Workday: Wendbaarheid maakt of kraakt een bedrijf

"De trends en ontwikkelingen die we bij onze klanten zien hebben veel te maken met COVID19. We zien dat de digitale transformatie in de afgelopen veertien, vijftien maanden enorm is versneld. Waar bedrijven namelijk behoefte aan hebben en waar de digitale transformatie aan bijdraagt, is wendbaarheid. Dat heb je nodig in tijden van onzekerheid, als je niet weet hoe de wereld er morgen uitziet", zegt Henry Barenholz, countrymanager Workday in een gesprek met Dutch IT-channel en Executive People.

Het welzijn van medewerkers staat bovenaan
‘We zien dat organisaties uitgerust willen zijn om in te kunnen spelen op elke nieuwe beweging. Dat kan dus COVID19 zijn, maar straks kan het weer totaal iets anders zijn. Als je dan kijkt naar de specifieke gebieden van HR, dan zie je dat het welzijn van medewerkers de belangrijkste focus is geworden. De vraag ‘hoe zorgen we ervoor dat onze medewerkers happy en tevreden zijn’ is nu heel relevant’, aldus Barenholz.

‘Ik snap het dat welzijn het meest actuele thema is, want ik werk zelf ook al meer dan een jaar thuis en dat zie ik soms liever anders. Bij bedrijven wordt nu nagedacht hoe ze hybride modellen kunnen introduceren, zoals drie dagen thuis, twee op kantoor. Bij Workday werkten we al veel vanuit huis, maar voor andere organisaties is dat een volledig nieuwe realiteit.’

Plannen, acteren en analyseren
‘Een ander thema dat speelt bij organisaties is het her-trainen van mensen. Je ziet dat veel mensen uit de horeca logischerwijs een ander type baan zoeken. En nu de horeca langzamerhand weer opengaat, vinden restaurants het lastig om personeel te vinden. Dus hoe speel je in op zo’n continu veranderende wereld? Plannen, acteren en analyseren spelen daarbij een belangrijke rol.’

Ook bij andere bedrijven is interne mobiliteit een thema. Bij Patagonia, wereldwijd bekend vanwege haar outdoor-artikelen, draagt machine learning bijvoorbeeld bij aan het creëren van doorgroeimogelijkheden voor de medewerkers. Door het inventariseren van competenties kan Patagonia op basis van die data loopbaanmogelijkheden creëren die bijdragen aan motivatie en welzijn van de werknemers.

Wendbaarder worden, beter zorgen voor medewerkers, ze betrokken houden: het zijn thema’s die volgens Barenholz mede opgelost kunnen worden met de inzet van data en machine learning. Bijvoorbeeld: als je als bedrijf wendbaar wilt zijn, dan moet je continu inzicht hebben in hoe het financieel met het bedrijf gaat. ‘Traditioneel worden de cijfers eens per periode opgemaakt, hetzij een jaar, halfjaar of kwartaal. Dat werkt niet langer in de huidige situatie.’

Statisch plannen vs continu plannen
‘Om flexibeler te worden als bedrijf moet je beter kunnen budgetteren en plannen. Daarvoor heb je weer continu inzicht in je financiële gegevens nodig. Je moet bijvoorbeeld weten wat het kost om mensen aan te nemen of om te scholen. Dat kost geld en heeft direct impact op je planning en budgettering. Plus: dat moet gebeuren op basis van correcte en uniforme data. One single version of the truth.’

‘Traditioneel kost het een bedrijf drie, vier weken om alle financiële data te consolideren. Nu heb je binnen korte tijd alle correcte data binnen. Vervolgens gebruik je data om te plannen. Met andere woorden: je creëert modellen met een what/if-scenario. Wat als we minder gaan verkopen, wat voor consequenties heeft dat? Als we mensen aannemen, dan ziet het plaatje er zo uit. Je gaat dan van statisch plannen naar continu plannen.’

‘Een klant van ons, AON, bespaart zo’n 25% aan tijd op hun financiële afsluiting met Workday finance. En afgelopen jaar hebben ze zelfs een volledig virtuele afsluiting gedaan van het eerste kwartaal.’

Aanbevelingen om door te groeien
Wendbare bedrijven zorgen dat ze genoeg groeikansen realiseren voor hun medewerkers, vertelt Barenholz. ‘Wij doen dat zelf natuurlijk ook. Je krijgt twee keer per jaar een vragenlijst over je vaardigheden, ambities en wensen. Je manager vult ook zo’n vragenlijst over je in en samen vormen ze de basis voor jouw profiel. Door middel van machine learning worden dan aanbevelingen gedaan.’

‘Aanbevelingen zijn op het niveau van: jij wilt over twee jaar in het buitenland gaan werken, dan moet je je Engels verbeteren. Of je wilt leren presenteren en moet dus aan je presentatievaardigheden werken. Of als je over twee jaar manager wilt zijn, dan stelt Workday opleidingen en cursussen voor. Maar het kan ook zijn dat beschikbare functies worden voorgesteld zodat je kan doorgroeien naar je volgende baan.’

Geen silo’s meer voor finance en HR
Als bedrijven écht wendbaar willen zijn, dan moeten ze wel één fundamentele wijziging doorvoeren, aldus Barenholz. ‘Finance en HR werken misschien niet meer in silo’s, maar toch zie je dat HR en finance elk een eigen systeem hebben. Voor budgettering en planning is weer een derde systeem ingekocht. Wil je voorkomen dat je veel geld uitgeeft aan koppelingen? Dan kies je voor één enterprise management back-office platform.’

Overigens zijn echt niet alle klanten van Workday begonnen met het hele platform, maar dat is wel de trend: ‘We zagen dat de meeste klanten begonnen met Workday HR. Nu zien we die klanten ook gebruik gaan maken van Workday voor finance, budgettering en planning. Bovendien zien we het laatste jaar meer en meer klanten direct starten met het gehele platform.’ Is het wel handig om in zo’n turbulente tijd over te stappen? ‘Een klant van Workday, Van Leeuwen Buizen, vond het geen probleem: begin vorig jaar stapten ze over en zestien weken later waren ze live.’

Auteur: Anne van den Berg