De digitale transformatie: waar begin je?

Bert Stam

29-05-2020

De digitale transformatie: waar begin je?

We leven in bijzondere tijden. Er is in de afgelopen weken en maanden veel veranderd voor retailers, online bedrijven en resellers. Met iedereen die vanuit huis werkt, zijn er nieuwe uitdagingen ontstaan: online afstemming binnen teams, contact onderhouden met collega’s en technische storingen. Door de versnelde toename van een remote personeelsbestand zijn goedwerkende technische oplossingen belangrijker dan ooit. COVID-19 liet dan ook vele organisaties in rap tempo een digitale transformatie in gang zetten om continuïteit te waarborgen en het bedrijfsmodel te heroverwegen. Grote kans dat zowel resellers als hun klanten al de eerste stappen heeft gezet of plannen heeft gemaakt op dit gebied. Digitaal transformeren dus. Maar hoe ziet dit proces eruit, en waar begin je?

Bedrijfsprocessen inzichtelijk maken

?Het is lastig, maar behoorlijk nuttig om huidige bedrijfsprocessen op een rij te zetten. Het in kaart brengen van bedrijfsprocessen brengt namelijk manieren van werken aan het licht die in het verleden logisch waren, maar inmiddels niet meer. Zo is er bijvoorbeeld een aantal jaar geleden bij de totstandkoming van een proces een bepaald risico geïdentificeerd, maar is deze niet meer relevant door een nieuwe situatie, andere software of een aanpassingen in systemen. De huidige, nieuwe tijden vragen om een frisse blik; het is tijd om te kijken naar zakelijke behoeftes die groei kunnen ondersteunen.

Accepteren dat organisaties kampen met traditionele bedrijfsprocessen is de fundering voor de digitale transformatie. De vraag die velen hebben is: wat heeft een bedrijfsproces te maken met de technologie die gebruikt wordt? Het antwoord daarop is relatief simpel: de manier waarop technologie gebruikt wordt en hoe het terugkomt in een organisatie, is bepalend voor de manier waarop mensen in de toekomst nieuwe technologie gaan omarmen en gebruiken. Klanten, maar – minstens zo belangrijk – medewerkers.

De digitale transformatie in 5 stappen

Geen enkele digitale transformatie is hetzelfde en zal er voor iedere reseller of klant anders uitzien. De een is immers verder in een digitalisering dan de ander. Waar organisaties zich ook bevinden, het doel is altijd hetzelfde: IT transformeren van inflexibel en reactief naar proactief, flexibel en afgestemd op de business. Ongeacht software, infrastructuur of hardware, bestaat digitale transformatie uit vijf stappen:

1. IT en business op een lijn

Na het in kaart brengen van bedrijfsprocessen is het belangrijk om doelstellingen van het bedrijf en de visie voor ogen te krijgen en in verband te brengen met IT. Zo kunnen de twee op elkaar afgestemd worden. Het duidelijk communiceren van de redenen en voordelen van de digitale transformatie kan helpen om buy-in van het management te krijgen - zelfs buiten de IT om.

2. Ontrafel elke IT-aspect

Logistiek staat bij deze stap centraal. Alle IT-gebieden binnen de organisatie moeten worden geïnventariseerd, geëvalueerd en gedocumenteerd, inclusief applicaties, workflows, workloads, systemen en datacenters. Terwijl je dit doet, is het goed om te kijken naar obstakels en complicaties die met behulp van een digitale transformatie efficiënter kunnen worden ingericht.

3. De rode draad van de transformatie

Wanneer de eerste twee stappen voltooid zijn, is het tijd om het architectuurontwerp en toepassingsprocessen en workflows strategisch te benaderen. De aanpak van de digitale transformatie kan nu bepaald worden. Hierbij is het nuttig om in gedachten te houden hoe een actie op het ene gebied invloed heeft op andere facetten binnen de organisatie. Communicatie met stakeholders is in deze fase cruciaal.

4. Het echte werk: start de migratie

Nu kan het echte werk beginnen. Het is goed om klein te beginnen in de migratiefase, om vervolgens uit te breiden naar steeds grotere projecten. Natuurlijk moet ook in deze fase rekening gehouden worden met continuïteit en een plan B. Wanneer een migratie eenmaal is afgerond, is het van belang om in kaart te brengen hoe deze in het vervolg gemanaged zal worden.

5. Continuïteit en optimalisatie

Ook de IT-afdeling maakt een transitie door: zij verandert van enkel faciliterende afdeling naar een proactieve business partner. Hierdoor zullen flinke operationele verbeteringen volgen. Minder silo's en meer automatisering zorgen ervoor dat er ruimte over blijft om te richten op continue, toenemende verbeteringen.

Hoe weten organisaties dat ze goed op weg zijn? Het is zinvol de volgende vragen te stellen: "Hebben we onze doelen duidelijk gedefinieerd en hebben we ze correct geprioriteerd? Is er de buy-in die nodig is, en zo niet, wat is er nodig om deze te krijgen? Beschikt het team over de expertise die nodig is om dit proces te managen, zonder dat de dagelijkse werkzaamheden in de weg komen te zitten?

Het huidige, door COVID-19 veranderde tijdperk brengt digitale transformaties in een stroomversnelling. Bovenstaand vijfstappenplan kan resellers de inzichten geven om zich op te stellen als adviseur in plaats enkel als leverancier. Of biedt een leidraad om zelf een digitale transformatie in gang te zetten, natuurlijk.

Door: Bert Stam (foto), General Manager Northern Europe bij Rackspace

Terug naar nieuws overzicht
Digitale Transformatie