Veilig e-mails en bestanden vanuit Microsoft Dynamics versturen met Cryptshare for NAV

19-06-2019 | door: Wouter Hoeffnagel

Veilig e-mails en bestanden vanuit Microsoft Dynamics versturen met Cryptshare for NAV

Cryptshare en Microsoft-specialist Orgavision lanceren Cryptshare for NAV. Met deze connector kunnen rechtstreeks e-mails en bestanden vanuit Microsoft Dynamics NAV en Microsoft Dynamics 365 Business Central worden verzonden.

Met de Cryptshare for NAV-connector kunnen gebruikers met enkele muisklikken documenten en bestanden direct vanuit hun ERP-omgeving versleutelen en verzenden. Bestanden hoeven hierdoor niet eerst worden opgeslagen en als bijlage te worden toegevoegd aan een e-mail, wat tijd bespaart. Gebruikers hoeven hun ERP-systeem niet meer te verlaten, terwijl de volledige flow van de e-mail kan worden gevolgd.

Encryptie

Bij het gebruik van Cryptshare for NAV kunnen verschillende encryptiemogelijkheden worden geselecteerd. De gebruiker kan zelf bepalen hoe de mail beveiligd moet worden. Zo heeft hij de keuze om het onderwerp van de e-mail, de tekst van de e-mail en/of de bestandsnamen al dan niet te versleutelen. Bijgevoegde bestanden worden altijd versleuteld. Wat betreft wachtwoorden kan een gebruiker ervoor kiezen zelf een wachtwoord aan te maken, maar ook een wachtwoord door het systeem laten aanmaken of geen wachtwoord gebruiken.

In zakelijke communicatie speelt e-mail nog steeds een belangrijke rol. E-mail wordt standaard zonder beveiliging verstuurd, wat dit communicatiemiddel een geliefd doelwit maakt voor cybercriminelen. De bewustwording over dit risico is door onder meer de inwerkingtreding van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) volgens Cryptshare de afgelopen tijd alleen maar groter geworden.

Digitalisering

Tegelijkertijd worden processen steeds meer gedigitaliseerd. Toeleveranciers en klanten verwachten bijvoorbeeld een geautomatiseerde orderverwerking, inclusief directe orderbevestiging, leveringsbevestiging en een factuur in de mailbox. Met Cryptshare for NAV kunnen deze handelingen vanuit Microsoft Dynamics gedaan worden. Onder meer vooraf toegewezen velden in Cryptshare for NAV helpen tijd te besparen. De verzender, de geadresseerde en de onderwerpregel worden automatisch ingevuld bij het verzenden van de bestanden.

Volgens Cryptshare-partner ECMsolutions biedt Cryptshare voor NAV en Business Central antwoord op een vraag die bij veel organisaties speelt. Guy Marijnissen, implementation consultant bij ECMsolutions, vertelt: "Bij veel bedrijven met Microsoft ERP-systemen speelt de vraag hoe ze op een veilige manier documenten zoals offertes, inkoopopdrachten, facturen en andere documenten kunnen versturen vanuit het ERP. Die vraag is alleen maar actueler geworden door AVG. Wij kunnen onze klanten die met Microsoft Dynamics werken, daar nu een sluitend antwoord op geven. Met Cryptshare voor NAV en Business Central hebben de gebruikers de beschikking over alle functionaliteit zoals deze standaard in Cryptshare aanwezig is, wat inhoudt dat ze naast de versleuteling, ook audit trails kunnen bijhouden en kunnen zien of een document afgeleverd en of gedownload is. Bij ECMsolutions gebruiken wij zelf ook NAV en Business Central als ERP en zien dan ook direct de toegevoegde waarde."

'Veiligheid mag niet ten kosten gaan van gebruiksgemak'

"Een ERP-systeem moet voldoen aan de individuele eisen van een bedrijf, zoals specifieke branchespecificaties of speciale processen", legt Michael Burrmeister, Sales Manager DACH en Benelux bij Orgavision, uit. "Het doel is de volledige en transparante dekking van het bedrijfsproces. Tegelijkertijd wordt de bescherming van de gegevens steeds belangrijker. Veiligheid mag daarbij niet ten koste gaan van het gebruiksgemak. Dat is de reden dat we Cryptshare for NAV hebben ontwikkeld."

Lucien Barink, General Manager Benelux bij Cryptshare, voegt hieraan toe: "Met deze samenwerking hebben we een oplossing gecreëerd die niet alleen bedrijven helpt om hun zakelijke communicatie te beveiligen en het werk voor hun medewerkers te vergemakkelijken, maar die ook tijd en geld bespaart. Het gebruiksgemak maakt tijdrovende of dure training overbodig, terwijl de naadloze integratie in de Microsoft Dynamics-omgeving echt waarde toevoegt op het gebied van efficiëntie en gebruikersacceptatie."

Terug naar nieuws overzicht