SoftwareONE helpt bij het kiezen van de juiste functionaliteiten

Begeleiding van software-implementaties was Lisa Smak, Global Service Delivery Lead Adoption & Change Management bij SoftwareONE, op het lijf geschreven. Geen wonder dat zij opmerkte dat dezelfde behoefte bestaat bij organisaties die Microsoft 365 licenties hebben aangeschaft. “We kennen al jaren mail, Word & Excel, maar daar zijn veel meer mogelijkheden bijgekomen. Met de aanschaf van Microsoft 365 is het belangrijk om deze voordelen te kennen. Alleen zo maak je optimaal gebruik van de mogelijkheden die het platform te bieden heeft.”

Vanaf 2014 werkte Smak bij COMPAREX Nederland. Toen in 2019 het Zwitserse SoftwareONE via een transformatieve overname COMPAREX inlijfde, ging zij mee over. Zij vertelt: “De twee bedrijven deden eigenlijk hetzelfde: het leveren van software- en cloud technologie-oplossingen en diensten aan klanten over de gehele wereld. Wij helpen klanten toegevoegde waarde te halen uit hun IT-omgeving en begeleiden ze bij hun digitale transformatie. Dit doen we door bedrijfsprocessen zo in te richten dat het gebruik van passende software optimale prestaties levert.”

“Daarnaast gaat het om Adoptie & Change Management (ACM), zorgen dat de mensen die met de software werken, weten hoe zij het meeste uit de technologie kunnen halen voor het vereenvoudigen van verschillende werkzaamheden”, vervolgt zij. Toen Microsoft Office 365 introduceerde (later omgedoopt tot Microsoft 365) zag Smak de behoefte ontstaan om de toepassing zo efficiënt mogelijk te gebruiken. “Er ontstond een nieuwe, digitale werkplek, maar er was nauwelijks ervaring bij organisaties om ermee te werken.”

Passende oplossing
Een begeleidingstraject begint met een kennismaking met de bedrijfscultuur. “Samen met de IT-afdeling van de klant bespreken we welke doelen gehaald moeten worden en bijvoorbeeld welke knelpunten men ervaart. Daarna bespreekt de IT-dienstverlener met vertegenwoordigers van andere afdelingen wat de wensen zijn. Uiteindelijk gaat het erom dat wij een werkwijze vinden die bij de desbetreffende klant past. Vaak zegt een klant dan dat ze meer maatwerk nodig hebben; tenslotte is werkcultuur niet standaard”, aldus Smak.

Maatwerk is natuurlijk niet mogelijk bij een clouddienst als Microsoft 365, maar er zijn wel talloze extra opties beschikbaar. Met de juiste implementatie beschik je dus eigenlijk over een maatwerkoplossing. Zo illustreert Smak: “Als consultant krijg ik veel mee van de vraagstukken die leven bij de gebruikers. Het is dan gaaf om de juiste kennis te koppelen en de vraag direct om te zetten in een werkende oplossing waar medewerkers mee aan de slag kunnen. Door verandering te omarmen zien we dat dit zich als een olievlek uitspreidt binnen de organisatie.”

Om aan de vraag naar passende oplossingen te voldoen is binnen SoftwareONE een nieuwe afdeling opgezet. Een team van specialisten die weten hoe je dit als organisatie bereikt.

Kers op de taart
Met Microsoft 365 kun je een digitale werkplek inrichten die overeenkomt met de bedrijfscultuur van een organisatie. “Wij doen dat op een manier die de hele bedrijfsvoering verbetert. Dat is de kers op de taart.”

Zo geeft een aanzienlijk percentage medewerkers aan dat wanneer de technologie niet aan de behoefte voldoet men eerder geneigd is een andere baan te zoeken. Het gaat allemaal om de mens en de gebruikerservaring, weet Smak. “Medewerkers laten ons zien welke werkzaamheden gedaan moeten worden en hoe zij dit momenteel aanpakken. Met onze inspiratiesessies laten we de mogelijkheden binnen Microsoft 365 zien waar zij zelf vaak nog geen weet van hebben terwijl deze juist enorm handig kunnen zijn. Hierbij ligt de nadruk op IT-beveiliging en hoge beschikbaarheid van software en data. Om dit proces te ondersteunen werken we met ambassadeurs bij onze klanten, zij zijn de ogen en oren van de organisatie voor SoftwareONE. “Mensen willen die rol graag op zich nemen. Zij vinden het prettig om te kunnen meebeslissen”, is Smaks ervaring. “Elke twee weken vertellen zij ons wat zij willen dat Microsoft 365 voor hen doet. Zij vertalen de wensen van de organisatie; wij zorgen dat het technisch mogelijk is. Het behaalde succes versterkt het gevoel vanuit beide organisaties om als één team samen te werken aan een prettige en doeltreffende werkomgeving.”

Een succesvolle adoptie
Een succesvolle adoptie zorgt voor meer productiviteit bij medewerkers. “Wij meten daarom voortdurend de voortgang van een project. In het PyraCloud dashboard (SoftwareONE’s slimme en gecentraliseerde software en cloud platform) wordt de adoptiegraad zichtbaar en zie je hoe medewerkers Microsoft 365 gebruiken. Vooral in het begin van de pandemie zijn veel organisaties overgestapt op Microsoft 365, waarin de nadruk lag op Skype en Teams. Het ging er toen vooral om het noodgedwongen thuiswerken te faciliteren. Hetzelfde doen, maar dan een beetje anders.”

Met jarenlange ervaring rondom de specialisatie ‘Adoptie & Change Management’ heeft SoftwareONE een goed beeld over de vraagstukken vanuit de markt en is het bedrijf continu bezig om zijn dienstverlening hierop aan te passen en bij te sturen waar nodig. Smak vervolgt “Nu organisaties gewend zijn aan Teams en de rijkdom van Microsoft 365 ervaren, merken ze dat je dingen ook anders kunt doen. Met onze hulp zorgen we dat iedere organisatie en elke gebruiker nóg digivaardiger kan worden in een geëvolueerde wereld.”

Zij heeft nog wel een tip: zorg ervoor dat vanuit de hele organisatie feedback en eventuele zorgen worden opgehaald. Neem de beantwoording zeer serieus en zorg voor goede communicatie; tevreden gebruikers zijn zeer belangrijk voor een succesvolle verandering & adoptie.

Auteur: Teus Molenaar en Witold Kepinski