Kan finance iets leren van Instagram? Nou en of!

Finance en Instagram. Op het eerste gezicht lijken ze niet veel met elkaar te maken te hebben. Maar als we de hashtags en emoji's even wegdenken, blijkt dat de financiële afdeling misschien toch wel wat kan leren van Instagrammers.

Instagrammers kunnen hun volgers via zogenaamde 'InstaPolls' om directe feedback vragen. Moet ik die blauwe of die rode sportschoenen kopen? Kan dit topje wel bij deze broek? Deze smartphone of toch die andere? Volgers brengen hun stem uit en binnen enkele minuten is er een resultaat. De Instagram(st)er kan zo een beslissing nemen op basis van de feedback van de mensen die hij of zij belangrijk vindt: de volgers. Zo krijgen ze heel snel en gemakkelijk bruikbare inzichten over relevante trends. Inzichten op basis waarvan ze vervolgens een beslissing nemen.

Droge, verouderde rapporten

Vergelijk dat nu eens met de stappen die financieel managers moeten doorlopen om de inzichten te krijgen die nodig zijn om goede beslissingen te kunnen nemen. Vaak komt het neer op het doornemen, vergelijken en analyseren van eindeloze, droge rapporten. Alleen zo kunnen ze trends herkennen, tegenstrijdigheden ontdekken en gedragspatronen identificeren. En dan hebben we het niet over iets dat enkele minuten kost, maar eerder weken. Tegen de tijd dat ze de benodigde data en inzichten eindelijk hebben, zijn die alweer verouderd. Want de markt en de business ontwikkelen zich razendsnel.

Het probleem zit vaak in de gebrekkige financiële inzichten die ze krijgen op basis van de verouderde en niet goed geïntegreerde systemen die op dit moment nog door veel financiële afdelingen worden gebruikt. Dergelijke systemen zijn vaak 'op elkaar gestapeld' en beschikken niet over de interfaces die nodig zijn om financiële informatie makkelijk onderling te koppelen. En juist dat is nodig om een compleet beeld van een actuele situatie te krijgen. Het komt erop neer dat het veel moeite kost om de nodige data ín de systemen te krijgen en dat het nog lastiger is om de juiste informatie er weer úit te krijgen.

Blok aan het been: legacy systemen en on-premises hardware

Een andere uitdaging is de IT-infrastructuur zelf. De vaak traditionele aard van die infrastructuur kent twee problemen: legacy systemen en on-premises hardware. De combinatie van deze twee – vergeleken met de cloud oplossingen van nu – is vaak moeilijk aan te passen of op te schalen wanneer dat nodig is. Daarnaast kosten het onderhoud en up-to-date houden van deze infrastructuur veel geld.

Maar wat als finance nu eens een stukje van Instagram zou kunnen gebruiken? Met behulp van mobiele apps is het nu mogelijk om in real-time onkosten en andere belangrijke gegevens te verzamelen. Up-to-date informatie over uitgaven en cashflow zijn dan altijd direct toegankelijk via een dashboard, in plaats van het eindeloos doorspitten en analyseren van rapporten. Dit betekent dat uitgaven in real-time bijgehouden kunnen worden in plaats van periodiek, met een social media-achtige, directe feedback.

Betere beslissingen dankzij beter inzicht

Als we dieper kijken, zouden we bijvoorbeeld in december een piek kunnen zien in de uitgaven voor zakendiners met cliënten, in drie verschillende restaurantketens. Dat biedt mogelijkheden om voor het volgende jaar met die ketens te onderhandelen over lagere tarieven. Daarnaast is het dankzij beter inzicht in de financiële stand van zaken een optie om budgetten te benutten van afdelingen die nog ruimte hebben. En is het ineens mogelijk om bijvoorbeeld meer mensen uit te nodigen en een beter programma bij een klantenevent op te zetten.

Cloud connectiviteit en platforms in combinatie met krachtige data analytics, betekenen dat dit soort data in real-time verzameld en geraadpleegd kunnen worden. Net zoals Instagrammers, kunnen finance teams op deze manier echt vinger aan de pols houden. Ze kunnen precies zien waar uitgaven worden gedaan, meer zicht krijgen op uitgaven die buiten het bedrijfsbeleid vallen, betere budgetten vaststellen en financieel beheer versterken met meer dynamiek.

Steeds vaker zijn finance teams de drijvende krachten achter groei en innovatie. Om deze ontwikkeling door te zetten, moeten die teams beschikken over technologieën die zorgen voor positieve veranderingen – met gemakkelijk te gebruiken tools die finance teams de controle en de inzichten bieden die ze nodig hebben.

Door: Patrick Klaver (foto), Managing Director bij SAP Concur Benelux