De vijf meest voorkomende vormen van medewerkersfraude en wat u daaraan kan doen
Hoe je het ook wendt of keert, we kunnen niet anders dan merken dat hybride werkvormen de nieuwe norm zijn geworden in 2021. Nederlandse organisaties lijken deze transitie goed te hebben doorstaan en hebben van deze combinatie van thuis- en op kantoor werken een blijvend onderdeel van de dagelijkse arbeidspraktijk gemaakt. Tegelijkertijd zien we dat we weer op bezoek gaan bij klanten, events worden bezocht en dat het zakenreizen langzaam op gang komt.
Dit betekent dat bedrijven zich ook weer meer bewust moeten worden van een vervelende interne dreiging: fraude. Fraude is en blijft een fenomeen waar bedrijven mee te maken hebben en is vaak een groter probleem dan wordt gedacht. Dat kan soms bizarre vormen aannemen, zoals het voorbeeld van ex-topaanklager Derk K., die op kosten van justitie flink de bloemetjes buitenzette. Maar ook de schijnbaar onschuldige ‘rozeboordencriminaliteit’ neemt toe en kost veel geld. Zorgwekkend is dat uit recent onderzoek door SAP Concur blijkt dat veel Nederlandse werknemers een bepaalde vorm van fraude accepteren. Bijvoorbeeld omdat ze vinden dat ze niet voldoende beloond worden voor hun werk. Zo zegt bijna vier op de tien respondenten wel eens meer kilometers te declareren dan dat er daadwerkelijk gereden is, terwijl een op de drie wel eens een privé etentje in een restaurant heeft gedeclareerd. Een gemiddelde middelgrote Nederlandse onderneming (250 medewerkers) verliest tot €15.390 door fraude bij het indienen van onkostendeclaraties door medewerkers.
Een groot deel van dit soort interne fraude is het gevolg van gebrek aan controle. Om dit probleem op te lossen, moeten managers daarom consistenter worden in het voorkomen van fraude en bijvoorbeeld beter kijken naar ingediende onkostendeclaraties - een taak die vaak wordt verwaarloosd vanwege tijdgebrek. Goede tools om de nodige audits uit te voeren zijn daarom essentieel.
Hoewel externe auditdiensten kunnen helpen, is dat vaak niet de echte oplossing voor dit probleem. Er moet binnen organisaties een goede arbeidscultuur gedragen worden, waarin medewerkers worden gestimuleerd de juiste keuzes te maken, om bewuste of onbewuste fouten te voorkomen die bedrijven veel geld kunnen kosten.
Vijf meest voorkomende vormen van medewerkersfraude
Hieronder staan de vijf meest voorkomende vormen van fraude waar bedrijven van op de hoogte moeten zijn.
1. Taxibonnetjes aanpassen - Sommige taxichauffeurs schrijven nog steeds bonnetjes met de hand. Dit geeft medewerkers de kans om bijv. een ‘0’ te veranderen in een ‘8’, zodat ze bijvoorbeeld 188 euro terugvragen in plaats van 100 euro. Op deze manier is het ook makkelijk om de kosten van een privé taxirit te declareren als een zakelijke rit. Om dit risico te beperken, kan het bedrijf ervoor kiezen om tools te gebruiken die digitale bonnen rechtstreeks vanuit de taxi-apps integreren en importeren in een onkostendeclaratie-oplossing.
2. Extra kilometers declareren - Het is niet altijd makkelijk om het daadwerkelijke aantal gereden kilometers van medewerkers te controleren bij het uitbetalen van de kilometervergoeding. Medewerkers hebben de mogelijkheid om met de kilometerstanden te sjoemelen. De kosten kunnen voor een bedrijf snel oplopen als bijvoorbeeld 50 medewerkers allemaal 5 km extra per rit declareren. Oplossingen voor kilometerregistratie zijn daarom een uitkomst voor zowel werkgevers als werknemers: werknemers hoeven de gereden kilometers niet meer handmatig bij te houden, terwijl bedrijven profiteren van kostenbesparingen en een betere naleving van de het reiskostenbeleid.
3. Frauduleuze aankopen met contant geld - Medewerkers kunnen kleinere uitgaven, bijvoorbeeld voor een ontbijt, vaak indienen zonder bonnetje. Terwijl dat ontbijt in feite inbegrepen was in de overnachtingskosten van het hotel. Door complete informatie over reis- en verblijfskosten en de bijbehorende dagvergoedingen te integreren, voorkomt u dit soort onnodige onkosten.
4. Dubbele declaraties - Als bijvoorbeeld twee medewerkers samen uit eten zijn en vervolgens allebei de rekening voor deze uitgave indienen, betekent dit een dubbele kostenpost voor het bedrijf. Dit kan zowel bewust als onbewust gebeuren. Met apps om de rekening te splitsen of zelfs de mogelijkheid om collega's toe te voegen aan uitgaven, met verificatiestappen voor creditcardkosten of een papieren rekening, voorkomt u dubbele declaraties.
5. Onbewuste fraude - Natuurlijk komt er ook onbewuste fraude voor. Dit is vaak het gevolg van slordigheden of menselijke fouten door handmatige processen. Als een bedrijf niet beschikt over de tools die dit soort fouten identificeert en medewerkers daarover op de juiste wijze informeert, kunnen deze kosten snel oplopen.
Laten we eerlijk zijn: fraude is iets dat nooit helemaal voorkomen kan worden, of het nu gaat om eerlijke vergissingen of om opzettelijke fraude. Maar met een goede arbeidscultuur gebaseerd op vertrouwen en met de juiste tools kunnen heel veel fraudegevallen voorkomen worden. Op deze manier kunnen bedrijven veel geld besparen.
Door: Pino Spadaro (foto), Head of SAP Concur Benelux
