Hou de onkostenpost ‘diversen’ onder controle!

Het is alweer ruim een jaar geleden dat werknemers hun bureau en het kantoor verlieten en we massaal zijn gaan thuiswerken. Maar deze verandering in de manier van werken bracht ook veranderingen met zich mee in de uitgaven van medewerkers.

Volgens het rapport ‘Thuiswerken en de coronacrisis’ van het Kennisinstituut voor Mobiliteitsbeleid werkte voor de coronacrisis ongeveer 1 op de 3 werkenden wel eens thuis. Op het hoogtepunt van de crisis (begin april 2020) was plotsklaps ongeveer 40% van de werkenden vrijwel volledig thuis aan de slag. Daarvoor hadden ze computerapparatuur en andere zaken nodig. De aankopen om efficiënt thuis te werken werden (en worden) vaak geboekt onder de post ‘diversen’ of ‘telecom’. Dit zorgde voor nieuwe financiële risico’s omdat het daarmee voor managers en financiële teams moeilijker werd om te identificeren wat voor soort aankopen er werden gedaan en of deze ze al dan niet aan het geldende bedrijfsbeleid voldeden.

Nu bedrijven en medewerkers zich voorbereiden om (deels) terug te keren naar kantoor, heerst er een gevoel van optimisme. In een onderzoek dat in opdracht van SAP Concur is gehouden door BrandConnect, was driekwart van de leidinggevenden wereldwijd optimistisch over de financiële vooruitzichten van hun organisatie voor de komende twaalf maanden. De focus ligt nu op groei en die executives zien dat ze daarbij volledig inzicht moeten hebben in de uitgaven van de organisatie. Dit inzicht is essentieel om de kosten goed onder controle te kunnen houden. Om meer inzicht te krijgen moeten bedrijven hun bestaande onkostenbeleid goed bekijken en bepalen wat daarin aangepast moet worden. Daarmee voorkomen ze dat dat de enorme post ‘Diverse uitgaven’ het inzicht in de uitgaven vertroebelt, zoals aan het begin van de pandemie.

Het is te verwachten dat een combinatie van thuiswerken en werken op kantoor voor veel bedrijven de nieuwe norm zal worden. Volgens onderzoek van TNO wil bijna een kwart van de thuiswerkers ook na corona grotendeels thuis blijven werken. Global Workplace Analytics schat dat tegen het einde van 2021 een kwart tot 30 procent van de wereldwijde beroepsbevolking meerdere dagen per week zal thuiswerken. Daarom kunnen bedrijven niet zomaar teruggaan naar het onkostenbeleid van vóór corona. Maar ze kunnen ook niet zomaar verder gaan met het onkostenbeleid dat ze wellicht hebben ingevoerd op het hoogtepunt van de crisis, toen een meerderheid van de medewerkers vanuit huis werkte.

Hier zijn enkele stappen voor bedrijven om goed voorbereid te zijn op hernieuwde groei na de pandemie:

• Bepaal wat het ‘nieuwe normaal ’wordt: bedrijven moeten bepalen hoe het werk eruit zal zien in de loop van 2021 en daarna. Moeten alle medewerkers terugkeren naar kantoor? Wordt thuiswerken de standaard? Of omarmt het bedrijf een hybride model? Het onkostenbeleid moet aansluiten op het model dat het bedrijf kiest. In een hybride werkmodel moeten financieel managers bijvoorbeeld bepalen welke extra kosten werknemers mogen maken om zowel thuis als op kantoor efficiënt te kunnen werken. En als dat nog niet is gebeurd, moeten er nieuwe onkostencategorieën aangemaakt worden voor de uitgaven voor het thuiskantoor. Dat zorgt voor meer inzicht en transparantie, in plaats van toe te staan dat de post ‘Diverse onkosten’ een soort vergaarbak wordt voor allerlei nieuwe soorten onkosten.
• Optimaliseer de IT voor toegang vanaf iedere locatie: met cloud oplossingen hebben medewerkers altijd en overal toegang tot toepassingen en gegevens, ongeacht waar ze werken of welk werkmodel het bedrijf kiest. Medewerkers kunnen hun onkostendeclaraties indienen via hun mobiele telefoon en managers kunnen deze onkosten goedkeuren, ongeacht waar ze zich bevinden. Gestroomlijnde workflows en toegang tot real-time gegevens en toepassingen zorgen voor hogere efficiëntie, productiviteit en nauwkeurigheid. Dit alles draagt bij aan het realiseren van de bedrijfsresultaten en groeidoelstellingen.
• Verhoog de efficiëntie van audits: naarmate er nieuwe soorten uitgaven ontstaan en bedrijven blijven groeien, kan de inzet van kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning (ML) -technologie allerlei handmatige processen vervangen. AI/ML-technologie kan er bijvoorbeeld voor zorgen dat items op onkostendeclaraties correct worden beoordeeld en ingedeeld. Daarmee krijgt het financiële team de ruimte om zich te concentreren op meer urgente zaken. Tegelijkertijd kunnen bedrijven er zo voor zorgen dat de compliance binnen de hele organisatie wordt verhoogd.

De overgang van het kantoor naar thuiswerken was voor veel medewerkers en bedrijven een flinke verandering. Bij de start van de coronacrisis is waarschijnlijk niet altijd goed gekeken welke processen aangepast moesten worden om de kosten onder controle te houden. Nu, met het vooruitzicht op meer veranderingen, hebben bedrijven de mogelijkheid om van tevoren goed te plannen. Daarvoor zouden ze alvast het juiste beleid moeten opstellen en technologie implementeren die helpt om efficiënt te werk te gaan en kosten beter inzichtelijk te maken.

Door: Pino Spadaro (foto), Head of SAP Concur Benelux