Transformatie? Houd het praktisch

Vaak is het verleidelijk om veranderingen te motiveren met algemene en weinig zeggende gemeenplaatsen, die aansluiten bij hypes en populaire buzzwords. Dat is een veilige weg, maar zorgt er uiteindelijk niet voor dat mensen gemotiveerd raken en de business verder komt. Analist Mary Mesaglio gaat met executives een stap verder en daagt ze uit de verandering begrijpelijk, concreet en praktisch te maken. Executive People sprak met haar over de succesfactoren van verandering.

Mary Mesaglio is Distinguished VP Analyst bij de Digital Futures group van het Gartner CIO research team. Een belangrijke verantwoordelijkheid daarin is het helpen van bedrijven bij transformeren, innoveren en veranderen. Haar meest recente rapport daarover heet The Three Magic Ingredients of Transformation. Ze legt uit: “Die ingrediënten heb ik niet ‘magical’ genoemd omdat ze nieuw of onbekend zijn, maar omdat niet veel mensen ze goed doen, en soms doen ze het helemaal niet.”

Dit tekent haar visie, die gebaseerd is op het behalen van praktische resultaten, niet op het schetsen van onhaalbare vergezichten. “Wanneer mensen de drie ingrediënten op de juiste manier gebruiken kun je veranderingen in je organisatie versnellen. En dat is wat CEO’s willen. Ik heb nog nooit een CEO gesproken die tegen me zei dat de veranderingen te snel gaan, we moeten langzamer gaan. Er is altijd druk van allerlei kanten om de veranderingen zo snel mogelijk uit te voeren. Dus alles wat voor versnelling zorgt èn voorkomt dat mensen moe worden van de veranderingen is welkom.”

Einddoel

De eerste factor die bijdraagt aan goed verloop van de transformatie is een helder en vaststaand einddoel. “Als je gaat veranderen is het essentieel dat iedereen in de organisatie weet wat je gaat veranderen en waarom. Wat ze daarvoor moeten doen valt in de categorie ‘zowel makkelijk als moeilijk’. Ze moeten in staat zijn een paar belangrijke vragen te beantwoorden.”

“De eerste vraag is ‘Kun je uitleggen wat je wilt veranderen en waarom, binnen twee minuten, zonder zakelijke clichéwoorden die niets betekenen. Want als je het niet goed uit kunt leggen begrijpen de medewerkers in de organisatie er helemaal niets van, en zijn ze meer geneigd zich met de meer begrijpelijke dagelijkse gang van zaken bezig te blijven houden. Het moet voor iedereen helder èn motiverend zijn, niet alleen de mensen die betaald worden voor de transformatie.”

“Want ook de mensen op de werkvloer, die eigenlijk andere dingen te doen hebben, moeten gemotiveerd zijn om hiermee om te gaan, want zij moeten er extra moeite voor doen. En tenslotte, zouden je collega’s hetzelfde zeggen als zij de verandering moesten uitleggen. Dus zegt de CFO hetzelfde als de CIO, ook al gebruiken ze beiden misschien een ander referentiekader?”
?
Principes

De tweede factor is het formuleren van duidelijke principes. “Dat lijkt op het eerste gezicht vrij algemeen, maar ik bedoel er heel specifieke principes mee die richting geven bij het maken van belangrijke keuzes. Het moeten principes zijn die specifiek zijn voor je branche, geen generieke kreten. Waar het concreet om gaat is dat je altijd tegen keuzes aanloopt tussen twee wensen die niet met elkaar overeenkomen. Je kunt bijvoorbeeld zowel agile als veilig willen zijn, maar daar zit soms spanning tussen.”

“En dan moet je weten wat prioriteit heeft, en wat je bereid bent op te geven. Dat is wat mensen op de werkvloer nodig hebben. Het is makkelijk om te zeggen dat je alles tegelijk wilt, maar dat is onrealistisch en niet haalbaar. Je zou bijvoorbeeld kunnen vaststellen dat je zowel flexibel als veilig wilt zijn, maar dat als het erop aankomt security voorrang heeft. Als je dergelijke principes niet vaststelt heb je steeds dezelfde discussies en kom je niet verder.”

Voor het duidelijk vaststellen van dergelijke principes is volgens haar moed nodig. “Want het vaststellen en volgen van principes betekent dat je een standpunt inneemt. Met specifieke principes, dus niet een algemene stelling als ‘we willen uitstekende service bieden aan onze klanten’. Natuurlijk wil je dat, wie wil dat nu niet? Als je specifieke principes vaststelt zorgt dat uiteindelijk voor versnelling in de verandering, omdat je niet steeds onnodige discussies hoeft te voeren.”

Marathon

Maar zelfs als je deze twee ingrediënten op orde hebt is dat geen garantie dat de verandering ook daadwerkelijk optreedt: “Je kunt dit allemaal mooi neerzetten in een PowerPointpresentatie, met een doel dat ooit eens gehaald moet worden. Dan is het te vergelijken met het voornemen ‘ooit ga ik de marathon lopen’. Waar het om gaat is dat je concrete stappen neemt om het te realiseren. En dat is waar culture hacking om de hoek komt kijken.”

“Zorg dat verandering niet een vergezicht is, maar neem het op in de dagelijkse werkzaamheden van de mensen, maak het onderdeel van de cultuur. En dan niet door het hele bedrijf in een keer te veranderen, maar kijk naar de afzonderlijke onderdelen, onderken waar je het beste kunt veranderen en begin daar. Het is zoals de naam al zegt vergelijkbaar met hacken, want als zij een systeem hacken zoeken ze naar een punt waar ze binnen kunnen komen. Dáár begint het.”

Complex
Ze erkent dat veel van deze tips logisch zijn, maar in praktijk hebben veel organisaties en executives hier toch hulp bij nodig. “Soms zijn mensen verblind door alle prachtige mogelijkheden van technologie. Het kan daarom soms moeilijk zijn om nadenken over het inrichten van de toekomst te verbinden met de dagelijkse realiteit.”

Daarnaast speelt mee dat de initiatieven om tot verandering te komen inherent gecompliceerd zijn. “Het is maar al te gemakkelijk om verstrikt te raken in de complexe details van één aspect van die verandering. Dan zie je door de bomen het bos niet meer en vergeet je waarom je iets doet. En als je alleen iets doe,t omdat het je wordt opgedragen krijg je een ‘zombie-project’.”

Hiermee is ze weer terug bij de drie ‘magische ingrediënten’, die gemeen hebben dat een helder doel helder wordt geformuleerd, zodat iedereen erbij betrokken is en de verandering ook daadwerkelijk, binnen afzienbare tijd, wordt gerealiseerd. 

Executive-People en Dutch IT-channel zijn mediapartner van Gartner IT Symposium Xpo. 

Schrijf je hier in met korting voor Gartner IT Symposium Xpo.