Van Doorne geeft digitale transformatie vorm met Axians als sparringpartner

Van Doorne is een onafhankelijk Nederlands kantoor van advocaten, notarissen en fiscalisten. Circa 185 juristen adviseren Nederlandse en internationale ondernemingen, zakelijke en financiële dienstverleners, semipublieke organisaties en overheidsinstellingen binnen uiteenlopende rechtsgebieden. Om cliënten optimaal te ondersteunen, eisen medewerkers maximale beschikbaarheid van de ICT-omgeving. Systemen, applicaties en informatie moeten 24/7 veilig toegankelijk zijn. Tegelijkertijd wil Van Doorne slim inspelen op nieuwe digitale kansen die de dienstverlening stroomlijnen en verbeteren. Om zich volledig op de kernactiviteiten te kunnen focussen én de digitale transformatie vorm te geven, vertrouwt het kantoor op de kennis, ervaring en diensten van strategisch IT-partner Axians.

ICT is geen kernactiviteit voor Van Doorne. Peter Piepers, Manager Support & Innovation bij Van Doorne licht toe: “Het doel van technologie is het werk van onze medewerkers optimaal ondersteunen. In eerste instantie hadden we ons datacenter volledig in eigen beheer en on-premises. Het is echter kostbaar en arbeidsintensief om een ICT-omgeving in de lucht te houden. Met een compacte IT-afdeling is het een flinke uitdaging om het beheer en onderhoud goed en kosteneffectief te organiseren. Dat brengt bovendien risico’s met zich mee. In onze omgeving waar bijvoorbeeld mail en documentmanagement bedrijfskritisch zijn, is dat absoluut niet gewenst.”

Van Doorne zocht een partner om de stabiliteit en veiligheid van de omgeving te waarborgen en de beschikbare middelen flexibeler in te zetten. Daarnaast wilde het kantoor beter inspelen op nieuwe digitale mogelijkheden. Piepers: “Naast professionaliteit is de betrouwbaarheid van een partner voor ons kantoor cruciaal. We willen alleen samenwerken met een stabiele organisatie die toekomstbestendig is. Verder zochten we een Nederlandse partner. Enerzijds om snel te kunnen schakelen, anderzijds is het zaak dat onze data in Nederland blijft. Axians voldeed aan al deze eisen.” De IT-afdeling van Van Doorne werkt nauw samen met de professionals van Axians. “Ze staan dag en nacht voor ons klaar. Die korte lijnen zijn belangrijk, zodat we met elkaar kunnen sparren en inzichten met elkaar kunnen delen.”

Up-to-date en schaalbaar 

In eerste instantie schakelde Van Doorne Axians in om het eigen datacenter te combineren met de AxiansCloud. Piepers, legt uit: “Zij beheren ons on-premises datacenter en leveren diverse diensten vanuit de AxiansCloud. Door deze hybride combinatie weten we dat onze omgeving up-to-date is en kunnen we via Infrastructure as a Service zo nodig extra datacenter infrastructuur-resources inschakelen. Die schaalbaarheid en flexibiliteit is bovendien beschikbaar op basis van pay-per-use.“

Risico’s versus kosten

Naast Infrastructure as a Service (IaaS) van Axians gebruikt Van Doorne ook Back-up as a Service. Piepers: “We werken met vertrouwelijke informatie van onze cliënten die we optimaal moeten beveiligen. Daarnaast moeten we voldoen aan strikte wet- en regelgeving. Een betrouwbare back-up is daarbij onmisbaar. Als er onverhoopt iets misgaat in ons datacenter, moeten we de systemen snel weer kunnen herstellen. Daarbij zoeken we naar de balans tussen het voorkomen van risico’s tegen een reëel kostenniveau. Axians helpt ons daarbij. Met hun Back-up as a Service kunnen we risico’s maximaal beheersen. Zij nemen de verantwoordelijkheid voor de back-up en zorgen dat we niet voor verrassingen komen te staan.”

Advies op maat

Ook bij andere projecten denkt Axians mee met Van Doorne. “Onze telefooncentrale moeten we binnenkort vervangen. Sinds de aanschaf van deze centrale een aantal jaren geleden is er veel veranderd. De technologie is verder ontwikkeld en de eisen van gebruikers zijn ook gewijzigd. Zeker na de coronacrisis zijn bereikbaarheid en communicatie veel meer dan telefonie alleen. Ook wij doen veel meetings met collega’s en klanten nu online. Axians helpt ons om op basis van onze huidige eisen en wensen de juiste keuze te maken. Daarbij ligt de focus op intensief en naadloos klantcontact door middel van bewezen oplossingen die makkelijk te implementeren zijn en bovendien goed aansluiten bij onze bestaande omgeving. Axians heeft de marktkennis en ervaring om ons op maat te adviseren.”

Meerwaarde van professionals benutten

De flexibiliteit die Van Doorne samen met Axians realiseert, is ook van belang voor de digitale transformatie van het kantoor. Piepers legt uit: “Deze transformatie komt in de advocatuur nog langzaam op stoom. Het gaat op zich goed in de sector, waardoor een echte sense of urgency ontbreekt. Toch zet Van Doorne al stappen met de digitalisering van specifieke activiteiten.” Als voorbeeld noemt hij de beoordeling en classificatie van grote hoeveelheden contracten. En het vergelijken van clausules in contracten. “Dat is zeer tijdrovend werk dat met AI en software sneller kan. Ik verwacht dat deze specifieke repetitieve of routinematige activiteiten op termijn door systemen of AI worden overgenomen. Hierdoor kunnen we veel tijd besparen en de kennis van onze mensen inzetten daar waar die onmisbaar is. Bovendien kunnen we de besluitvorming met big data en datascience toepassingen versnellen en verbeteren. Dit helpt ons te focussen op activiteiten waar de meerwaarde van professionals het grootst is.”

Digitalisering goed organiseren

Digitalisering is volgens Piepers nodig in de ontwikkeling naar een toekomstbestendige organisatie. “Het is wel de uitdaging deze ontwikkelingen goed te organiseren. Daarbij zoeken we bewust de samenwerking met de praktijk en onze cliënten. We moeten onze processen en diensten steeds afstemmen op hun wensen en verwachtingen. Een stabiele, veilige en flexibele ICT-omgeving is dan cruciaal. En met Axians hebben we een proactieve partner die ervaring heeft met digitalisering, de beschikbare oplossingen kent en die kan vertalen naar onze bedrijfsvoering. We hebben onze basisvoorzieningen op orde, waardoor onze mensen steeds verzekerd zijn van de functionaliteit die ze nodig hebben om onze cliënten goed en efficiënt te ondersteunen. Dat is het fundament waarop wij ook in de toekomst juridische meerwaarde kunnen blijven bieden.”