Wilmink vervangt fundament onder ERP-systeem

‘Het invoeren van een order gaat nu veel sneller’

Het systeem voor Enterprise Resource Planning (ERP) is het kloppende hart van veel organisaties. Zo ook van Wilmink, een groothandel in motordelen voor benzine-, diesel- en gasmotoren. “Hier gebeurt eigenlijk alles”, zegt datamanager Wouter van Dijk. Samen met partner Switch IT Solutions legde Wilmink een solide basis neer voor een snelle orderverwerking.

Wilmink heeft een rijke geschiedenis. Die gaat zelfs terug tot 1896. In dat jaar werd aan het Groningse Winschoterdiep scheepswerf Wilmink opgericht. Deze werf ging vlak voor de Tweede Wereldoorlog op in de NNS, de Noord Nederlandse Scheepswerven.

De bedrijfsnaam bleef echter bestaan. In 1933 – enkele jaren voor de overname van de werf – startte Wilmink al met de verkoop van motordelen. Die activiteit groeide uit tot een groep technische handelsbedrijven die samen meer dan 100.000 motordelen voor alle mogelijke benzine-, diesel- en gasmotoren op voorraad hebben. “En dan niet alleen motordelen voor schepen, maar bijvoorbeeld ook voor treinen, vrachtwagens, auto’s en tractoren, vertelt Van Dijk.

ERP cruciaal

Het portfolio van de Wilmink Group bestaande uit Wilmink B.V., Dumoto B.V., Masterturbo B.V. en Wilmink Engine Parts Bvba. omvat in totaal 750.000 verschillende artikelen. Dat loopt van zuigers en cilinders tot brandstofpompen, oliefilters en koppakkingen en turbo’s. Een onderdeel dat voor 18 uur wordt besteld, is de volgende dag voor 7 uur ’s ochtends bij de klant. “Ons ERP-systeem speelt een belangrijke rol in dit proces”, benadrukt Van Dijk.

“Ons voortbestaan is hiervan afhankelijk,” vervolgt de datamanager. “Als ons ERP-systeem of de internetverbinding niet beschikbaar is, kunnen we geen webshoporders verwerken, telefonische orders invoeren, orders picken in het magazijn of de voorraden in ons magazijn bijhouden. En zonder magazijnbewerkingen kunnen wij niets verkopen.”

Limieten in zicht

Van Dijk is naar eigen zeggen dan ook verantwoordelijk voor het correct functioneren van het ERP-systeem dat is gebaseerd op Microsoft Dynamics AX. En dan niet alleen voor de integriteit van de data, maar ook voor de technische infrastructuur waarop Dynamics draait. Die bestaat onder andere uit drie servers en een opslagsysteem. Medewerkers hebben via Remote Desktop Services (RDS) van Microsoft toegang tot Dynamics.

Die infrastructuur werd in 2019 compleet vernieuwd. “Met de servers en storage die in 2015 geplaatst zijn door Switch liepen we tegen limieten aan”, aldus Van Dijk. “Onze storage liep vol. Van de 20 terabyte was er nog maar 1 beschikbaar. De servers beschikten over onvoldoende werkgeheugen. Als een server uitviel, was er geen capaciteit om dat op te vangen. Ook de RDS-omgeving beschikte over onvoldoende capaciteit, met onder andere snelheidsproblemen tot gevolg. Na het invoeren van een artikelnummer duurde het soms wel tien seconde voordat de volgende stap in het proces kon worden gezet.”

Migratieplan

Aan partner Switch IT Solutions het verzoek om een ‘migratieplan’ voor te leggen, en in samenspraak met distributeur Tech Data te zorgen voor de levering, installatie en configuratie van de nieuwe apparatuur. Van Dijk: “We wilden meer opslagcapaciteit en een snellere storage hebben, en stappen zetten als het gaat om stabiliteit en betrouwbaarheid.”

Het migratieplan voorzag onder andere in een upgrade van de core- en access-switches van 1 naar 10 Gbps. “Daarmee heeft de beschikbare bandbreedte een enorme boost gekregen.” De oude servers werden vervangen door drie nieuwe HPE ProLiant DL360 Gen10-servers met elk 320 GB werkgeheugen.

Ook op het gebied van storage werden grote stappen gezet. “We hadden eerst een systeem met draaiende harde schijven. Met de nieuwe NetApp E2824 beschikken we over een Hybrid Storage System met alleen maar snelle Solid State Drives (SSD).” SSD’s bieden snellere zoek- en toegangstijden en zijn door het ontbreken van bewegende onderdelen minder storingsgevoelig. “Het NetApp-systeem biedt ons bovendien de ruimte om door te groeien.”

Ruimte een uitdaging

Tijdens de migratie van de oude naar de nieuwe omgeving liepen Wilmink en Switch IT Solutions nog wel tegen enkele uitdagingen aan. “Met name het gebrek aan ruimte heeft aan onze kant voor een vrij intensief traject gezorgd”, zo herinnert Van Dijk zich. “We moesten in een kleine ruimte een nieuwe serverkast plaatsen terwijl de oude servers gewoon bleven doordraaien.” Wat volgde was een traject met veel creativiteit en schuiven, passen en meten.

Overcapaciteit

Terugblikkend zijn de inspanningen het wel waard geweest. Van Dijk: “Het invoeren van een order gaat nu veel sneller. Het aantal query’s die langer dan twee seconden duren, is aanzienlijk afgenomen. En we hebben met in totaal 24 SSD’s van 800 gigabyte veel meer opslagcapaciteit tot onze beschikking.”

Vlak na de migratie had Wilmink nog wel enkele keren te maken met een falende server, vermoedelijk veroorzaakt door de virtualisatiesoftware die erop draait. Dit euvel is inmiddels verholpen. “Maar door de overcapaciteit was het uitvallen van een server geen probleem”, zegt Van Dijk. “Switch IT Solutions beheert en monitort bovendien onze omgeving. Als er een storing is, krijg ik binnen vijf minuten een telefoontje of mailtje. Nog voordat ik de storing zelf heb opgemerkt.”