Centrale afspraken met decentrale contacten

Hoeveel voordeel kun jij behalen met een efficiënter inkoopproces binnen jouw organisatie? Meer dan je zou verwachten! Van oorsprong zijn de meeste organisaties voor het overgrote deel decentraal georganiseerd, wat het lastig maakt om alle inkoopportefeuilles volledig gecentraliseerd te onderhandelen en te beheren. Deze gedeeltelijke decentrale structuur leidt vaak tot minder overzicht in de behoeften van de interne organisatie en verminderd het contact met de DMU. Hierdoor kiezen steeds meer bedrijven voor centraal gefaciliteerde afspraken met een focus op een decentrale operatie.

Het voordeel? Organisaties met een gecentraliseerde of geconsolideerde inkoop en gedecentraliseerde bestelfuncties zijn bewezen efficiënter ingericht in vergelijking tot organisaties met een volledig gecentraliseerde, gedecentraliseerde of niet-geconsolideerde structuur.

Drie drijfveren om direct aan de slag te gaan met jouw nieuwe inkoopproces:

1. Inkoopkracht

Inkoopkracht is een belangrijke driver voor bedrijven om verder te consolideren en optimaliseren.

Historisch gezien heeft iedere vestiging en/of land zijn eigen, vaak meerdere, kanalen voor de afname van IT gerelateerde producten en diensten. Vanuit centraal perspectief belemmert deze wildgroei aan leveranciers de spend consolidatie en bemoeilijkt efficiënt leveranciersmanagement. Met het terugbrengen van het aantal toeleveranciers wordt de inkoopkracht automatisch groter.

Dit maakt het mogelijk om jouw spend te consolideren en deze verder te optimaliseren door bijvoorbeeld het inrichten van een bedrijfsbrede standaardisatie. Schaalvoordelen als gevolg een grotere contractwaarde dragen bij aan een directe kosten verlaging.

2. Cultuur

Naast inkoopkracht, speelt cultuur ook een belangrijke rol bij consolidatie en centralisatie. Tevens dient ook de lokale autonomie, bevoegdheden, taal en opvattingen niet onderschat te worden. Deze factoren vormen een potentieel struikelblok voor het succes bij de keuze voor consolidatie en centralisatie. Wanneer deze factoren niet goed in kaart gebracht en gefaciliteerd worden, brengt dit additionele vertragingen en discussies met zich mee. In het uiterste geval zelfs omzeiling van de nieuwe bedrijfsprocessen en afspraken waardoor een besparing op directe en indirecte kosten in gevaar komt.

Om dit te voorkomen wordt gewerkt met gecentraliseerde afspraken en een decentraal operationeel model waarbij tevens de focus wordt gelegd op belangrijke lokale factoren zoals cultuur. Dit betekent o.a. dat jouw operationele contacten in hun moedertaal kunnen communiceren en dat er gebruik wordt gemaakt van het lokaal transport en de lokale valuta. Door de gecentraliseerde afspraken op een efficiënte en decentrale manier te faciliteren, is het mogelijk om een groot deel van de potentiële struikelblokken weg te nemen.

3. Indirecte kosten

Grip krijgen op indirecte kosten is misschien wel een van de meest lastige doelstellingen voor organisaties. Voor iedere significante uitgave dient er, vaak handmatig, een offerte-, goedkeurings-, en orderprocedure doorlopen te worden. Daarnaast bestaat het risico dat ieder(e) vestiging en/of land hier haar eigen procedures op nahoudt. Om nog maar niet te spreken over alle bijkomende kosten voor leveranciersmanagement en bijvoorbeeld het tijdrovende proces gedurende een after-sales traject; “Bij welke leverancier hadden we dit ook alweer gekocht?”.

Door de interne procuratie in te richten in een eigen cloud procurement systeem, of door deze in het ERP pakket of P2P systeem vast te leggen en vervolgens volledig geautomatiseerd te integreren met de back-end blijf je volledige controle houden. Daarnaast faciliteer je jouw interne klanten met efficiënte processen en word je volledig ontzorgt met geconsolideerde rapportages.

Wil jij graag meer weten hoe het inkoopproces binnen jouw organisatie zo efficiënt mogelijk ingeregeld kan worden? Neem dan contact op met IT2030.

Wesley de Jong, International Account Director IBU, Bechtle -ARP