Makkelijker btw terugvorderen met behulp van technologie

Pino Spadaro

10-03-2021

Makkelijker btw terugvorderen met behulp van technologie

De afgelopen weken hebben veel financiële afdelingen hun eerste audits uitgevoerd. Hoe staat het bedrijf ervoor en voldoet de omzet aan de verwachtingen? Deze check is nu crucialer dan in eerdere jaren, aangezien het bedrijfsleven zich aan het voorbereiden is op het post-corona tijdperk. Maar er is één uitdaging waar financiële teams telkens weer mee worstelen, zowel in grote als kleine bedrijven: het terugvorderen van btw. Dit is een proces met veel complexiteit en uitdagingen. Een moeras van regels en wetten, verouderde processen en ontwikkelingen zoals belastingverlagingen in sommige landen en de impact van Brexit, vergroten de kans op fouten en mogelijk zelfs op boetes omdat het bedrijf niet voldoet aan alle regelgeving. Met behulp van technologie kunnen financiële teams hun processen vereenvoudigen, de compliance verbeteren en hun bedrijf aan een broodnodige omzetstijging helpen.

Het compliance-raadsel

2020 was een uitdagend jaar voor bedrijven, waarin veel ondernemingen hun omzetprognoses naar beneden moesten bijstellen. Om de meest kwetsbare bedrijven te ondersteunen, zijn er in verschillende Europese landen belastingverlagingen doorgevoerd, in de hoop dat de lagere btw-bedragen kopers zouden verleiden tot het aanschaffen van producten en diensten. Hoewel deze aanpak op de korte termijn misschien effectief was, resulteerde het ook in gewijzigde btw-tarieven voor uitgaven en facturen over het hele jaar. Dit betekende dat financiële teams vaak veel extra tijd kwijt waren aan het controleren van facturen en onkostendeclaraties, om ervoor te zorgen dat het juiste btw-tarief werd gehanteerd.

Het terugvorderen van btw is sowieso een complex onderwerp. Vaak gaat het om handmatige processen, van medewerkers die onkostendeclaraties indienen tot financiële teams die tarieven aanpassen om compliance te garanderen. Bij al dit soort processen zijn menselijke fouten mogelijk, waardoor terugvorderingsclaims afgewezen kunnen worden of in het ergste geval kunnen leiden tot meer toezicht of zelfs boetes. Daarom besteden veel bedrijven deze taken liever uit of ze zien helemaal af van het terugvorderen van btw, omdat er kostbare tijd wordt verspild. Toch is dat niet verstandig. Bedrijven lopen broodnodige omzet mis omdat ze geen of te weinig btw terugvorderen. Uit onderzoek blijkt dat ruim 42% van de onkostendeclaraties van medewerkers niet voldoet aan de eisen rond het terugvorderen van btw, vanwege onjuiste of ontbrekende gegevens(1). Ruim de helft (54%) van de btw die in aanmerking komt voor terugvordering, wordt niet geclaimd(2).

Juist nu veel ondernemingen worstelen om de winst enigszins op peil te houden, kan het terugvorderen van btw een redder in de nood zijn. Organisaties zouden daarom moeten kijken naar tools die de processen automatiseren en stroomlijnen en die de compliance garanderen, zelfs bij veranderende btw-regels.

De mogelijkheden van AI

Om btw terug te vorderen, moeten financiële teams alle uitgaven en facturen tijdig indienen. Daarbij moeten ze er voor zorgen dat iedere claim voldoet aan de wetten en regels van het land waarin het bedrijf de btw terugvordert. Wanneer daarvoor wordt vertrouwd op handmatige processen, komt er nog een extra complexiteit bij: het correct markeren van de verschillende soorten uitgaven en facturen voor verwerking door de juiste autoriteiten. Daarbij neemt met iedere nieuwe factuur of declaratie de kans op menselijke fouten toe.

Met digitale systemen voor onkosten- en factuurbeheer worden bedrijven minder afhankelijk van dit soort handmatige processen. Met geavanceerde, op AI gebaseerde platforms is het mogelijk om makkelijk gegevens uit meerdere bronnen te verzamelen, deze waar nodig aan te vullen en uiteindelijk te combineren tot één uniforme digitale workflow. Dit maakt het proces voor de medewerkers aanzienlijk eenvoudiger. Hij of zij hoeft alleen maar een onkostendeclaratie of factuur in te dienen. Het platform verzamelt vervolgens alle relevante informatie, inclusief het correcte btw-tarief voor de ingediende producten of diensten. Het financiële team krijgt volledig overzicht via een helder dashboard. Zo worden de processen vereenvoudigd en is het financiële team minder tijd kwijt aan het beoordelen van iedere afzonderlijke declaratie. Het komt er uiteindelijk op neer dat platforms het risico op non-compliance verminderen en meer inzicht geven in de btw die het bedrijf kan terugvorderen.

De gevolgen van Brexit

De afhandeling van btw was al behoorlijk complex, maar met Brexit is het nog wat ingewikkelder geworden. Vanaf 1 april 2021 moeten EU-bedrijven die vanaf 1 januari 2021 btw van het VK willen terugvorderen, hun claims indienen met behulp van een digitaal formulier dat beschikbaar is op de website van de Britse overheid. Het nieuwe systeem zal waarschijnlijk de complexiteit en het risico op non-compliance vergroten.

Dit maakt het voor financiële teams nog belangrijker dat ze hun processen vereenvoudigen en bij iedere stap de risico's op non-compliance zo veel mogelijk minimaliseren. Het digitaliseren van onkosten- en factuurbeheer is de eerste opstap naar een eenvoudiger en effectiever systeem voor het terugvorderen van btw. Daarbij zorgt het ook voor tevreden en productieve medewerkers, die zeker weten dat de onkosten en facturen die ze via het systeem indienen, voldoen aan alle geldende de btw-regels.

(1) Vanson Bourne: Connecting the Dots on Travel, Expense and Invoice Spend
(2) VATBox Data Benchmark

Door: Pino Spadaro (foto), Head of SAP Concur Benelux

Terug naar nieuws overzicht