Nooit meer afgeleid: van een digital workplace naar een intelligent workplace

De digital workspace, waar vrijwel elke organisaties zich door COVID-19 heeft ingestort, verzekert niet alleen de continuïteit van een organisatie, maar maakt medewerkers ook productiever én tevredener, vertelt Peter van Leest, regional director Benelux bij Citrix. Het eindstation van de digital workspace is overigens nog niet bereikt: dankzij artificial intelligence en data-analyse kan het werk nóg slimmer gedaan worden.

Organisaties waar thuiswerken nog geen gemeengoed was, zijn door COVID-19 in het diepe gegooid. De abrupte transformatie vergde veel van een organisatie, vertelt Peter van Leest, regional director Benelux bij Citrix. ‘Het heeft lang niet allemaal te maken met IT, maar ook met de managementstijl: hoe manage je mensen op output en niet op aanwezigheid? Zeker in de landen waar thuiswerken geen gemeengoed is, hebben we een flinke vlucht genomen.’

Met minimale inspanning thuiswerken

De adoptie en transitie is in Nederland soepeler verlopen, vertelt Van Leest. ‘Wij hebben al een hoge penetratiegraad, dus onze klanten konden, net als wijzelf trouwens, met minimale inspanning de digital workspace opschalen.’ Dat betekent dat alle medewerkers thuis in een veilige omgeving, ongeacht op welk device, kunnen werken. Een digitale workspace waarbij de eindgebruiker niet wordt lastiggevallen met de technische details’, aldus van Leest.

‘De digital workspace voldoet wat ons betreft aan een aantal voorwaarden: het hele applicatielandschap en alle data, documenten en gebruikersinformatie moeten ontsloten kunnen worden op elk device. Dus: de eindgebruiker heeft dezelfde gebruikservaring op kantoor als thuis, ongeacht device. De look and feel zijn hetzelfde, maar de gebruiker kan als hij switcht van device ook direct verder waar hij gebleven is’, vertelt Van Leest.

De digital workspace waarbij de gebruiker centraal staat, geeft hem ook de vrijheid om zijn dag in te delen hoe het voor hem het meest productief en efficiënt is, vertelt Van Leest. ‘Hoewel je moet opletten dat je dan niet continu gaat werken, kan ik mijn e-mail nu eenvoudig op de bank afhandelen, juist wat meer ’s avonds doen of taken klaarzetten voor productieve momenten. Dat is time slicing: je werkt wanneer het goed past.’ 

Verdacht gedrag opsporen

De derde voorwaarde: de beveiliging is op orde en het beheer is centraal geregeld. Overigens was de beveiliging toen organisaties begin maart in het diepe werden gegooid nog veelal niet optimaal: ‘Ze moesten snel schakelen, dus werd alles opgezet en konden medewerkers inloggen via een VPN. Nu maken ze een inhaalslag en is de security strenger. Bijvoorbeeld door te meten wat normaal gedrag is en in te grijpen als patronen afwijken.’

Naast het monitoren van normaal gedrag en afwijkingen wordt de digital workspace ook beveiligd met smart access. De toegang tot applicaties is gebaseerd op de locatie van de gebruiker. Wordt een applicatie geopend op (thuis)kantoor, dan kan een gebruiker bij zijn applicaties. Is de laptop buiten dat bereik? Dan wordt de toegang ontzegd. Data staat sowieso niet op de devices, dus ook als een laptop kwijtraakt is er geen man overboord.

Om beheer en beveiliging nauwgezet te kunnen regelen, stellen sommige organisaties hun medewerkers in staat om een bedrijfstelefoon uit te kiezen. IT kan dan eenvoudig beheer voeren over de smartphone en laptops. ‘Als bedrijven een Bring Your Own Device-beleid hebben, dan worden bedrijfsapplicaties in een soort sandboxomgeving op de smartphone gezet. Dan wordt de applicatie van een afstand beheerd en verwijderd,’ vertelt Van Leest.

De voordelen van een digitale werkplek gaan verder dan de bedrijfscontinuïteit kunnen garanderen in tijden van wereldwijde pandemie, benadrukt Peter van Leest. ‘Het biedt de medewerkers veel meer vrijheid: aanwezigheid is geen criterium meer. Je kunt je dag zo inrichten dat je werk en je persoonlijke taken volledig met elkaar in overeenstemming zijn.  Je kantoor is waar en wanneer je wilt.’

Ook als bedrijven talenten willen aantrekken, dan zullen ze een digital workspace moeten aanbieden, aldus Van Leest. ‘Het gaat niet alleen meer om arbeidsvoorwaarden. Het gaat over de omgeving die je aanbiedt en IT is daar een wezenlijk onderdeel van.’ Tel alle voordelen bij elkaar op, zoals productievere en tevredenere werknemers en het aantrekken van talent, en je ziet dat de digital workspace zeker bijdraagt aan de bottomline.

Van een digital naar een intelligent workplace

Uiteindelijk moet de digital workspace de gebruiker nog beter ondersteunen en werk nog efficiënter maken, vertelt Van Leest. Waar artificial intelligence (AI) en machine learning (ML) eerder vooral werden ingezet voor beveiliging, worden data nu aangewend om de gebruikservaring aan te laten sluiten op inzichten die voortvloeien uit analyse van gedrag. Het principe hierbij is: anticiperen op de behoeften van de gebruiker.

‘Wat bijvoorbeeld helpt is voorkomen dat de gebruiker wordt afgeleid doordat de context van de werkomgeving voortdurend verandert’, vertelt Van Leest. ‘Elke toepassing is anders en vereist dat je ze opstart, de juiste functies zoekt, een bestand opent, enzovoorts. Voor sommige eenvoudige, alledaagse taken moet je soms wel twee tot drie verschillende applicaties gebruiken. Dat is een bron van digitale stress voor de gebruikers.’ Een verbeterde digitale werkruimte brengt meer comfort door taken te automatiseren en de interacties met applicaties te minimaliseren.

Een voorbeeld hoe het slimmer kan

‘Stel, medewerker a vertrouw je blind. Als hij een dag vrij vraagt, denk je daar niet eens meer over na - dat keur je zonder meer goed. Maar bij medewerker b moet je altijd even kijken of het klopt wat hij heeft ingestuurd. Met AI en ML wordt dit gedrag automatisch geregistreerd. Op basis daarvan kunnen bepaalde verzoeken van medewerker a altijd worden goedgekeurd en krijg je van verzoeken van medewerker b altijd een pop-up.’

De volgende stap is dat de digitale werkplek met behulp van data-analyse gaat anticiperen op de behoeften van de gebruikers door taken voor te stellen die rekening houden met bijvoorbeeld gebruikersprofielen, locatie. ‘De werkomgeving wordt meer dan digitaal: het wordt bepalend voor de productiviteit en het succes van werknemers’, besluit Peter van Leest.

Auteur: Anne van den Berg