Microsoft schetst trends en toekomst van de werkplek

Microsoft het tweede rapport van de Work Trend Index gepubliceerd, met nieuwe inzichten over het gebruik en trends van Microsoft tools sinds de uitbraak van COVID-19. Het rapport brengt tevens ook nieuwe inzichten die zowel de goede als slechte aspecten van werken op afstand aan het licht brengen. Deze bevindingen geven Microsoft inzicht in hoe werk in de toekomst zal veranderen en hoe we daar op de best mogelijke manier mee om kunnen gaan.

Lees hieronder de belangrijkste bevindingen:

Vergaderen op afstand wordt (mentaal) vermoeiender

Mensen geven aan vergaderen op afstand steeds vermoeiender te gaan vinden. Maar zelfs nu de maatregelen versoepelen en werkplekken langzaamaan weer opengaan, geeft men aan weer op kantoor te werken uitdagender te vinden dan vóór de pandemie.

Metingen van hersengolven laten zien dat aanhoudende concentratie bij videovergaderingen tot vermoeidheid leidt. Zo zien we dat vermoeidheid zich manifesteert na 30 tot 40 minuten in een vergadering. Het moeilijker oppikken van non-verbale signalen, weinig interactie tijdens het schermdelen, maar ook meer schermtijd en het meer moeten focussen zijn hier de belangrijkste factoren in.

Een lichtpuntje: COVID-19 heeft de werkcultuur wellicht voor altijd veranderd

Werken vanuit huis stimuleert bij meer dan twee derde van de ondervraagden meer empathie richting collega's over de hele wereld. Dit omdat ze nu een beter beeld hebben van hun privéleven.

In sommige gevallen heeft op afstand werken zelfs bijgedragen aan inclusiviteit. Meer dan de helft van de medewerkers voelt zich meer betrokken als iedereen op afstand deelneemt aan vergaderingen.

Meer dan de helft van de ouders die werden ondervraagd hadden moeiten met het vinden van een balans tussen het huishouden en werkverantwoordelijkheden. Millenials en generatie Z zeggen het meest moeite te hebben met het vinden van een balans ten opzichte van oudere generaties.

De 9 tot 5 werkdag is langzaam aan het vervagen

Mensen werken vaker in Teams in de ochtend- en avonduren, maar ook in het weekend. Tussen 08:00 en 09:00 en 18:00 tot 20:00 ziet Microsoft een toename van tussen de 15% en 23%. In het weekend neemt dat nog meer toe: daar is een toename van 200%

Enerzijds voelen mensen zich flexibeler en productiever, terwijl andere ondervraagden juist aangeven dat werktijden langer worden en er sneller een update wordt verwacht.

Fysieke kantoren zullen niet verdwijnen

Managers en medewerkers zijn het erover eens: thuiswerken moet een optie zijn voor de lange termijn. 82% van de managers verwacht na de pandemie flexibeler vanuit huis te kunnen werken. Het gemiddelde onder alle ondervraagden, managers en medewerkers is lager, namelijk 71%

Toch komen er ook een aantal pijnpunten aan het licht: slechts 35% heeft een eigen werkruimte thuis en bijna twee derde geeft aan zich minder verbonden te voelen met collega's.

Afleidingen, (sociale) verbindingsproblemen en het gebrek aan een ergonomische werkomgeving waren dan ook punten die sterk naar voren kwamen tijdens het onderzoek en vragen dan ook extra aandacht in de toekomstige manier van werken.

Nieuwe functies in Teams

Microsoft wil elke individu en elke organisatie in staat stellen om meer te bereiken, in welke werkomgeving dan ook. Microsoft brengt dan ook een nieuwe reeks Teams updates uit, om de technologische uitdagingen van deze tijd aan te pakken en bij te dragen aan een gezondere en betere werkomgeving.

Together mode is een nieuwe vergaderoptie in Teams die gebruik maakt van AI-technologie om deelnemers digitaal op één gedeelde achtergrond te plaatsen, waardoor het lijkt alsof je in dezelfde ruimte zit als alle anderen in de groep. De Together mode is ontworpen om meer menselijke verbinding te creëren en vergadermoeheid tegen te gaan.

Hoewel de Together mode een nieuwe vergaderervaring biedt, is het niet voor elke vergadering bedoeld. De nieuwe Dynamic mode geeft gebruikers meer controle en bouwt voort op de vorige maand aangekondigde verbeteringen van de Teams vergaderingen, waaronder een grote gallery view voor maximaal 49 personen en virtuele breakout-ruimtes

Microsoft introduceert videofilters in Teams. Voordat gebruikers aan een vergadering deelnemen, kunnen zij filters gebruiken om het lichtniveau subtiel aan te passen en de focus van de camera te verzachten om het videobeeld aan te passen.

Teams staat nu meer dan 1.000 deelnemers toe voor interactieve sessies en tot wel 20.000 voor het bijwonen van vergaderingen zoals presentaties. Ook vertaalt Teams, op het moment enkel nog in het Engels, nu live transcripten van vergaderingen. Hiermee wilt Microsoft gebruikers in staat stellen vergadering inclusiever, boeiender, en effectiever te maken.

Met andere functies zoals de Task-app en contactloze vergaderingen wilt Microsoft gebruikers helpen werk te stroomlijnen en tijdsefficiënter te werk te gaan.

Bekijk hier de blog met extra cijfers, inzichten en uitdagingen van managers en medewerkers die Microsoft tools gebruiken