De impact van thuiswerken

Sinds thuiswerken sinds het voorjaar van 2020 de nieuwe norm is geworden, zijn vragen over de impact van deze manier van werken toegenomen. Maar is het wel veilig? En gaat het niet ten koste van het welzijn van medewerkers?

De top 20 van meeste gebruikte cloudtoepassingen in de zakelijke omgeving laat een mix van zakelijke en consumenten apps zien. Over het gebruik van shadow IT (dat medewerkers zonder expliciete toestemming van de IT-afdeling applicaties installeren, red.) lopen de cijfers uiteen, maar dat werknemers en hele afdelingen het bedrijfsmatige cloudaanbod omzeilen is een bekend verschijnsel. De mix van grote aantallen cloudapps en shadow IT zijn een gamechanger. De impact op het werk en de processen door BYOD zijn dan nog niet eens meegenomen. En het zijn niet alléén IT- en werkplekbeheerders die meer moeten doen om de werkplekken veilig te houden: de zorg om een veilige werkplek raakt ook HRM-afdelingen en het C-level. Sinds de invoering van de AVG en de eerste opgelegde boetes voor datalekken staat de veilige werkplek op meerdere plekken hoog op de agenda.

Nieuwe standaard
Sinds dit voorjaar heeft de aandacht voor een cyberveilige werkplek een andere wending genomen. De uitbraak van het Covid-19-virus heeft er voor gezorgd dat de thuiswerkplek de nieuwe standaard is geworden. En lang niet iedere werknemer of werkgever was bekend met het thuiswerken en de eisen die dat stelt aan de IT-omgeving plus de connectiviteit. Gelukkig beschikt Nederland over een buitengewoon goede breedbandinfrastructuur. Dat is één van de reden waarom het verplaatsen van de werkplekken zonder noemenswaardige verstoringen kon plaatsvinden.

Thuiswerken is aan het einde van 2020 de norm geworden en zal dat nog wel enige tijd zo blijven. Werkgevers en werknemers houden daar ook steeds meer rekening mee. Dat leidt er toe dat de tijdelijke maatregelen van dit voorjaar vaste maatregelen worden. Er wordt meer en beter vastgelegd wat thuiswerken omvat. Ook aandacht voor het veiliger maken van de thuiswerkplekken maakt daar deel van uit.

Cybercriminelen
De noodzaak voor aandacht voor veiligheid is groot. Thuiswerkplekken worden op grote schaal door cybercriminelen aangevallen. Het zijn de logische steppingstones om bedrijfsnetwerken aan te vallen. Maar de thuiswerkplek zelf is ook een gericht doelwit. Dit alles dwingt werkgevers meer aandacht te besteden aan het veiliger maken van de thuiswerkplekken. Daarbij mag niet vergeten worden, dat de thuiswerkplek meer omvat dan een laptop, muis en internetverbinding. Telefonie verdient ook de nodige aandacht. Bedrijven als Axtel Headsets signaleren dat de markt daar gelukkig wel van op de hoogte is.

Impact
Naar de impact van thuiswerken op werknemers is nog niet veel onderzoek gedaan. De explosieve toename van thuiswerken sinds begin dit jaar heeft weliswaar geleid tot veel peilingen, wetenschappelijk onderzoek is dat echter niet. Wie op zoek is naar bruikbare informatie zal daarom waarschijnlijk uitkomen bij Jan Roggeveen, Country Lead Collaboration van Cisco en zijn collega’s. Zij hebben door de jarenlange mondiale ervaring een kennisvoorsprong. Als Roggeveen de impact van het thuiswerken op de werknemers uitlegt begint hij met enkele cijfers. Het aantal Webex meetings is begin dit jaar met bijna factor vier toegenomen. De duur van de sessies is nog harder gestegen. De twee gecombineerd bewijzen volgens hem dat het gebruik van deze toepassing in het bedrijfsleven, de zorg en het onderwijs in korte tijd volledig is geaccepteerd.

Welzijn
Nu de acceptatie geen punt van aandacht meer is, wordt het volgens Roggeveen de hoogste tijd meer te letten op het gebruik in relatie tot het welzijn van de werknemers: “We krijgen signalen over forse stijgingen van het aantal nekklachten van werknemers. De oorzaak blijkt het intensieve gebruik van laptops te zijn. Die dwingen tot een gebogen houding. Dat is alles behalve ideaal voor gezondheid van de thuiswerker.” Zelf gebruikt Roggeveen een videoscherm met een goed geplaatste camera met hoge resolutie van Cisco. “Bij een camera gaat het niet alleen om de plaatsing, de kwaliteit is echt belangrijk. We zijn het niet gewend om klanten of collega’s die we al jaren kennen, opeens niet meer scherp te zien. Hetzelfde speelt bij videosessies met meerdere deelnemers. Van een persoon op postzegelformaat kunnen we het gezicht niet meer lezen, terwijl we dat van nature altijd doen, ook onbewust.” Een verkeerde werkhouding en een te lage beeldkwaliteit zijn redenen waarom veel mensen het zo vermoeiend vinden om meerdere videomeetings per dag te hebben. Het gevolg: minder energie en aandacht voor het werk.

Disconnected
Roggeveen wijst verder op een ander gevolg van structureel thuiswerken. “We bewegen een stuk minder en we zien minder mensen om ons heen. De interactie via een scherm is toch anders. Het gevolg kan zijn, en daar wordt nu ook meer op gewezen, dat mensen zich disconnected voelen.“ Omdat te vermijden moet er wat hem betreft meer aandacht worden besteed aan het afschakelen. “Binnen Cisco letten we daar goed op. Ook tijdens de extreme drukte dit voorjaar even naar buiten gaan, bewegen en iets anders zien dan personen op een beeldscherm, was voor mij in ieder geval zeer positief.”

De toekomst
Alles duidt erop dat de oude manier van werken voorlopig niet terugkeert. Roggeveen ziet dat als een gegeven met een positief aspect. “We zien rapportages dat meer dan de helft de CEO’s niet verwacht dat zakenreizen in de oude omvang terugkeren. Minder reizen heeft grote impact op het welzijn van mensen, omdat de stress van files daarmee afneemt. We zien dat laatste regelmatig als pluspunt genoemd worden.” Roggeveen ziet overigens wel toekomst voor het kantoor. “We zullen met minder mensen op een werkvloer aanwezig mogen zijn en de ruimtes gaan ook anders ingedeeld worden om aan alle social distance vereisten te voldoen.” De mix van thuiswerken als basis en dat afwisselen met werken met collega’s in de nabijheid zal positief uitwerken op het welzijn van werknemers, denkt Roggeveen. Daarbij zal de techniek die nu al aanwezig is slim ingezet gaan worden om werken op kantoor ook structureel veiliger te maken. Als voorbeeld noemt Roggeveen dat Cisco kan bijhouden hoeveel personen zich in een ruimte bevinden waarbij op de videoschermen een melding wordt gegeven als het aantal personen per vergaderruimte of etage de norm overschrijdt. Roggeveen: “hierdoor houd je de werkomgeving veilig en kan je de opgestelde regels handhaven.”

Balans
Of het nu gaat om de veiligheid van de werkplek of het welzijn van de werknemer, volgens is de techniek er klaar voor, maar hij waarschuwt ook: “We moeten wel opletten dat we niet van elkaar vervreemden. Als we ons daar allemaal van bewust zijn en letten op de gezonde balans tussen thuiswerken en privé zal de impact van voornamelijk van virtueel werken sneller een positieve invloed hebben op ons welzijn.”

Nederland vs Europa
Het massaal overstappen op thuiswerken is in Nederland dit voorjaar opvallend goed verlopen. Elders in Europa is soms duidelijk geworden dat men niet berekend was op homeoffices op deze schaal. Ondernemers, politici en de pers hebben zich afgevraagd waarom het in Nederland zo soepel is verlopen. Eurostat geeft het antwoord op die vraag. In 2018 was Nederland binnen de EU koploper voor thuiswerken. 14 procent van de werknemers werkte wel eens van huis uit. Het EU gemiddelde was 5,2 procent. Thuiswerken in Nederland is verder betrekkelijk eenvoudig door de breedband infrastructuur. Nederland heeft weliswaar niet de hoogste gemiddelde bandbreedte per huishouden van de EU. Hier is wel een fixed broadband dekking van bijna 100 procent.
De combinatie van ervaring met thuiswerken, een goede infrastructuur en de bereidheid nieuwe technologie te omarmen zorgt er voor dat de Nederlandse werknemer dit voorjaar beter in staat was met de veranderde omstandigheden om te gaan dan in zijn collega’s elders in de EU.

Aandacht voor veilige telefonie
Alina Illarionova, Business Development Manager Benelux bij Axtel Headsets, laat weten dat resellers en eindklanten sinds dit voorjaar meer aandacht besteden aan een veilige verbinding van headsets. Wat Illarionova ook constateert is dat resellers en klanten een eigen of grotere voorraad headsets aanhouden. Resellers en eindgebruikers willen continuïteit. Men wil snel nieuwe sets kunnen inzetten, zonder zich daarbij zorgen te maken over techniek of de veiligheid. Voor Illarionova en haar collega’s is thuiswerken de norm, dus worden er ook geen partners meer bezocht. Een videocall starten is heel normaal geworden, ook voor betrekkelijk simpele vragen. Illarionova: “We staan in nauw contact met de resellers. Samen geven we het goede voorbeeld. We zijn safe connected, we kunnen ons werk gewoon blijven doen.”

BTG’s Knowledge Café Cybersecurity
BTG heeft in april van dit jaar een Knowledge Café over Cybersecurity georganiseerd. Met de virtuele bijeenkomst is antwoord gegeven op de vele vragen over de cybersecurity risico’s die verbonden zijn aan het thuiswerken. Tijdens de bijeenkomst is vanuit een technische en juridische invalshoek gekeken naar de reeds bekende risico’s, maar er zijn ook nieuwe benoemd. De adviezen die toen gegeven zijn, gelden nog steeds.

In samenwerking met de redactie van BTG Magazine