Gartner: Drie acties waarmee CIOs zich kunnen voorbereiden op coronavirus verstoringen

Om hun organisaties te wapenen tegen de impact van het COVID-19 virus, ook vaak coronavirus genoemd, moeten CIO's op korte termijn drie acties ondernemen. Deze acties zijn nodig om hun organisaties weerbaar te maken tegen verstoringen die het virus met zich meebrengt.

Dit adviseert Gartner. "Een dynamische situaties zoals COVID-19 heeft de potentie net zo verstorend of meer verstorend te zijn voor de bedrijfscontinuïteit dan een cyberinbraak of natuurramp", licht Sandy Shen, senior research director bij Gartner, toe. "Indien traditionele kanalen en activiteiten geraakt worden door de uitbraak, wordt de waarde van digitale kanalen, producten en activiteiten direct duidelijk. Dit is een wake-up call voor organisaties die hun focus op dagelijkse operationele behoefte ten kosten laten gaan van investeringen in digitale business en weerbaarheid op de lange termijn."

Gartner adviseert CIO's op de korte termijn een drietal acties te ondernemen om zowel klanten als werknemers te blijven ondersteunen en de continuïteit van de bedrijfsvoering te bewaken.

Omarmen digitale samenwerkingstools

Quarantainemaatregelen en reisbeperkingen opgelegd door organisaties, steden en landen leiden tot onzekerheden en verstoringen nu de bedrijfsvoering van organisaties onderbroken of beperkt is. In organisaties die niet gewend zijn op afstand te werken, moeten CIO's op de korte termijn oplossingen zoeken die dit mogelijk maken. Denk hierbij aan instant messaging voor algemene communicatie, oplossingen op bestanden te delen en online te vergaderen en de mogelijkheid op afstand toegang te krijgen tot bedrijfssystemen zoals het ERP- en CRM-systeem. Tegelijkertijd dient de toegang tot applicaties en data adequaat te zijn afgeschermd.

Ook staan organisaties voor de uitdaging in te spelen op een tekort aan personeel om de dagelijkse bedrijfsvoering te waarborgen. CIO's kunnen samenwerken met business leiders om met behulp van workforce planning risico's en personeelstekorten te onderzoeken en missiekritieke aspecten van de organisaties te identificeren. CIO's kunnen technologieën als kunstmatige intelligentie (AI) onderzoeken om processen te automatiseren.

Betrek klanten en partners via digitale kanalen

Veel bedrijven zijn al via digitale platformen zoals websites, apps, online marktplaatsen en social media in contact met klanten. Offline ontmoeten spelen echter ook bij deze organisaties doorgaans nog een grote rol. Samenwerkingsoplossingen, video conferencing en livestreaming oplossingen kunnen helpen klanten betrokken te houden en sales kansen te creëren. Organisaties zouden klanten ook toegang moeten geven tot zelfservicemogelijkheden via onder meer online, mobiele, sociale en interactieve kanalen.

"De waarde van digitale kanalen wordt duidelijk naarmate de vraag vanuit de markt afneemt en mensen meer vertrouwen op online platformen voor dagelijkse leveringen. Organisaties kunnen digitale kanalen zoals online marktplaatsen en sociale platformen inzetten om een deel van hun verlies te compenseren", zegt Shen. "Zij kunnen officiële pagina's en accounts opzetten en commerciële mogelijkheden integreren om online verkoop mogelijk te maken. Zij zouden ook snel producten moeten omarmen die hen in staat stellen via digitale kanalen te verkopen."

Zorg voor een single source of truth

Verwarrende data afkomstig uit ongeverifieerde bronnen - of simpelweg een gebrek aan data - kan tot slecht onderbouwde beslissingen leiden, spanning bij werknemers verhogen en organisaties onvoorbereid maken om hun dagelijkse bedrijfsvoering op termijn weer op te pakken. Organisaties kunnen dit aanpakken door data in te zetten om het besluitvormingsproces te ondersteuning en communicatie efficiënter te maken.

"Organisaties kunnen gecureerde content aanbieden, afkomstig uit interne en externe bronnen, om actiegerichte sturing te geven aan werknemers. Deze bronnen zijn onder meer lokale overheden, zorgorganisaties en internationale organisaties, zoals de Wereldgezondheidsorganisatie. HR en communicatieleiders moeten betrokken zijn bij het selecteren van content en interpreteren van bedrijfsbeleid", aldus Shen. "Organisaties zouden een website, app of hotline moeten opzetten om deze informatie op regelmatige basis te delen. Werknemers kunnen deze platformen ook gebruik om het bedrijf op de hoogte te houden van hun gezondheid en ondersteunende zorg aanvragen."