijgen, naarmate TPM meer mainstream wordt en niet meer wordt gezien als een point-solution voor servers, storage en networking.”¹

Hiermee wordt een belangrijk aspect van TPM blootgelegd, namelijk het feit dat dit onderhoudsmodel alleen werkt als het breed wordt toegepast, en niet beperkt blijft tot één of meerdere onderdelen van de infrastructuur.

Hybride omgevingen

Veel grote organisaties hebben tegenwoordig al de transitie gemaakt naar een hybride model voor hun IT-infrastructuur. Ze vertrouwen daarbij op TPM om de onderhoudskosten van hun bestaande IT-apparatuur binnen de perken te houden, en die zo lang mogelijk te blijven gebruiken. Ze verlagen hiermee de risico’s die gepaard gaan met een cloudmigratie door de ondersteuning van hun hardware te verlengen nadat de fabrikant hiermee is gestopt. En de kostenbesparingen die met TPM gerealiseerd worden, kunnen vervolgens weer gebruikt worden voor de financiering van innovatieve IT-projecten. Het maximaliseren van deze besparing is echter best lastig, aangezien IT-infrastructuren steeds complexer worden en uit een veelvoud aan oplossingen bestaan van verschillende fabrikanten. Third Party Maintenance staat en valt daarom met multi-vendor-ondersteuning, die niet beperkt is tot hardware van bepaalde fabrikanten.

Storage onderhoud

Een minder belichte specialisatie binnen TPM, ten slotte, is storage. De hoeveelheid data die bedrijven wereldwijd opslaan, groeit nog steeds exponentieel, en daarmee ook de kosten. Third Party Maintenance voor opslag ligt misschien niet direct voor de hand, maar het is vaak veel goedkoper dan de opties die OEM’s aanbieden. Hierover zeggen analisten: “TPM-contracten zullen klanten een gemiddelde besparing van 60 procent opleveren, vergeleken met de catalogusprijzen voor ondersteuning van OEM’s.”

Met TPM voor storage creëren organisaties dus meer financiële ruimte om de ongebreidelde datagroei te kunnen opvangen. Daarnaast kunnen zij ook met de TPM-leverancier in gesprek om de bestaande storage-infrastructuur op een flexibele manier te moderniseren. Hierbij hoeft men niet per definitie te kiezen voor de allernieuwste hardware. Want die dure onderhoudscontracten van fabrikanten zijn er natuurlijk niet voor niets. Nieuwe technologie zit vaak vol bugs. Het is daarom mogelijk om bewust te kiezen voor een stabiele, betrouwbare generatie hardware. Daarmee ben je als organisatie verzekerd van een eerlijke prijs voor beproefde hardware. En ook hier geldt: elke besparing op onderhoud kan weer gebruikt worden voor innovatieve nieuwe projecten.

Door: Tom Pappas (foto), Vice-President Sales Europe bij Curvature