Middelgrote bedrijven verliezen jaarlijks duizenden euro's door onkostenfraude

Middelgrote Nederlandse bedrijven (250 medewerkers) verliezen tot 15.390 euro per jaar ten gevolge van fraude bij het indienen van onkostendeclaraties door medewerkers. Slechts een op de drie Nederlandse werknemers vindt fraude onacceptabel en zou dit nooit doen.

Dit blijkt uit het rapport ‘The Hidden Cost of Expense Fraud and Non-Compliance’ van SAP Concur. Het rapport gaat dieper in op het thema ‘onkostenfraude’ en hoe medewerkers daarover denken, hoe bedrijven dit probleem aanpakken en welke digitale tools daarbij kunnen helpen.

Ophogen van ingediende onkosten

Het ophogen van ingediende onkosten gebeurt in veel verschillende vormen: van het opzettelijk vervalsen van kwitanties tot het claimen van ‘een beetje extra’, bijvoorbeeld om een lange zakenreis in het weekend te compenseren. Uit het onderzoek blijkt dat Nederlandse werknemers het indienen van frauduleuze onkostendeclaraties tot een bedrag van €114 acceptabel vinden.

Hoewel de meeste onjuiste onkostenclaims niet opzettelijk worden ingediend, is het belangrijk om te kijken welke factoren de kans op opzettelijke onkostenfraude vergroten. Uit het onderzoek blijkt dat dit vaak te maken heeft met het bewustzijn en de (on)tevredenheid van werknemers:

• Er is een gebrek aan inzicht in frauduleuze activiteiten en de gevolgen daarvan voor werknemers en het bedrijf. Het onderzoek wijst uit dat 37 procent van de Nederlandse werknemers wel eens kilometervergoedingen naar boven heeft afgerond, terwijl nog eens 18 procent dit zou overwegen. Bovendien heeft 30 procent wel eens een privérekening van een restaurant ingediend, terwijl nog eens 13 procent dit zou overwegen.
• Zorgwekkend is dat ruim de helft (54%) van de Nederlandse werknemers het volkomen acceptabel vindt om op jaarbasis te hoge onkosten in te dienen of om het bedrijfsbeleid rond onkosten te negeren. Als al deze mensen dit ook daadwerkelijk zouden doen, zou een bedrijf met 250 werknemers op een jaarlijks verlies van bijna €15.390 kunnen rekenen.
• Veel werknemers noemen een gevoel van rechtvaardigheid als reden voor hun tolerante houding ten opzichte van fraude: of dat nu is om wat extra compensatie te krijgen voor overwerk waarvoor ze niet betaald krijgen (20%), voor privégeld dat ze aan thuiswerken uitgeven (18%), of voor privétijd die ze hebben besteed aan zakenreizen (18%).

Kunstmatige intelligentie

Pino Spadaro, Head of SAP Concur Benelux: “Dit onderzoek laat duidelijk zien dat onkostenfraude vaak voorkomt en dat het meestal om kleine bedragen gaat. Daardoor zien werknemers dit niet eens als een probleem. Sommige medewerkers – van juniors tot leidinggevenden – vinden het niet alleen oké om frauduleuze onkostendeclaraties in te dienen, ze vinden dat ook nog eens volkomen terecht. Maar voor organisaties kan dit echt een probleem zijn - en dat gaat verder dan gederfde winst. Travel en finance teams zijn vaak vele uren kwijt aan het controleren en uitzoeken van onkostendeclaraties. Daarbij is er ook nog het risico van non-compliance, wat mogelijk vervelende gevolgen kan hebben. Tools, zoals ons nieuwe Concur Detect by Oversight, die gebruikmaken van kunstmatige intelligentie (AI), helpen daarbij. AI kan een aantal arbeidsintensieve taken automatiseren, kan patronen en afwijkingen daarvan identificeren en helpt om beslissingen te nemen op basis van data. Dit maakt tijd vrij, zodat organisaties zich kunnen focussen op het goed informeren van medewerkers over het Travel & Expense-beleid en over de risico’s van non-compliance, en om het beleid aan te passen waar nodig.”

Nu bedrijven naar de toekomst kijken, beginnen zakelijke en financiële leiders in te zien hoe oplossingen op basis van AI helpen om fraude en niet-conforme uitgaven beter aan te pakken:

• Bijna de helft van de Nederlandse beslissers op het gebied van travel en finance (42%) is van mening dat tools voor kunstmatige intelligentie kunnen helpen bij het opsporen van fraude. Dit is wel lager dan het Europese gemiddelde van 54 procent.
• Ruim een derde van deze beslissers (36%) is van mening dat AI-tools hun complianceprocessen kunnen vereenvoudigen. Dit is aanzienlijk lager dan het Europese gemiddelde van 54 procent.
• Maar, de inzet van AI brengt ook zorgen met zich mee over onbedoelde gevolgen voor werknemers. Bijna de helft (43%) van de Nederlandse beslissers maakt zich zorgen dat werknemers bezwaar kunnen maken tegen het gebruik van AI-tools in complianceprocessen, terwijl 40 procent bang is dat AI hun baan overbodig zal maken.

Het rapport ‘The Hidden Cost of Expense Fraud and Non-Compliance’ is hier beschikbaar.