Drie stappen om virtueel vergaderen en samenwerken te verbeteren

24-04-2020 | door: Wouter Hoeffnagel
Deel dit artikel:

Drie stappen om virtueel vergaderen en samenwerken te verbeteren

De pandemie van het coronavirus leidt tot een snelle omarming van zakelijke digitale vergader- en samenwerkingsoplossingen. Gartner zet drie stappen uiteen waarmee IT-leiders hierbij de gebruikerservaringen en veiligheid kunnen verbeteren.

"De toename in virtuele vergaderingen sinds de COVID-19 pandemie van start is gegaan zet managers onder druk zeker te stellen dat werknemers over de juiste technologische mogelijkheden beschikken om consistent en kwalitatief goed contact te houden met collega's, klanten en partners terwijl zij thuiswerken", zegt Mike Fasciani, senior research director bij Gartner.

IT-managers kunnen met drie stappen de gebruikerservaring en veiligheid van virtuele vergaderingen en online samenwerkingstools verbeteren en beveiligen.

1. Zorg voor betrouwbare en consistente ervaringen bij virtuele vergaderingen

Veel managers van werknemers die thuiswerken zetten in op zakelijke vergader- en samenwerkingsoplossingen. Eenmaal uitgerold zijn voldoende bandbreedte en een betrouwbaar netwerk van kritiek belang om de productiviteit en een consistente gebruikerservaring te waarborgen. Groepsvideogesprekken van hoge kwaliteit vereisen een internetverbinding die download- en uploadsnelheden van tenminste 1,5 Mbps biedt, meldt Gartner.

Op de meeste plekken - zeker in Nederland - is voldoende bandbreedte beschikbaar voor videovergaderingen. Er zijn echter uitzonderingen, zoals buitengebieden. 4G-verbindingen via smartphones kunnen op deze locaties uitkomst bieden en het toch mogelijk maken aan videovergaderingen deel te nemen. "Veel videovergaderingen en samenwerkingsoplossingen zijn ontwikkeld met een 'mobile first'-insteek", zegt Fasciani. "Vaak werken deze applicaties op mobiel net zo goed als op een desktop of via de webclient."

2. Maak vergaderingen veilig

Zorgen over beveiliging zijn een belangrijk aandachtspunt voor managers die online vergaderingen faciliteren. "Eindgebruikerorganisaties kunnen bijdragen aan veiligere vergaderingen door bewust om te gaan met beheerinstellingen, instellingen van de host en gedrag van eindgebruikers", aldus Fasciani. "Eenvoudige stappen zoals het gebruik van een los hostwachtwoord, gebruik van willekeurige ID's voor vergaderingen en vereisen van registratie voor deelname voor deelname aan de call kunnen veel bijdragen aan het privé houden van online vergaderingen."

3. Transformeer de vergadercultuur om productiviteit te stimuleren

"Een overdaad aan vergaderingen - wat binnen veel organisaties een probleem is - kan worden vergroot in de huidige thuiswerkomgeving", waarschuwt Fasciani. Hij adviseert managers te peilen in welke mate hun team een overdaad aan vergaderingen ervaart. Aanpassingen gericht op onder meer het soort vergaderingen, de kwaliteit of formaliteit van besprekingen kunnen helpen de ervaring van werknemers te verbeteren.

Terug naar nieuws overzicht
Cloud