OPEN.suite helpt Omgevingsdienst Haaglanden op weg

22-06-2021 | door: Redactie

OPEN.suite helpt Omgevingsdienst Haaglanden op weg

Omgevingsdienst Haaglanden (ODH) heeft samen met OPEN.satisfaction in een periode van zes maanden de eerste fase van een compleet nieuw document- en recordsmanagement systeem geïmplementeerd om hun informatie uit het primaire VTH proces duurzaam toegankelijk te bewaren.

ODH heeft in het verleden met SharePoint gewerkt en moest worden vervangen door een toekomst vaste oplossing. Na een evaluatie heeft ODH gekozen voor de OPEN.suite van OPEN.satisfaction. Een kant- en klaar DMS/RMA oplossing gebaseerd op Alfresco. Met de inzet van de OPEN.suite heeft ODH een compleet standaard DMS/RMA in huis waarmee alle informatiekanalen zoals post, email en digitale aanvragen (OLO) digitaal worden opgeslagen. Daarmee voldoet ODH aan de archiefwet en is men geheel voorbereid om de komst van het Digitaal Stelsel Omgevingwet (DSO). Tijdens de eerste fase is het systeem voor vergunning, toezicht en handhaving (VTH) gekoppeld aan de OPEN.suite . Er zijn miljoenen documenten uit de vorige omgeving gemigreerd naar de OPEN.suite. Het oude systeem wordt op termijn uitgefaseerd.

“ODH was op zoek naar een standaard pakket zonder maatwerk voor het verder moderniseren van haar informatie huishouding. Doordat we bij de standaard functionaliteit van de OPEN.suite zijn gebleven konden we snel schakelen en dat heeft mede bijgedragen aan het succes van de implementatie.”, aldus Silvion Moesan, Chief Product Officer van de Open.nl Software Group, waar OPEN.satisfaction een onderdeel van is.

Erwin Meijer, teamleider Informatievoorziening: “Met OPEN.satisfaction hebben we een wendbare partij in huis gehaald die echt verstand heeft van document management en archivering. Daarbij hebben ze een standaard product wat ons hielp om snel keuzes te maken ten aanzien van de inrichting. In minder dan een half jaar voldoen we aan de archiefwet en passen we TMLO toe. ODH legt met de OPEN.suite een mooie basis voor de toekomst in het kader van grip op informatie”.

Na de zomer start fase 2 en dan gaan ook de secundaire processen als beleid, werkinstructies en facilitair over naar de OPEN.suite.

Terug naar nieuws overzicht