Pak techno-afleiding en ‘multitasking’ op de (thuis)werkplek aan!

Het is een zware tijd voor ons allemaal. Een groot deel van de Nederlandse beroepsbevolking werkt thuis, dankzij de talloze tools die we intussen tot onze beschikking hebben. Maar al die handige tools hebben ook een nadeel: ze vragen allemaal voortdurend om onze aandacht. De ene na de andere melding verschijnt op het scherm of roept via een geluidssignaal om attentie. En dat maakt het werken er niet makkelijker op.

We hadden nog nooit eerder toegang tot zo veel informatie en communicatiekanalen. Allemaal dankzij technologie. En dat hebben we hard nodig, nu een groot deel van de beroepsbevolking thuis werkt. Maar die overvloed aan informatie en communicatietools leidt ons ook af van wat we eigenlijk willen doen. Onze aandacht is waardevoller dan ooit, vooral voor de partijen die met elkaar concurreren om die aandacht. Aandacht is als het ware een vorm van valuta geworden. Dat is zeker in de consumentenwereld het geval voor bijvoorbeeld sociale netwerken of games. Het doel van die consumententoepassingen en apps is om zo veel mogelijk onze aandacht trekken en vast te houden, want dat levert geld op. Daarvoor moeten er voortdurend slimme nieuwe trucs en manieren komen, want we raken snel gewend aan nieuwe ervaringen en dan is de aandacht weg. Er wordt daarom van alles bedacht om constant onze aandacht te vragen en een gevoel van urgentie te creëren, zoals allerlei meldingen en verzoeken om snel ergens op te reageren.

Het probleem is dat dit soort constante feedbackmechanismen en -technieken vaak op grote schaal wordt toegepast, zonder dat is gekeken wat op de lange termijn de effecten kunnen zijn. Ze hebben geleidelijk ons gedrag veranderd en we zijn in zekere zin afhankelijk geworden van die constante stroom nieuwe ervaringen en informatie.

Versnipperde aandacht = minder productiviteit

Dit gebeurt niet alleen in ons privéleven, maar ook op onze (thuis)werkplek. Daar zien we steeds vaker technologieën terug die ooit zijn ontwikkeld voor de consumentenmarkt. Het gevolg is dat we ook daar te maken krijgen met dezelfde strijd om aandacht, wat ons afleidt van wat we eigenlijk willen doen. Denk aan Slack, Microsoft Teams en de andere collaborationtools die we nu met z’n allen gebruiken. Reuze handig om voortdurend in real time contact te houden met collega’s, klanten en partners. Maar daarmee gebeurt hetzelfde als bij bijvoorbeeld Facebook of Instagram in de consumentenwereld: die tools vragen constant om aandacht en geven je het idee dat je voortdurend in die systemen actief moet zijn. Want de informatiestroom gaat zo snel, dat je anders misschien wel iets mist, of dat ‘iets’ nu belangrijk is voor waar je op dat moment mee bezig bent of niet. Zo raakt onze aandacht steeds meer versnipperd, wat ten koste gaat van taken die juist meer focus of concentratie vragen. En daar lijdt onze productiviteit onder.

Het ironische is dat die collaborationtools er eigenlijk voor moesten zorgen dat we minder tijd kwijt zouden zijn aan onnodige e-mails. Maar uit onderzoek blijkt dat we de afgelopen jaren nauwelijks minder tijd aan e-mails zijn gaan besteden. De tools lijken e-mail dus nauwelijks te vervangen, maar zorgen wel voor meer afleiding en minder focus.

De mythe van multitasking

Het effect van dit alles is dat we tientallen meldingen per dag krijgen, over allerlei zaken. Een aantal daarvan is zeker relevant, maar de meeste zijn niet echt zo belangrijk dat we die direct op dat moment moeten bekijken of er op moeten reageren. Wat er in ieder geval gebeurt, is dat al die meldingen ons eigenlijk constant afleiden, wat uiteindelijk leidt tot productiviteitsverlies. We hebben het vaak over ‘multitasking’: het uitvoeren van meerdere taken tegelijkertijd. Maar de mens is helemaal niet goed in staat om meer dan één taak tegelijkertijd te doen. Wat we eigenlijk doen, is dat we onze aandacht echt wisselen van taak. En elke keer dat we dat doen, hebben we tijd nodig om onze volle aandacht weer terug te brengen naar waar we eigenlijk mee bezig waren. Het gevolg is dat we langer doen over ons werk.

Een probleem voor bedrijven

Deze constante strijd om aandacht en het voortdurend wisselen van taken is nadelig voor onze productiviteit en dat is een probleem voor bedrijven. Het kost gewoon geld. Zo blijkt uit onderzoek door McKinsey dat hoogopgeleide werknemers 28% van hun dag besteden aan het lezen en beantwoorden van e-mail. Daar komt afleiding door bijvoorbeeld sociale media nog bij. En The Economist heeft berekend het gebruik van sociale media op de werkplek op jaarbasis $4.500 per werknemer kost. Dat zijn enorme bedragen. Er moet dan ook iets gebeuren.

Een eerste reactie zou misschien zijn: minder technologie gebruiken. Maar veel technologie is wel degelijk belangrijk – essentieel! – voor de meeste organisaties. Het gaat erom dat we die technologie meer de baas moeten worden. In plaats van ons leven te laten dicteren door de technologie en door die constante vraag om aandacht, moeten we kijken welke technologie wel aan ons werk bijdraagt en welke niet. En wat niet écht nodig is, gaat eruit. Verwijder allerlei onnodige apps, schakel onbelangrijke meldingen uit. Hier ligt ook een belangrijke rol voor het management, dat bewuste keuzes moet maken over welke tools wel en niet nodig zijn.

Zinvolle technologie

Tegelijkertijd kan technologie die taken op de werkplek vereenvoudigen en het probleem van die constante afleiding verlichten in plaats van vergroten. Door veel voorkomende en saaie taken zo veel mogelijk te automatiseren, ‘besparen’ we op de aandacht van werknemers. Denk bijvoorbeeld aan het automatiseren van onkostenregistraties en de bijbehorende rapportages. Slimme spend management oplossingen registreren uitgaven helemaal automatisch, checken deze met het bedrijfsbeleid en genereren de nodige rapportages. Daarmee nemen ze medewerkers een hoop werk uit handen. Werk dat weinig bijdraagt aan de bedrijfsresultaten en dat vaak ook vervelend en saai wordt gevonden. Met dit soort zinvolle technologie verlagen we de druk op medewerkers, zodat ze hun aandacht meer kunnen focussen op wat er echt toe doet. Want die aandacht is heel veel waard. Zeker nu.

Door: Pino Spadaro (foto), Head of SAP Concur Benelux