NS vervangt ERP systemen door SAP S/4HANA

NS vervangt zijn huidige SAP ERP-systemen door SAP S/4HANA. Het reizigersbedrijf legt hiermee de basis voor een grotere operationele efficiëntie en wendbaarheid. Daarnaast zijn de rapportages eenduidig en gepersonaliseerd. Relevante managementinformatie is bovendien sneller beschikbaar zo melden SAP en de NS.

NS kende voorheen een decentrale organisatiestructuur met zelfstandige bedrijfsonderdelen. Die bedrijfsonderdelen hadden ook allemaal eigen ERP-systemen met verschillende definities voor objecten. "Dat maakte het lastig om voor een totaaloverzicht data bij elkaar te brengen en er waardevolle informatie uit te halen", zegt Hugo Mans, financieel directeur bij NS.

"Het gaat bij de NS vooral om de reis van de reiziger. Die moet je in één keer goed kunnen plannen", vervolgt Mans. "Daar komen heel veel data bij kijken, bijvoorbeeld afkomstig van het onderhoudsbedrijf. Voor een goede planning moet je weten wanneer je treinen na onderhoud weer in de planning kunt opnemen, en waar die treinen dan staan. Sturen op alles wat voor de reis van de klant belangrijk is, betekent ook dat je de financiële informatie op deze manier moet kunnen ordenen. Door te migreren naar SAP S/4HANA brengen we alle daarvoor noodzakelijke data samen op één platform. One version of the truth."

Managementdashboard

NS voert de migratie naar SAP S/4HANA in stappen uit, te beginnen met de financiële systemen. Na de overstap op het nieuwe platform beschikt de afdeling finance van NS over een tool voor betere en gepersonaliseerde rapportages. Relevante managementinformatie is hiermee sneller te presenteren.

"Als een manager informatie wil hebben over de omzetontwikkeling bij de vijf grootste klanten, moet de controller dit gaan uitzoeken", legt Mans uit. "En de systemen wederom raadplegen als de manager een verklaring wil hebben voor een opvallende ontwikkeling. SAP S/4HANA biedt een dashboard met de kerninformatie waar managers behoefte aan hebben met de mogelijkheid om te 'downdrillen' naar de relevante details."

Basis voor BI

Na de afronding van de eerste fase van het programma waarin de financiële functie migreert naar S/4HANA staan de migraties van de inkoopsystemen en de operationele systemen en omgevingen op de planning. "Om alles in één standaard SAP-systeem onder te kunnen brengen, moeten we wel onze processen harmoniseren en standaardiseren", stelt Mans.

"Ten slotte moeten we ook onze datastructuur en -management optimaliseren, zodat er een eenduidige definitie ontstaat van de objecten die we binnen de NS hanteren", besluit de financieel directeur. "Dat maakt het eenvoudiger om business intelligence te halen uit de data waarover we dan op één platform beschikken. Als je allemaal kijkt naar een en dezelfde waarheid, kun je direct downdrillen. En bijvoorbeeld sneller de oorzaak achterhalen van een fluctuatie in de punctualiteit."