Workday: CIO moet samenwerken om voordelen native cloud echt te benutten

CIO’s wisten vóór de coronacrisis al wat ze konden betekenen voor hun organisatie. Belemmeringen buiten de IT vormden vaak een beperkende factor, stelt Henry Barenholz, country manager van enterprise management cloud-aanbieder Workday. Zoals beschikbare budgetten, of uiteenlopende wensen van diverse afdelingen. “De CHRO wil x, de CFO of financiële administratie wil y en de VP sales wil wéér iets anders. Dan ging de CIO kijken hoe de IT aan al die behoeften kon voldoen. Maar echte samenwerking tussen CIO, CFO, CHRO om met IT-businessbehoeften goed in te vullen, is nodig. Dat zien steeds meer organisaties, evenals de noodzaak om snel veranderende business-behoeften met native cloud-oplossingen te ondersteunen.”

De technologie was er al om die uiteenlopende behoeften te ondersteunen. In de afgelopen 18 maanden van de coronapandemie was het niet meer de vraag óf het kon, maar hoe het zo snel mogelijk kon. Barenholz: “Zo waren er sectoren waarin thuiswerken al normaal was maar ook waar dit een no go area was. Uiteindelijk vond die versnelling tijdens de pandemie vrijwel overal plaats. Na de pandemie is de verwachting dat een hybride manier van werken blijft bestaan. ”

De groeiende accelaratiekloof
De kloof tussen het tempo van veranderingen en het vermogen van een organisatie om dit bij te houden is een strategisch probleem met pijnlijke symptomen. Barenholz verwijst naar een recent rapport van KPMG waarin 63 procent van de CIO’s aangaf dat processen en uitvoering te traag verlopen. 80 procent van de organisaties stelt dat het te lang duurt om beslissingen te nemen. 74 procent is niet klaar voor wat er gaat komen en 75 procent zegt vast te zitten in operationele silo’s.

“Om deze acceleratiekloof te dichten, moeten organisaties loskomen van oude ERP-systemen, die achteruit kijken met gefragmenteerde gegevens en niet makkelijk aanpasbare processen. Een innovatieve native cloud oplossing voor Enterprise Management biedt het fundament om samen te werken, ongeacht apparaat, plaats of tijd, en vervolgens continu te plannen, uit te voeren en in realtime te analyseren, en is daarnaast eenvoudig aanpasbaar. Die technologie - zoals van Workday met haar enterprise management cloud – brengt nieuwe mogelijkheden voor de CHRO, de CFO, de CIO en de COO.”

Voorheen werkten zij en hun teams vaak in aparte silo’s met aparte systemen”, stelt Barenholz. “Maar voor een betere ondersteuning van mensen en financiële processen moeten zij echt samenwerken. Je kunt niet langer een jaar of drie tot vijf bezig zijn met de uitrol van een nieuwe deeloplossing, die verouderd is als hij eindelijk wordt uitgerold. Je was dan vaak twee CIO’s verder, want die overleefden alle problemen van die uitrol niet.”
Het besef begint door te dringen bij bovengenoemde CxO’s dat zij een flexibele, schaalbare oplossing nodig hebben die alle onderdelen in zich herbergt. Dat is belangrijk omdat bijvoorbeeld op financieel gebied een- of tweemaal per jaar een planning maken voor budgetten niet meer afdoende is. Daarvoor veranderen business en klantbehoeften te snel.

Continuous planning
“Veranderingen vinden nu soms dagelijks plaats”, merkt Barenholz. “Denk aan de catawiki’s van deze wereld (online veilinghuizen, red.). Zij waren vanwege het continue veilingkarakter van hun platforms al langer bezig met continuous planning, waarbij voortdurend bijgestuurd kan worden om kleine of grotere veranderingen mee te nemen. Dat geldt niet voor alle sectoren en in gelijke mate, maar wel steeds meer.

In de enterprise management cloud komen volgens Barenholz alle zaken samen die nodig zijn om met die continue veranderingen om te gaan: HR, financiën, uitgavenbeheer, planning, analyse: in één cloudomgeving en op basis van één technologie. “Om daar goed gebruik van te maken, zal je echter ook processen moeten veranderen, de manieren waarop je vroeger werkte. Als je alles op de oude manier wil blijven doen in je processen en alleen je oude systemen wil overzetten naar de cloud, dan zal je de voordelen van die cloud nooit optimaal kunnen gebruiken.”

Business imperatives
Barenholz somt zeven punten op – business imperatives – die op organisatieniveau moeten worden aangepakt om interne en externe veranderingen snel en flexibel met technologie te faciliteren. De CIO speelt hierin een cruciale rol.

• Continue herijking. Organisaties hebben snellere ondersteuning nodig voor het continu aanpassen van hun (financiële) planning: een voortdurende cyclus van plannen, executie, analyseren. Die cycli zijn nodig om veel sneller de juiste beslissing te kunnen nemen op basis van realtime data.
• Mensen zijn veel meer bezig met werken in het hier en nu. Dus stop met het onderhouden van afzonderlijke silo’s voor processen zoals HR en finance. Als je morgen een nieuw kantoor wil openen, dan moet ook daar direct alles ‘aan staan’ en niet over drie maanden. Dat kan alleen via de cloud als dsitributiemodel voor een IT-infrastructuur.
• Beperk onzekerheden (zoals kosten die gepaard gaan met de opening van een nieuw kantoor). Dat kun je als CIO alleen doen – ook richting CFO, CHRO, COO - als je een volledig overzicht hebt met één platform.
• Bundel financiële, personele en operationele gegevens. Hou ze open en verbonden via één architectuur, één systeem en één security-laag. Zo is Workday zeker niet de goedkoopste aanbieder van enterprise management. Maar is die investering eenmaal gedaan, dan heb je ook alle voordelen van één flexibele en schaalbare infrastructuur. Dat biedt zekerheid.
• Geef vorm aan de toekomst. Stel (fusion) teams in staat om meerdere scenario’s te ontwikkelen en uit te voeren. Daarvoor heb je bruikbare inzichten en voorspellende begeleiding nodig: continue en adaptive planning. Hou in je planning voor financiën of je workforce voortdurend rekening met verwachte veranderingen (zoals seizoensinvloeden) en onverwachte veranderingen (zoals de huidige personeelskrapte).
• Verbeteren van menselijke prestaties. Zorg voor omstandigheden waarin werknemers optimaal presteren, ook onder hoge druk en disruptieve omstandigheden zoals de coronapandemie. Bijvoorbeeld door ze de tools te bieden om op gebieden zoals HR snel en eenvoudig te kunnen werken vanaf elke locatie. Ook dat is een taak voor de CIO: het kiezen van een product waarmee mensen graag willen werken, dat op alle devices eenvoudig te gebruiken is.
• Maak een tastbare, meetbare impact. Dit is vooral voor de CIO bedoeld, maar ook voor de hele bestuurskamer. Het is nodig om in deze digitale transformatie snel nieuwe mijlpalen te realiseren. Die kunnen groot of klein zijn, zolang je maar snel het bewijs hebt dat iets werkt – of juist niet – zodat je snel verder kunt met het uitrollen van interne en externe business-doelen.

Native cloud
Barenholz benadrukt dat hij met cloud vooral ‘native cloud’ bedoelt. “Vertalen van oude technologie die oude processen ondersteunt naar de cloud, werkt de eerdergenoemde acceleratiekloof in de hand: het gevaar voor bedrijven dat zij bij verdere groei steeds meer achter de feiten aanlopen, waardoor die groei onder druk komt te staan. De kloof tussen oude processen en technologie en nieuwe business-behoeften wordt steeds groter.”

CIO’s zien dat volgens Barenholz in grote getalen gebeuren. Niet elke CIO kan hier makkelijk in mee groeien, heeft de risicobereidheid, het inzicht in wat het gaat kosten als je de proces- en technologische veranderingen niet doorvoert om de accelaratiekloof te overbruggen. Terwijl zij voor de lange-termijn visie eerst in staat moeten zijn om op korte termijn te bepalen wat voor veranderingen hiervoor nodig zijn. En niet alleen, maar echt samen met hun CxO-collega’s.

“Als je voor je enterprise management-oplossingen zoals ERP, HR en finance wil overstappen naar een cloud-oplossing, dan heb je een native cloud-oplossing nodig zoals wij – en ook anderen - die bieden, om maximaal gebruik te maken van cloud-voordelen zoals schaalbaarheid, flexibiliteit en realtime inzicht.”

Ontwikkeling inzicht
Barenholz stelt verrast te zijn door de positieve manier waarop dit inzicht zich de afgelopen anderhalf jaar heeft ontwikkeld en hoe CxO’s hun veranderende rol en functies invullen. “Ik ken traditionele organisaties die vastzaten in een traditionele manier van werken, wellicht bang waren voor verandering. Daarin meegaan vergt andere capaciteiten en kennis van de CIO, CFO of CHRO. Bij klanten zagen wij de afgelopen tijd die verandering al versnellen. Dat betekent niet dat iedereen er al is. Maar wel dat het besef er is dat men de business aan moet passen aan een snel veranderende maatschappij en bedrijfsleven. En dat besef moet er zijn, wil je die verandering voor jezelf en je organisatie echt in kunnen gaan.”

Auteur: Martijn Kregting