Hoe hou je medewerkers betrokken én productief, zowel op kantoor als thuis?

Werknemers zijn het belangrijkste kapitaal van ieder bedrijf. Maar die werknemers zullen niet optimaal presteren als ze het gevoel hebben dat ze door hun werkgever onvoldoende worden ondersteund en gewaardeerd. En dan gaat het lang niet altijd om een hoger salaris of leuke extra’s. Er spelen nog andere zaken als het erom gaat medewerkers happy en productief te houden. Maar nu we zien dat medewerkers hun werk steeds meer buiten kantoor doen – soms zelfs in het buitenland – is het niet altijd duidelijk wat bedrijven kunnen doen.

Interessant genoeg is het makkelijker om een omgeving te creëren die zorgt voor een hogere werknemertevredenheid, als daarbij technologie wordt gebruikt. Volgens een recent onderzoek dat door Forrester Consulting namens SAP Concur is uitgevoerd, is het belangrijk dat organisaties goed kijken naar de tools die medewerkers regelmatig gebruiken. Want met makkelijke en goed werkende tools zijn die medewerkers minder kostbare tijd kwijt aan allerlei zinloze activiteiten en kunnen ze zich meer richten op taken die resultaat opleveren. Daarom zijn hier wat tips om een betere omgeving te creëren voor medewerkers, zowel op kantoor als daarbuiten:

• Biedt medewerkers tools waarmee ze makkelijk overal kunnen werken - dit klinkt misschien als vanzelfsprekend voor ondernemingen waar het ‘virtuele kantoor’ al de dagelijkse realiteit is, maar er zijn heel veel bedrijven die nog geen collaborationtools gebruiken. Cloudtechnologieën, zoals, Google Drive, Microsoft Teams en SAP JAM zijn intussen eigenlijk een must, omdat medewerkers hiermee makkelijk documenten kunnen creëren, bekijken, bewerken en delen, ongeacht waar ze zich bevinden.
• Plan regelmatig ‘face-to-face’ meetings - regelmatig 1:1 overleg en teamsessies zijn belangrijk voor de tevredenheid en het teamgevoel. Het is daarom belangrijk eens per week of twee weken bij te praten en te overleggen. Dit kunnen natuurlijk live meetings zijn waarbij mensen die thuiswerken een dag naar kantoor komen, maar dat kan ook prima met een goede videovergadertool.
• Maak het oplossen van de belangrijkste pijnpunten van medewerkers tot topprioriteit - volgens Forrester hebben IT, HR en finance managers vaak problemen met hun bestaande travel & expense (T&E) technologie en andere tools. Een derde beklaagt zich erover dat de bedrijfstools niet samenwerken met persoonlijke apps en andere tools die medewerkers al veel gebruiken, terwijl 37 procent worstelt met allerlei menselijke fouten en met de hoeveelheid tijd die mensen kwijt zijn met de bestaande T&E processen. Volgens nog eens ruim een derde zijn medewerkers veel te veel tijd kwijt aan het indienen van hun onkostenoverzichten en facturatie, aan het verkrijgen van goedkeuring voor uitgaven en het overleggen van bonnetjes en andere documenten. Daarom zouden bedrijven niet moeten wachten met het investeren in tools voor T&E en facturatie en in andere tools die zorgen voor meer automatisering en meer efficiency. Als dit niet gebeurt, wordt het alleen maar moeilijker voor werknemers op kantoor of thuis om hun werk te doen.
• Geef medewerkers tools die ze graag gebruiken - werknemers verwachten intussen dat de toepassingen die ze voor hun werk gebruiken net zo makkelijk zijn als de consumentenapps waar ze aan gewend zijn. Nu steeds meer medewerkers zakelijke apps gebruiken als ze onderweg zijn, of thuis, of in een koffietent, hebben ze technologie nodig waarmee ze overal en altijd productief kunnen zijn. Moderne mobiele apps bieden een makkelijk te gebruiken oplossing om onkosten in te dienen, zakenreizen te regelen en facturen af te handelen. Het inscannen en aan elkaar nieten van papieren bonnetjes is echt niet meer van deze tijd. Dit soort apps gebruikt de camera van de mobiele telefoon om snel een foto te maken van een bonnetje, waarna die foto aan een onkostendeclaratie wordt toegevoegd. Die declaratie wordt dan via dezelfde app ingediend. Ook facturen kunnen makkelijk via een app worden bekeken en goedgekeurd voor verdere verwerking. Zo wordt een saai en tijdrovend zakelijk proces eenvoudig en foutloos.
• Vraag medewerkers regelmatig om feedback - de werkomstandigheden van werknemers veranderen van dag tot dag door een variërende werklast of door allerlei externe factoren. Het is daarom aan te raden om regelmatig bij medewerkers te polsen hoe het gaat, om zaken vroegtijdig te identificeren en zo nodig veranderingen door te voeren die het welzijn en daarmee de productiviteit van werknemers ten goede komen. Een goede gratis tool is Qualtrics Remote Work Pulse, waarmee ondernemingen het heersende sentiment onder medewerkers kunnen peilen, om te zien of er misschien veranderingen nodig zijn.

Een slechte werknemersbeleving kan uiteindelijk leiden tot een lagere productiviteit, een groter personeelsverloop en hogere kosten. Sommige organisaties maken zich zorgen over het feit dat hun mensen zich steeds verder verspreiden buiten het kantoor of dat het lastig is grip te houden op dagelijks productiviteit. Maar met de juiste technologie en tools op kantoor én thuis kunnen bedrijven juist een enorme stap vooruit zetten naar een team dat tevredener én productiever is.

Door: Pino Spadaro (foto), Head of SAP Concur Benelux