Flexibele budgettering en prognoses belangrijke prioriteit voor CFO's

18-11-2021 | door: Wouter Hoeffnagel
Deel dit artikel:

Flexibele budgettering en prognoses belangrijke prioriteit voor CFO's

72% van de CFO's richt zich in 2022 op het verbeteren van de flexibiliteit van budgettering en prognoses. De volgende meest voorkomende aandachtsgebieden voor CFO's in 2022 zijn initiatieven om heralloceren kapitaal op basis van veranderende eisen (60%) en herdefinieer de waardepropositie van medewerkers in een hybride omgeving (58%).

Dit blijkt uit enquête van Gartner onder 251 CFO's en andere financiële leiders die in september 2021 is uitgevoerd. "De pandemie heeft budgetterings- en prognoseprocessen blootgelegd die niet in staat waren om snelle en onvoorspelbare veranderingen in bedrijfsomstandigheden aan te kunnen", zegt Faith Vakil, onderzoeksdirecteur bij Gartner Finance. "Bovendien toonde het aan dat er kansen kunnen zijn in disruptie en de voordelen van flexibiliteit in hoe een organisatie het hele jaar door geld gebruikt."

Tweeënzeventig procent van de CFO's zei dat ze ofwel aanzienlijke betrokkenheid ofwel volledig eigenaar zouden zijn van initiatieven om de flexibiliteit van budgetterings- en prognoseprocessen te verbeteren (zie tabel 1). De prevalentie was lager bij alle financiële leiders (58%),

'Verre van statisch'

"Het jaarlijkse budgetplan is een handig uitgangspunt, maar de manier waarop een organisatie het hele jaar door geld gebruikt, is verre van statisch", zegt Vakil. “Verstoring dwingt onvermijdelijk tot afwijking van het plan, en financiële leiders zoeken doorgaans naar quick wins: het verminderen van verkoop-, algemene en administratieve kosten (SG&A) en/of het verplaatsen van middelen binnen een business unit om moeilijkere afwegingen tussen business units te voorkomen. ”

Het probleem met deze aanpak is volgens Gartner-experts dat de quick wins vroeg of laat opdrogen. Dit dwingt financiële leiders om toch de moeilijkere afwegingen te maken, vaak op de meest uitdagende momenten voor een bedrijf.

In plaats daarvan is het volgens Gartner beter om flexibiliteit in te bedden in budgettering en prognoses op een duurzamere manier die een totale bedrijfsmentaliteit aanmoedigt. En innovatie en afstemming op veranderende prioriteiten kan bevorderen.

"De belangrijkste mentaliteitsverandering die financiële leiders moeten aannemen, is om vroeg en vaak afwegingen te maken tussen business units in plaats van te proberen vast te houden aan een jaarplan tot het laatste moment", zegt Vakil. "Deze aanpak stimuleert samenwerking tussen bedrijfsonderdelen, omarmt innovatie waar nodig en normaal, en verbetert de afstemming van de financiering op veranderende prioriteiten."

Late compromissen zijn schadelijke compromissen

"Het gevolg van ad-hocbeslissingen op lange termijn is dat de crisismodus en kortetermijndenken genormaliseerd worden", zegt Vakil. "Dit verlengt de tijd voor bedrijven om te herstellen van een schok en verkleint de kans om te profiteren van potentiële investeringsmogelijkheden die voortvloeien uit verstoring."

Financiële leiders kunnen bijvoorbeeld proberen T&E-budgetten te bevriezen en marketinguitgaven te verminderen om te voorkomen dat budget tussen bedrijfseenheden moet worden verschoven. Wanneer vervolgens duidelijk wordt dat deze veranderingen niet voldoende zijn en er geen andere quick-win-opties in zicht zijn, zal de financiële sector overgaan op compromissen tussen bedrijfsonderdelen. Omdat dit als laatste redmiddel gebeurt, hebben business units zelden de tijd om input te leveren.

Om de potentiële waarde van verstoring vast te stellen, moeten financiële leiders processen opzetten om te weten waarom en waar hun budgetplan fout is gegaan. En dit vervolgens corrigeren terwijl er binnen het fiscale jaar nog tijd is om de koers te corrigeren en de vruchten van herschikkingen te plukken. Gartner-experts adviseren een getrapte benadering van afwegingen die het idee van flexibiliteit van middelen gedurende een jaar verankert in plaats van een laatste redmiddel te zijn.

Dit betekent dat het hele jaar door reviews van de toewijzing van resources aan cross-functionele en business unit als onderdeel van de jaarlijkse business review-cycli. En dat de totale bedrijfsprestaties zwaarder wegen dan de individuele business unit-prestaties. Het betekent ook dat u deze verwachtingen vooraf vastlegt bij functionele en zakelijke leiders, om te beginnen met het doorbreken van interne culturele barrières die verband houden met budget ownership.

“Dit is niet het einde van de budgettering zoals we die kennen. Finance zal nog steeds hun jaarlijkse budget en doelstellingen opstellen", zegt Vakil. "Het is simpelweg een verschuiving van het gebruik van van middelen als noodreactie naar inzet hiervan als continue tool voor budget- en resourceflexibiliteit."

Terug naar nieuws overzicht