Waarom organisaties in 2021 hun uitgaven goed moeten managen (en hoe ze dat kunnen doen!)

Bedrijven hebben in 2020 veel doorgemaakt - een wereldwijde pandemie, de verschuiving van werken op kantoor naar werken thuis, onverwachte veranderingen in de bedrijfsplannen. Ook in 2021 zullen dit waarschijnlijk nog steeds de centrale aandachtspunten zijn. Een van de belangrijkste zaken om het komende jaar goed in de gaten te houden en te managen, zijn de onkosten en uitgaven. Hoe meer inzicht bedrijven hebben in wat er wordt uitgegeven en waarvoor, hoe beter ze grip kunnen houden op die uitgaven. Daarmee is het mogelijk het bedrijf veerkrachtig te houden, ondanks de economische onzekerheid.

Hier zijn enkele tips waarmee bedrijven hun uitgaven en onkosten in het nieuwe jaar goed kunnen monitoren en beheersen:

Maak onkosten inzichtelijk

Werknemers schaffen niet dezelfde zaken aan als vorig jaar. De uitgavenpatronen zijn het afgelopen jaar veranderd. Volgens een SAP Concur-rapport onder klanten, zijn in het tweede kwartaal van 2020 de uitgaven aan zaken zoals vergoedingen en internet/telecom stapsgewijs toegenomen. De uitgaven voor zaken die onder de categorie ‘overig’ vallen, stegen met 17 procent en blijven verder groeien. Het is lastig om een goed beeld te krijgen van wat er precies onder die categorie ‘overig’ valt, waardoor het moeilijk is om te zien waar die uitgaven precies voor zijn. Met beter inzicht kunnen bedrijven zien:

• Hoeveel er wordt uitgegeven op de persoonlijke creditcards van medewerkers en waaraan;
• Hoeveel betalingen aan leveranciers er op onkostendeclaraties worden geboekt, wanneer daarvoor eigenlijk een inkooporder (PO) voor moet zijn;
• Of de gedefinieerde onkostencategorieën werken of wellicht niet voldoen.

Bedrijven die economisch sterk willen blijven, moeten ervoor zorgen dat alle uitgaven inzichtelijk zijn. Daarvoor is het nodig om eerst de diverse onkostencategorieën goed te evalueren en zo nodig nieuwe te creëren. Werknemers moeten ook goed worden geïnformeerd over die nieuwe categorieën en over welke uitgaven daar precies onder vallen.

Zorg voor consistentie in zakelijke uitgaven

Bedrijven geven op tal van manieren geld uit: bedrijfscreditcards, PIN betalingen, online betalingen, etc. Daarnaast zijn er de facturen en onkostendeclaraties van medewerkers (soms op papier, soms digitaal). Daar komt bij dat honderden of misschien wel duizenden medewerkers ieder jaar vele aankoopbeslissingen maken.

De sleutel tot het grip houden op die uitgaven is consistentie. Bedrijven zouden een onkosten- en factuuroplossing moeten gebruiken die het volgende biedt:

• Efficiënte digitale processen, waardoor papieren bonnetjes en facturen overbodig worden;
• Eenvoudige en gestandaardiseerde goedkeuringsprocessen als onderdeel van de workflow, zodat managers precies kunnen zien wat uitgegeven moet worden en waaraan, voordat ze daar een beslissing over nemen;
• De flexibiliteit om makkelijk nieuwe uitgavencategorieën toe te voegen;
• De mogelijkheid om controleregels te definiëren die helpen om meer grip te krijgen op uitgaven die buiten het bedrijfsbeleid voor zakelijke en persoonlijke creditcards vallen.

Oplossingen die goedgekeurde uitgaven via het juiste proces naar de juiste betaalmethode leiden, zorgen voor meer consistentie en bieden betere controle.

Maak het voor werknemers gemakkelijker

Werknemers moeten vaak geld uitgeven om hun werk te kunnen doen: kantoorbenodigdheden voor thuis, een opleiding of training, mondkapjes of andere middelen voor persoonlijke bescherming en zelfs reizen. Bedrijven kunnen niet functioneren zonder dit soort essentiële uitgaven. Maar ze besparen geen geld door het voor werknemers moeilijker te maken om dit soort betalingen te doen. Integendeel: het maakt het juist moeilijker om te zien waar geld naartoe gaat en het zorgt ook voor frustratie bij medewerkers.

Daarom is het belangrijk om digitale tools aan te bieden die het juist makkelijker maken om datgene aan te schaffen wat medewerkers nodig hebben om hun werk te doen. Daarmee ontstaat ook meteen meer inzicht en kan gekeken worden waar eventueel besparingen mogelijk zijn. Daarnaast werkt dit ook positief uit op de productiviteit. Met een onkostenoplossing waarmee werknemers simpelweg een foto van een bonnetje kunnen maken en deze vervolgens automatisch kunnen registreren, specificeren en categoriseren in een digitale onkostendeclaratie, zijn ze veel minder tijd kwijt aan papierwerk en houden ze meer tijd over voor productieve zaken. Daarnaast kunnen managers direct zien wat er is uitgegeven, wat er nog behandeling is en welke uitgaven gepland zijn.

Ook in 2021 zullen zowel grote als kleine bedrijven veel aan hun hoofd hebben, waarbij zorgen over het herstel en de levensvatbaarheid bovenaan de agenda staan. Meer inzicht in en grip op de uitgaven en onkosten kan echter bijdragen aan het succes, zowel in 2021 als daarna.

Door: Pino Spadaro (foto), Head of SAP Concur Benelux