Overstap naar de moderne werkplek moet volgens Eshgro slimmer kunnen

Cloud Service Provider Eshgro begeleidt klanten richting de moderne werkplek. Een uitdaging, want het vraagt bij die klanten om een andere manier van denken. Directeur Anton Loeffen vertelt hoe hij die moderne werkplek voor zich ziet en ook hoe die visie leidde tot de introductie van Smarter 365.

Loeffen heeft een duidelijke visie op technologie, de toekomst ervan en daarmee ook op cloud. “Cloud is natuurlijk een containerbegrip”, trapt hij het gesprek af. “Je kunt het vanuit heel veel hoeken bekijken. Ik vind onder andere de moderne werkplek interessant. Cloud is daarvoor een noodzakelijk ingrediënt.”

Veiligheid
Het wordt steeds eenvoudiger en veiliger om op meerdere apparaten te werken. “Met traditionele applicaties kon dat ook al, middels een remote desktop. Maar door SaaS-applicaties en alle ontwikkelingen van Microsoft zitten we nu in een ander tijdperk. Microsoft bundelt steeds meer onderdelen aan het applicatielandschap. Office 365 wordt Microsoft 365. De applicaties zijn gecombineerd met het besturingssysteem en met brede security. Dat is hun fundament voor de moderne werkplek.”

Werkgevers hebben een grote verantwoordelijkheid als het om veiligheid gaat, geeft Loeffen aan. “Hun klanten vertrouwen erop dat alles veilig en compliant is ingericht en dat er nauwkeurig met hun gegevens wordt omgegaan. Ook de wetgever stelt steeds zwaardere eisen. Bedrijven zoals Microsoft geven je een mooie toolbox, maar je moet het zelf goed inrichten en vooral ook actueel blijven.” Langzaam verdwijnen de zorgen bij bedrijven. “Het was een enge gedachte dat een medewerker met een privé-device, waar je als werkgever geen controle op had, bij zakelijke informatie kon. Nu is er meer controle mogelijk.”

Loeffen ziet het aantal applicaties dat bedrijven gebruiken in rap tempo stijgen. “Natuurlijk niet alleen Microsoft-applicaties, maar bijvoorbeeld ook Salesforce en Exact Online.” Niet alleen veiligheid is een uitdaging met die sterke groei van het aantal applicaties. Dat geldt ook voor geïntegreerd beheer. “Je wilt bijvoorbeeld het liefst dat werknemers zich in een keer aan kunnen melden op alle applicaties en dat je ook de toegang tot al die applicaties simpel kunt stopzetten als iemand bij een bedrijf vertrekt. Dat geldt ook voor het toevoegen van nieuwe mensen en het bijhouden van de verschillende rechten voor iedereen.”

Adoptie
Al die thema’s blijven als uitdagingen rond de moderne werkplek hangen, betoogt Loeffen. Net zoals grip krijgen op de kosten. “Maar de grootste uitdaging blijft de adoptie van alle nieuwe mogelijkheden. Vroeger had je eens in de paar jaar een grote update van Office en dan kozen bedrijven ervoor om het wel of niet te doen. Nu is er elke twee weken wel een nieuwe release. En dat bij elk onderdeel van Office. Ook de traditionele structuur van rechten en mappen verdwijnt. Het gaat nu veel meer over samenwerken en dat gebeurt bijvoorbeeld met Microsoft Teams. Niet alleen binnen een bedrijf, maar ook met klanten. Die veranderende werkwijze vraagt om gewenning.”

Al die veranderingen gaan alleen maar sneller. “Windows was de afgelopen tien jaar een stabiele factor bij bedrijven, maar nu verandert het continu. En die manier van samenwerken gaat de komende jaren ook nog wel een aantal keer over de kop. Bedrijven hebben niet alleen met de technologie te maken, maar ook met het meenemen van medewerkers in die verandering. Het is een beetje afhankelijk van het type bedrijf, maar in meer of mindere mate is die omschakeling lastig.” Nu wordt dat vaak opgelost met gespecialiseerde consultants. Maar dat is geen model dat houdbaar is op de lange termijn, vindt Loeffen. “Dat moet slimmer kunnen. Het aantal consultants is natuurlijk beperkt en niet iedereen heeft er geld voor. Dus zit de oplossing in slimme technologie.”

Smarter 365
Al die uitdagingen samen hebben bij Eshgro geleid tot de introductie van Smarter 365. Dat ging afgelopen januari live en de eerste klanten zijn inmiddels gemigreerd. Smarter 365 is een platform waarmee Eshgro nastreeft dat klanten meetbaar sneller, eenvoudiger en veiliger kunnen werken en samenwerken. Gebruikers krijgen inzicht in de kosten en trends per gebruiker, per team en per applicatie en krijgen hulpmiddelen voor het beheren van hun IT-omgeving. Het doel is onder andere dat de gebruikers makkelijk een digitale werkplek kunnen uitrollen en gebruiken op diverse devices, volgens alle compliancy-richtlijnen.

Het DevOps-team van Eshgro dat Smarter 365 ontwikkelde kreeg een duidelijke taak mee: het moet zo eenvoudig zijn als Netflix. Loeffen: “Zowel bij het aanmelden als in het gebruik. Het moet daarnaast veilig zijn en uiteraard gewoon werken. We geven ook, een beetje als Netflix, suggesties voor applicaties die interessant zouden kunnen zijn.”

Smarter 365 maakt gebruik van kunstmatige intelligentie. “Microsoft is al in staat om je inzicht te geven in hoe je je online gedraagt. Wij voegen daar aan toe dat we klanten helpen om te vinden wat ze nog niet wisten. Dat kan op twee manieren. Er komt een chatbox waar ze vragen kunnen stellen, bijvoorbeeld over hoe iets werkt in Teams. Dat koppelen we aan een e-learningtraject dat erachter zit. Dus na een bepaalde vraag kun je het bijbehorende lesmateriaal aangereikt krijgen. Daarbij werken we met gamification, om het uitdagend te houden en om teamleiders inzicht te geven. Zo hopen we te helpen bij de adoptie van de moderne werkplek.”

Voortrekker
“Microsoft is het fundament, maar we ondersteunen alle applicaties”, geeft Loeffen aan. “We stellen het ook open voor specifieke interne tools of voor bijvoorbeeld security training. De reden dat we het vooral op Microsoft baseren is simpel. We zijn vooral actief in het MKB-landschap. Negentig procent van de applicaties die MKB-bedrijven gebruiken zijn gebaseerd op Microsoft-platformen. En Microsoft is ook een voortrekker in de adoptie van de moderne werkplek. Als je echt kijkt naar de gebruiker, dan kun je niet om Microsoft heen.”

Wie benieuwd is wat een slimme, moderne werkplek voor zijn of haar organisatie kan betekenen, kan een live demo aanvragen via www.eshgro.nl/smarter-workplace