Detamo zet digitale ondertekentool van IntraData in voor uitzendproces

Detamo, specialist in het detacheren van technisch personeel, kiest de digitale ondertekendienst Krabbl voor verdere professionalisering van het uitzendproces. Vanaf nu worden alle documenten voor zowel flexkrachten als klanten digitaal verwerkt en afgehandeld conform AVG-voorschriften. Zodra alle handtekeningen zijn gezet, ontvangen de afzender en de ondertekenaar(s) de getekende documenten digitaal retour. De ondertekenstatus kan in realtime worden gevolgd via het Krabbl-portal.

De focus van Detamo ligt sinds de oprichting in 2000 op het het detacheren van technisch personeel voor de telecombranche. Toen Niels Paardekooper in augustus 2017 aan boord kwam als partner, nam hij zijn ervaring in detacheren in de branche installatietechniek. "Als gevolg van de uitbreiding naar deze sector nam de hoeveelheid documenten flink toe", aldus Paardekooper. "Bevestigingen naar klanten, nieuwe arbeidsovereenkomsten betekenden een flinke toename van de papierstroom. Vanuit mijn vorige werkomgeving had ik al een duidelijke visie op de digitalisering van papierstromen: alles wat standaard is zoveel mogelijk digitaliseren. Dat wil zeggen, het hele uitzendproces vanaf de inschrijving tot en met plaatsing."

Tijdwinst en professionalisering

De implementatie van Krabbl, nu vier maanden geleden, levert alleen al in de sollicitatieprocedure een flinke tijdwinst op. Paardekooper: "Dit proces verliep tot die tijd nog heel traditioneel en was tijdrovend: flexkrachten uitnodigen op de vestiging, de benodigde documenten printen, overeenkomst ondertekenen en weer inscannen. Door de groei en verbreding van de vakgebieden hebben we de afgelopen twee jaar heel veel nieuwe mensen gedetacheerd. Met Krabbl zou dit een besparing hebben opgeleverd van ettelijke uren. En dat is los van de mensen die al in dienst zijn en hernieuwde documenten nodig hebben of nieuwe overeenkomsten met klanten. Ook de documenten van een auto-overeenkomst voor een nieuwe medewerker versturen we nu via Krabbl. Alle vestigingen maken gebruik van Krabbl en werken met hetzelfde CRM- en recruitmentsysteem en dezelfde database. Er gebeurt ook veel mobiel, denk aan laptop en tablet. Alle documenten kunnen nu ter plekke worden gegenereerd. Het registreren en verzenden van documenten voor een autowissel of de uitgifte van gereedschap, kunnen we ook vanaf de bouwplaats doen. Dat is voor ons echt een enorme vooruitgang."

Paardekooper had eerder al positieve ervaringen opgedaan met IntraData. Voor het digitaliseren van haar processen heeft Detamo echter verschillende partijen benaderd. De keuze is hierbij gevallen op IntraData vanwege de eerdere positie ervaring en de eenvoud van Krabbl. "De kracht van Krabbl is tweeledig. In de eerste plaats versnelt het onze bedrijfsprocessen enorm. Je kunt documenten nooit meer kwijtraken dus je weet exact wat wel/niet is ondertekend. Ten tweede is het voor de audits en certificeringen die we hebben een waterdicht systeem. Dat zijn voor ons de twee grootste pluspunten."