Waarom de TCO het overwegen waard is bij het selecteren van de ideale BCDR-oplossing

Bij de evaluatie van producten voor bedrijfscontinuïteit en disaster recovery (BDCR) zijn er veel factoren waar men rekening mee moet houden. Eén van die factoren is de totale kosten van het eigendom, ook wel TCO genoemd. En juist deze factor zou bij managed service providers (MSP’s) hoog op de lijst moeten staan – zo niet op nummer 1.

De reden waarom TCO zoveel aandacht verdient? Het heeft directe impact op de marge die MSP’s op diensten kunnen hanteren. Kort gezegd: wanneer een MSP klanten factureert, worden kosten van hardware, software en cloud in rekening gebracht om daarmee de lopende beheerskosten te dekken. Meestal worden de beheerskosten daar ook wel mee afgedekt, tótdat er een situatie ontstaat waarin het beheer meer aandacht vraagt dan binnen de gestelde vergoeding past. Dit kan gebeuren bij het implementeren van een BCDR-oplossing die om constante aandacht vraagt. De marge die was opgebouwd op de dienstverlening verdwijnt dan als sneeuw voor de zon. En om dat te voorkomen is de aandacht voor TCO belangrijk. Eigenlijk onmisbaar zelfs.

Het berekenen van de TCO van BCDR

Helaas is er (nog) geen magische formule voor het bepalen van de totale eigendomskosten van een willekeurig stuk technologie. Hoe bereken je dan toch de TCO van een BCDR-oplossing? Allereerst moet je beginnen met de harde kosten, zoals voorafgaande hard- en softwarekosten. Wat kost het om een oplossing aan te schaffen? Zijn er opstartkosten aan verbonden? Ook lopende licentievergoedingen valt onder harde kosten, net zoals de continue cloudberekening en opslagkosten. Wanneer deze kosten in kaart zijn gebracht, kan er aandacht besteed worden aan factoren die de TCO kunnen beïnvloeden, maar kunnen variëren. Denk hierbij aan de volgende zaken:

• Gebruiksgemak
• BCDR-mogelijkheden die de kosten juist compenseren, zoals automatisering en scripting
• Ondersteuningskosten (extra kosten, middelen voor het oplossen van problemen die voortkomen uit BCDR)
• Salarissen van gespecialiseerde medewerkers
• Partnerprogramma van de verkoper en bijbehorende volumekortingen

Sommige van bovenstaande factoren zijn moeilijk te kwantificeren, gezien ze (continu) kunnen veranderen en niet één standaard hebben. Toch hebben ze allemaal een grote invloed op het vermogen om winstgevende diensten te leveren. En dus mogen we noch de harde kosten, noch de variërende factoren, niet buiten beschouwing laten.

Een voorbeeld: Oplossing Y brengt hogere (harde) kosten met zich mee, maar automatiseert wel veel van de handmatige taken die nodig zijn met oplossing X. In feite is oplossing Y dusdanig gemakkelijker te beheren dat er maar één fulltime medewerker nodig is voor eenzelfde aantal klanten. Met oplossing Y kan dus eenzelfde aantal BCDR-klanten geholpen worden, tegen de helft van de salariskosten. Door voor oplossing Y te kiezen wordt er gefocust op efficiëntie en kunnen dus meer klanten aangenomen worden zonder het aantal medewerkers, en dus de salariskosten, te verhogen. Op de lange termijn zorgt oplossing Y dus voor meer marge, hoewel dit aan de voorkant misschien niet zo lijkt. Personeelsbezetting is immers een van de grootste kostenposten binnen een bedrijf én behoort tot de factoren die de TCO kunnen beïnvloeden.

All-in-one vs. build-it-yourself BCDREén van de belangrijkste overwegingen bij de beoordelingen van de TCO is of er wordt gekozen voor een kant-en-klare, alles-in-1 BCDR-oplossing of dat er een eigen oplossing gebouwd wordt met behulp van een product dat uitsluitend uit software bestaat. Beide opties hebben voor- en nadelen, en vergelijkbare mogelijkheden. Een 1-op-1 vergelijking is bijna niet mogelijk, maar waar liggen dan de belangrijkste verschillen die we in gedachten moeten houden bij de overweging en keuze?

In veel gevallen kunnen de build-it-yourself systemen lagere initiële kosten hebben, aangezien ze op vrijwel elke hardware ingezet kunnen worden. Deze systemen vereisen echter vaak wel aanzienlijk veel middelen om te implementeren omdat een zelfgebouwd systeem randzaken met zich meebrengt, zoals aandacht voor comptabiliteit, de grootte van de processor en de opslagcapaciteit. Daarnaast neemt een eigen ontwikkelde oplossing ook meer risico’s met zich mee, omdat de coördinatie van de leveranciers en betrokkenen bij een probleem bij de organisatie ligt.

Complete, all-in-one oplossingen hebben natuurlijk een hoger prijskaartje. Echter, het implementeren van een all-in-one oplossing is relatief eenvoudig omdat de hardware is geoptimaliseerd om op de software van elke leverancier aan te sluiten. Bovendien kunnen deze kant-en-klare oplossingen op maat worden aangeboden en ingezet door de leverancier, waardoor de organisatie minder tijd kwijt is aan handmatig werk. All-in-one oplossingen kunnen zelfs hardwarevervanging en capaciteitsupgrades omvatten, waardoor de schaalbaarheid in de loop van de tijd wordt vergemakkelijkt.

Een laatste overweging die in acht genomen moet worden bij het kiezen van een BCDR-oplossing is de steun van de verkoper. Met een all-in-one oplossing wordt vaak single-vendor-support aangeboden, waardoor er één centraal aanspreekpunt en support is als er een probleem ontstaat. Dit vergemakkelijkt het oplossen van problemen en zorgt ervoor dat een BCDR-systeem snel weer optimaal kan functioneren.

Door: Matthé Smit (foto), Director of Product Management, RMM bij Datto