Middelgrote Nederlandse bedrijven (250 medewerkers) verliezen tot 15.390 euro per jaar ten gevolge van fraude bij het indienen van onkostendeclaraties door medewerkers. Slechts een op de drie Nederlandse werknemers vindt fraude onacceptabel en zou dit nooit doen.
Dit blijkt uit het rapport ‘The Hidden Cost of Expense Fraud and Non-Compliance’ van SAP Concur. Het rapport gaat dieper in op het thema ‘onkostenfraude’ en hoe medewerkers daarover denken, hoe bedrijven dit probleem aanpakken en welke digitale tools daarbij kunnen helpen.
Het ophogen van ingediende onkosten gebeurt in veel verschillende vormen: van het opzettelijk vervalsen van kwitanties tot het claimen van ‘een beetje extra’, bijvoorbeeld om een lange zakenreis in het weekend te compenseren. Uit het onderzoek blijkt dat Nederlandse werknemers het indienen van frauduleuze onkostendeclaraties tot een bedrag van €114 acceptabel vinden.
Hoewel de meeste onjuiste onkostenclaims niet opzettelijk worden ingediend, is het belangrijk om te kijken welke factoren de kans op opzettelijke onkostenfraude vergroten. Uit het onderzoek blijkt dat dit vaak te maken heeft met het bewustzijn en de (on)tevredenheid van werknemers:
Pino Spadaro, Head of SAP Concur Benelux: “Dit onderzoek laat duidelijk zien dat onkostenfraude vaak voorkomt en dat het meestal om kleine bedragen gaat. Daardoor zien werknemers dit niet eens als een probleem. Sommige medewerkers – van juniors tot leidinggevenden – vinden het niet alleen oké om frauduleuze onkostendeclaraties in te dienen, ze vinden dat ook nog eens volkomen terecht. Maar voor organisaties kan dit echt een probleem zijn - en dat gaat verder dan gederfde winst. Travel en finance teams zijn vaak vele uren kwijt aan het controleren en uitzoeken van onkostendeclaraties. Daarbij is er ook nog het risico van non-compliance, wat mogelijk vervelende gevolgen kan hebben. Tools, zoals ons nieuwe Concur Detect by Oversight, die gebruikmaken van kunstmatige intelligentie (AI), helpen daarbij. AI kan een aantal arbeidsintensieve taken automatiseren, kan patronen en afwijkingen daarvan identificeren en helpt om beslissingen te nemen op basis van data. Dit maakt tijd vrij, zodat organisaties zich kunnen focussen op het goed informeren van medewerkers over het Travel & Expense-beleid en over de risico’s van non-compliance, en om het beleid aan te passen waar nodig.”
Nu bedrijven naar de toekomst kijken, beginnen zakelijke en financiële leiders in te zien hoe oplossingen op basis van AI helpen om fraude en niet-conforme uitgaven beter aan te pakken:
Het rapport ‘The Hidden Cost of Expense Fraud and Non-Compliance’ is hier beschikbaar.