Werkzaak Rivierenland digitaliseert informatiebeheer

Werkzaak Rivierenland, een samenwerkingsorganisatie van tien Gelderse gemeenten in het kader van de Participatiewet, heeft zijn informatiebeheer gedigitaliseerd met behulp van het Corsa Document Management Systeem (DMS) van BCT Software, actief in Enterprise Information Management.

Met de implementatie van Corsa moet de administratie en archivering van documenten van Werkzaak Rivierenland gemakkelijker en gebruiksvriendelijker worden. Het documentenarchief is ook vergaand gedigitaliseerd, wat volgens Werkzaak Rivierenland resulteert in een betere naleving van de archiefwet voor de gehele samenwerkingsorganisatie.

Volledig digitaal werken

Werkzaak Rivierenland begeleidt mensen met een achterstand op de arbeidsmarkt bij het vinden van werk middels opleidingen of interne werkplaatsen. Bij de oprichting van het samenwerkingsverband moest de hele organisatie opgetuigd worden, waarbij het de bedoeling was dat de 400 medewerkers volledig digitaal met Corsa gingen werken en zaakgericht zouden archiveren.

Dit ging echter stroef omdat elke ambtenaar een eigen werkwijze gecreëerd had en er weinig scholing over het gebruik en de werking van het nieuwe systeem was. Documenten werden als vanouds op verschillende plekken in de organisatie opgeslagen. dat was ongunstig in het licht van de archiefwet, waarin aan gemeentelijke organisaties eisen worden gesteld aan het vernietigen en bewaren van documenten.

Verbetertraject ingezet

Een verbetertraject met MyCorsa Nxt in combinatie met beheerapplicatie i-Navigator (een veelvoorkomende oplossing bij gemeenten) werd ingezet, gericht op drie pijlers: opleiding, een koppeling tussen werk- en informatieprocessen en verregaande digitalisering.

Externe trainers hebben het personeel van Werkzaak Rivierenland geschoold in hun Corsakennis en -vaardigheden. Door het startscherm van de applicatie te vereenvoudigen, is het gebruiksgemak van de applicatie verbeterd en sluiten werk- en informatieprocessen beter op elkaar aan. En omdat alle digitale documenten nu automatisch gearchiveerd worden in het DMS, kunnen ambtenaren zich voornamelijk met de inhoud van de stukken bezighouden.