Redactie - 14 december 2021

SAP Concur Business Predictions 2022

SAP Concur Business Predictions 2022 image

Na weer een moeilijk jaar dat sterk werd beïnvloed door corona, ben ik optimistisch dat we in 2022 innovatie, herstel en vernieuwing zullen zien. Daarom hier enkele ontwikkelingen waarvan ik verwacht dat ze het komende jaar een groeiende rol zullen gaan spelen bij bedrijven.

Meer keuze en flexibiliteit bij zakenreizen

Veel medewerkers zijn het afgelopen jaar gewend geraakt aan flexibele werktijden en vooral aan thuiswerken. Nu we klanten via Zoom en andere platforms online kunnen ontmoeten, zullen medewerkers waarschijnlijk terughoudender zijn om daarvoor weer de wereld over te reizen.

Om het zakenreizen na de pandemie weer op gang te brengen, is het nodig dat medewerkers in 2022 meer flexibiliteit krijgen. Ook kunnen ze gestimuleerd worden om verstandigere reiskeuzes te maken. Bovendien blijkt uit het groeiende aantal SDB's (Supplier Direct Bookings) dat zakenreizigers meer keuzevrijheid en flexibiliteit willen om de reisaanbieder te kiezen waar zij zich - vanuit gezondheids- en veiligheidsoogpunt - het meest op hun gemak bij voelen.

Zakenreizen moeten passen in het schema van de medewerker en zij moeten zelf kunnen beslissen welke hotels of vluchten ze willen boeken. Bovendien moeten bedrijven ook nauwkeuriger gaan evalueren of een zakenreis de kosten en de duurzaamheidsrisico's waard is, vooral als er alternatieven zijn. De persoonlijke voorkeuren van zakenreizigers moeten daarbij een hogere prioriteit krijgen dan de kosten, omdat bedrijven daarmee uiteindelijk het naleven van beleid, het welzijn en de productiviteit van hun medewerkers verbeteren.

Milieudoelstellingen

Vorig jaar heeft de afname van het reizen ervoor gezorgd dat de totale CO2-uitstoot aanzienlijk is verminderd. Bedrijven moeten kijken hoe ze de aandacht voor duurzaamheid ook in 2022 kunnen vasthouden, want dit is inmiddels een belangrijke factor bij het aantrekken en behouden van medewerkers. Veel sollicitanten kijken hoe een potentiële werkgever zich inzet voor ecologische en sociale duurzaamheid, naast het salaris en de andere arbeidsvoorwaarden. Bedrijven die erin slagen om zich snel aan te passen aan deze trend, hebben meer kans om toptalent aan te trekken en te behouden.

Er zijn echter ook nieuwe doelstellingen en criteria door overheden bepaald rond de uitstoot van CO2. Dit betekent dat duurzaam reizen nu een topprioriteit voor het management is geworden. Aangezien de verwachting is dat het aantal zakenreizen volgend jaar weer zal toenemen, zullen bedrijven hun medewerkers in 2022 meer inzicht en goede opties moeten bieden op het gebied van duurzaamheid. Daarbij hoort bijvoorbeeld het informeren van medewerkers over wat de impact van hun zakenreis zal zijn, voordat ze deze boeken.

Zakenreizigers worden zich steeds meer bewust van hun ecologische impact. Als ze zich daar niet bewust van zijn, zijn ze simpelweg niet voldoende geïnformeerd om goede en verantwoorde beslissingen te nemen rond de meest duurzame reismogelijkheden. Om dit mogelijk te maken, verwachten we dat veel bedrijven tools zullen inzetten die helpen om de budgetten en de CO2-impact goed op elkaar af te stemmen en de meest milieuvriendelijke en efficiënte routes te plannen.

Betalingen met virtuele creditcards zullen vaker worden gebruikt om de uitgaven van werknemers te beheren

Nu betalingen steeds sneller en makkelijker afgehandeld worden, vooral in de horeca en de detailhandel, zijn financiële teams op zoek naar nieuwe manieren om individuele en bedrijfsbudgetten beter te beheren. Ik verwacht onder andere dat virtuele creditcards in 2022 steeds vaker gebruikt zullen worden als oplossing om de uitgaven van medewerkers te beheren.

Virtuele kaarten bieden aanzienlijke voordelen voor travel managers en financiële afdelingen. Ze kunnen compleet worden geconfigureerd met bestedingslimieten, afdelingscodes, categoriecontroles van verkopers en datumspecificaties. Deze informatie wordt vervolgens in real-time aan het back-end boekhoudsysteem van de organisatie doorgegeven, waardoor het makkelijker wordt om ongewone betalingen te identificeren. Bedrijven kunnen precies bepalen hoeveel er mag worden uitgegeven en waaraan het beschikbare budget mag worden besteed. Daarmee wordt het makkelijker om ervoor te zorgen dat medewerkers zich houden aan het reis- en onkostenbeleid van het bedrijf. Deze betaalvorm is ook ideaal voor werknemers die niet vaak reizen, of voor leveranciers die gedurende een beperkte periode kosten maken voor het bedrijf.

Dit is ook een uitstekende oplossing voor kleinere bedrijven die niet te veel willen investeren en die op zoek zijn naar een eenvoudige oplossing. Met virtuele kaarten kunnen meerdere medewerkers gezamenlijk verschillende virtuele creditcards gebruiken, zonder extra kosten. Daarbij hebben ze eenvoudig toegang tot de virtuele creditcard via een mobiele app, waarin ze ook meteen bonnetjes van onkosten kunnen uploaden. Ik verwacht dat deze technologie het komende jaar een vlucht zal nemen bij bedrijven.

Extra uitdagingen rond Duty of Care en privacybescherming

In 2022 kunnen bedrijven nieuwe regels verwachten rond de Duty of Care. Nu mensen op steeds meer plekken een QR-code moeten laten zien met een bevestiging van hun vaccinatiestatus, van herstel van corona of een negatieve coronatest, moeten bedrijven ervoor zorgen dat iedereen zich ook aan de regels houdt en voorzichtig reist.

De invoering van deze regels verschilt per land en hierin zal de komende weken en maanden nog veel veranderen. Daarbij zijn er nog steeds zorgen rond de privacybescherming van deze nieuwe procedures. Het ‘vaccinatiepaspoort’ zal bijvoorbeeld gevoelige informatie over gezondheidsgegevens bevatten. Informatie die absoluut goed beveiligd moet worden. Er zijn verschillende uitdagingen en aanvullende verplichtingen die van toepassing zijn onder de AVG, waaronder het verkrijgen van de juiste toestemming bij overdracht van informatie en het verstrekken van de juiste privacyverklaring. Iedere privacyverklaring moet specifiek zijn voor de betreffende verwerking van informatie.

Daarom moeten bedrijven die verantwoordelijk zijn voor vaccinatiepaspoorten en voor het naleven van andere gegevens- en regelgevingsvereisten er ook voor zorgen dat ze dit voor hun reizende medewerkers goed bijhouden. Het is voor deze bedrijven aan te raden om samen te werken met vertrouwde reisaanbieders, die ervoor kunnen zorgen dat hun reisactiviteiten en -documentatie voldoen aan alle regels, zodat bedrijven erop kunnen vertrouwen dat hun medewerkers veilig reizen.

Niemand weet nog wat volgend jaar de impact van corona zal zijn op het zakendoen. Er zijn positieve ontwikkelingen, zoals de toenemende vaccinatiegraad en nieuwe vormen van vaccinatie en behandeling. Tegelijkertijd kunnen nieuwe varianten, zoals Omikron, weer tot nieuwe of langere maatregelen leiden. Ik ben er echter van overtuigd dat we ook deze uitdagingen met succes aan kunnen gaan en dat we er steeds beter in slagen om de juiste bedrijfsprocessen, beleid en tools te kiezen om het herstel voort te zetten.

Door: Pino Spadaro (foto), Head of SAP Concur Benelux

Copaco | BW 25 maart tm 31 maart 2024 Trend Micro BW BN week 10-11-13-14-2024
Copaco | BW 25 maart tm 31 maart 2024

Wil jij dagelijkse updates?

Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief!