De voordelen van digitaal ondertekenen

Claudia Kolleman, Solution Advisor Future Workplace, SoftwareONE

21-04-2021 | door: Blog

De voordelen van digitaal ondertekenen

Sinds begin 2020 is de vraag naar een oplossing voor het digitaal ondertekenen van documenten sterk toegenomen. Dat is een logisch gevolg van de massale thuiswerksituatie die vorig jaar is ontstaan. Uiteraard heeft ook SoftwareONE hiermee te maken en inmiddels hebben wij verschillende oplossingen kunnen testen. Daarom willen wij je graag informeren wat zo een oplossing precies inhoudt. Denk hierbij aan de rechtsgeldigheid van een digitale handtekening, op welke kosten met deze oplossing wordt bespaard en hoe dit integreert met jullie systemen. In deze blog leggen we niet alleen de focus op de digitale handtekening maar ook laten we verschillende opties van aanbieders zien.

Voordelen van digitaal ondertekenen
Een volledige digitale werkstroom is de ideale oplossing als het gaat om op tijd, geld en moeite te besparen. Met dit proces kun je snel documenten aanbieden voor ondertekening. Daarnaast is het proces zeer toegankelijk, met één druk op de knop kun je via mobiel, tablet of laptop het document ondertekenen en wordt deze direct retour gestuurd naar de verzender. Het volgen en beheren van documenten gebeurt vanuit een dashboard. Dit betekent dat er nooit meer documenten verdwijnen of een pagina per ongeluk wordt vergeten.

Online ondertekenen
Wat is het verschil tussen een digitale en een elektronische handtekening?
Je hebt de termen misschien voorbij horen komen, digitale handtekeningen of elektronische handtekeningen. Met een elektronische handtekening geef je aan dat je akkoord gaat met een document, dit via een gewone elektronische handtekening of een gekwalificeerde elektronische handtekening. Bij digitale handtekeningen wordt op basis van certificaten van een Trusted Service Provider de ondertekenaar geverifieerd. Digitale handtekeningen worden middels een grafische handtekening gekoppeld aan het document.

Wet- en regelgeving voor de Europese Unie
De Verordening betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten (eIDAS-verordening 910/2014/EG) is een enkele, gestandaardiseerde verordening die geldt voor alle EU-lidstaten. Deze verordening biedt eindelijk een consistent juridisch kader voor het accepteren van elektronische identiteiten en handtekeningen. Daarnaast worden digitale zegels voor bedrijven geïntroduceerd. Sinds de komst van eIDAS doen Europese organisaties er alles aan om hun bedrijfsprocessen zo snel mogelijk volledig te digitaliseren. (Bron: Adobe)

Verificatiemethoden
Een verificatiemethode is bedoeld om het document naar wens van de organisatie te beveiligen met extra lagen van authenticatie. Hoe zwaarder het document geauthentiseerd moet worden hoe minder gebruiksvriendelijk het word. Een identiteit verificatie is een essentieel aspect bij het verkrijgen van een wettelijke handtekening.

Verificatiemethoden voor ondertekenaars
Er zijn verschillende verificatiemethoden; onderstaand is wat standaard wordt aangeboden bij de aanschaf van Adobe Sign

  • E-mail
    E-mail is de standaardverificatie van een ontvanger. Deze methode is op basis van één-factor

  • Wachtwoord
    De afzender voorziet de ontvangers van een alfanumeriek wachtwoord tijdens het configureren van de overeenkomst
  • Sociaal
    De ondertekenaar moet zich identificeren bij één van de toegestane services van derde partijen

"Premium"-verificatiemethoden voor ondertekenaars *
Sommige organisaties hebben de voorkeur voor een twee-factor authenticatie, daarvoor zijn de premium opties beschikbaar

  • Knowledge based
    De ondertekenaar moet een aantal willekeurige vragen beantwoorden die uit openbare databases worden gehaald

  • Telefoon (sms)
    Er wordt een verificatiecode naar het telefoonnummer van de ontvanger verzonden
  • Overheids-ID
    De ontvanger moet een rechtsgeldig identiteitsbewijs van de overheid en een selfie verschaffen

* Voor deze verificatiemethoden kunnen per ontvanger kosten in rekening worden gebracht.

Verschillende oplossingen en integraties
Hoewel er vele verschillende oplossingen zijn op het gebied van digitaal ondertekenen krijgen wij toch de meeste vragen van klanten over de onderstaande drie oplossingen.

Integraties met AdobeSign, DocuSign en SignDoc
Hoewel er talloze standaard integraties worden aangeboden kan het zijn dat de applicaties die jullie gebruiken er niet tussen staan. Niet getreurd, want er kunnen verschillende integraties worden gemaakt met gebruik van open API’s.
Bij Adobe Sign geven API’s de mogelijkheid om Sign binnen een externe applicatie te gebruiken. Het is het ook mogelijk om Sign voor externe applicaties te gebruiken door de UI binnen deze applicatie te bouwen.
SignDoc van Kofax biedt geen standaard integraties, deze kunnen echter wel worden opgezet met Swagger. Onderstaand vind je een overzicht van de meest voorkomende integraties voor Adobe Sign, DocuSign en SignDoc.

Wat is de beste oplossing voor jouw organisatie?
Op elke organisatiesamenstelling past een andere oplossing, naar mijn mening hangt dit af van de manier van uitrollen, de look and feel van de oplossing en de kosten. Een digitale oplossing is essentieel, al helemaal in deze tijd. Bespaar tijd en kosten door het digitaal in te richten, de oplossing is gebruiksvriendelijk, snel en ook nog eens eco-vriendelijk.

Ben jij klaar voor de volgende stap?
Ben jij klaar om de stap te zetten samen met jouw organisatie en wil jij weten welke besparing in tijd, geld en efficiëntie er gerealiseerd kan worden door een oplossing te implementeren voor digitaal ondertekenen? Neem dan contact op met Claudia Kolleman, Solution Advisor Future Workplace.

Terug naar nieuws overzicht
Security