De moderne werkplek als cruciale basis

Organisaties zouden na moeten denken over hoe de moderne werkplek er voor hen uitziet, vindt COMPAREX. Het IT-bedrijf adviseert om klein te beginnen, maar ook om een stip op de horizon te plaatsen en daaraan vast te houden.

Martijn Hoogenbosch (Product Manager Future Workplace) en Chris van der Zwan (Microsoft Evangelist) houden zich bij COMPAREX nadrukkelijk met de moderne werkplek bezig. Zij stonden ook aan de wieg van het eerste COMPAREX Modern Workplace event, half juni. “Daar wilden we klanten en prospects op een vendor-onafhankelijke manier laten zien hoe wij naar de moderne werkplek kijken en waarom bedrijven daar volgens ons over na zouden moeten denken”, zegt Van der Zwan. “Dat werd erg gewaardeerd, vooral omdat we met veel concrete voorbeelden kwamen. Dat missen bedrijven vaak.”

Drie pilaren
Tijdens het interview gebruiken Hoogenbosch en Van der Zwan ook regelmatig herkenbare voorbeelden. Die verduidelijken de visie dat bedrijven die een succesvolle route richting de moderne werkplek willen bewandelen, over drie pilaren na moeten denken: mens, proces en techniek. 

Hoogenbosch geeft zo’n voorbeeld. “Een klant gebruikt Microsoft Teams intern. De IT-organisatie wil niet dat het ook naar buiten toe wordt gebruikt en heeft ‘extern delen’ dichtgezet. Dus wordt een groot deel van de voordelen van Teams niet benut en gaan mensen Dropbox of WeTransfer gebruiken. De techniek is er dus, maar een deel van de mensen binnen de organisatie is er nog niet klaar voor.”

Hoogenbosch geeft nog een voorbeeld. “Een bedrijf is overgestapt op een digitaal declaratiesysteem. In plaats van bonnetjes inleveren, zou alles met een app makkelijker moeten worden. Maar het inlogsysteem is een drama en de financiële afdeling wil nog steeds het fysieke bonnetje zien, naast de digitaal ingeleverde formulieren. De medewerkers moeten daardoor uiteindelijk meer handelingen verrichten. Omdat het proces niet onder controle is, werkt het niet. Want het gaat altijd om de combinatie. Het proces moet de techniek ondersteunen, de techniek staat beschikbaar aan de medewerker en de medewerker moet die techniek weer omarmen.”

COMPAREX kijkt als IT-bedrijf daarom verder dan alleen naar de technische kant. Het heeft ook medewerkers in dienst die bijvoorbeeld alles weten over adoptie en hoe verandering aan de menselijke kant tot stand komt.

Een basis
Dat bedrijven in ieder geval goed na zouden moeten denken over de moderne werkplek staat voor de twee mannen buiten kijf. “Er is ooit een werkplek gekomen om mensen effectiever met digitale middelen te laten werken. Dat blijft de essentie van een werkplek”, begint Van der Zwan. “Nu er veel nieuwe digitale innovaties aankomen of al zijn, moet je na gaan denken over de moderne werkplek om als organisatie nog relevant te blijven.”

Hoogenbosch: “De moderne werkplek is eigenlijk een soort basis die je neerzet om op voort te borduren.” Van der Zwan: “Denk aan iets populairs als Power BI. Als je als organisatie je moderne werkplek niet hebt staan, dan gaat er veel tijd overheen voordat je zoiets door kunt voeren. Met een goede moderne werkplek kun je wél snel schakelen op de behoefte van de business.” Die basis is volgens COMPAREX een centraal platform. Hoogenbosch: “De data kan op elke locatie, in een private of een public cloud staan, zolang je maar een platform hebt dat als vertrekpunt dient.”  

Verschuiving
COMPAREX kijkt bij projecten goed naar de bestaande omgeving. Hoogenbosch: “De uitdaging van legacy is vaak dat het slecht praat met nieuwe applicaties. Bij de moderne werkplek is die affiniteit er niet of veel minder. We proberen de logge bestaande systemen dus te ontkoppelen.”

Er is sprake van een belangrijke verschuiving, weet Van der Zwan. “Waar bedrijven vroeger vaak bewust voor maatwerk kozen, gaat het nu meestal om out-of-the-box oplossingen.” Hoogenbosch: “Maatwerk kwam vroeger vaak tot stand via een programmeur die maandenlang codes klopte. Als die persoon wegging, was er probleem. Daarna kwam er een tijd van best-of-breed-omgevingen. Bedrijven kochten grote suites van verschillende leveranciers, die ze maar deels gebruikten. Heel inefficiënt, natuurlijk. Nu zijn er as-a-service-diensten waarmee je relatief eenvoudig een soort van maatwerk creëert, omdat je ze af kunt stemmen op de processen van jouw organisatie. Daarmee kun je snel schakelen.”

Van der Zwan raadt aan om die oplossingen door een extern bedrijf te laten beheren. “Het volledig outsourcen raden we af. Steeds meer bedrijven doen dat, met het argument dat ze geen IT-bedrijf zijn. Maar ieder bedrijf wordt een IT-bedrijf. Omdat kennis echter moeilijk te verkrijgen is, is het wel verstandig om de basis te laten beheren door specialisten. Daarmee maak je mensen binnen je organisatie vrij om met innovatie aan de slag te gaan. Want daarmee ga je het verschil maken.”

Security is een cruciaal component in de moderne werkplek. Van der Zwan: “Een overstap naar de moderne werkplek vraagt om een andere benadering van security. Vroeger bouwde je een slotgracht om je data, maar nu je data op meerdere plekken staat kan dat niet en moet je de data gaan beveiligen. Daar komt bij dat je door de AVG ook wordt gedwongen om anders na te denken over security. Je moet de beste technologie omarmen om compliant te zijn.” Hoogenbosch: “Er is dataclassificatie nodig. Daar zijn bedrijven al lang mee bezig, maar het is heel complex.”

Begin klein
Dat het complex is geldt eigenlijk voor de hele overstap naar de moderne werkplek. Daar is COMPAREX zich goed van doordrongen. Daarom is de gouden regel van het bedrijf: begin klein. Van der Zwan: “Begin bijvoorbeeld gewoon met het classificeren van je belangrijkste data, van je kroonjuwelen. ‘Klein beginnen’ gaat ook op voor de component mensen. Ga eerst op zoek naar de mensen die verandering aan kunnen, naar de enablers.”

Verder willen ze klanten meegeven om goed na te denken over het plaatsen van de stip op de horizon. COMPAREX helpt daarbij. Hoogenbosch: “Belangrijk is om die stip heel concreet te maken en er vervolgens goed aan vast te houden.” Van der Zwan: “Vaak geven organisaties aan dat die stip steeds verschuift en dat ze terugvallen in de waan van de dag. Alle keuzes onderweg moeten leiden naar dat doel. Anders kom je er nooit.”

Alle marktsegmenten veranderen, concludeert Van der Zwan. “Philips komt met lighting as a service en verandert daarmee zijn verdienmodel. ING maakt Apple Pay beschikbaar. Als andere banken niet meegaan missen ze de boot. En zo zijn er ontelbare voorbeelden. Alles verandert. Daar moet je op voorbereid zijn.”