IT-beslissers zoeken balans tussen duurzaamheid en efficiënte IT

Als IT-beslisser, CFO, Inkoop- of Duurzaamheids Manager herkent u vast het dilemma: aan de ene kant staat u voor uitdagingen als kostenbeheersing, personele bezetting en schaalbaarheid, en aan de andere kant moet u duurzaamheidsdoelstellingen halen. De vraag is uiteraard: is aan beide behoeften tegelijk te voldoen? Zijn er quick-wins? Hoe kan de ICT-leider vooruitgang boeken op dit gebied? Hoe gaan anderen om met deze uitdaging op het gebied van infrastructuur versus duurzaamheid?

Op 18 november 2021 hielden SURF NL en HPE een kort interactief webinar over dit dilemma. Tijdens het webinar kwamen sprekers van SURF, TCO Certified, HPE en Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) aan het woord in een open discussie vanuit het gezichtspunt van de IT-Manager, de regelgeving en de industrie.

Leonieke Mevius van SURF: “De maatschappij verlangt van IT-managers en CIO’s dat zij duurzaamheid hoog op de agenda hebben staan, maar hoe doe je dat?” Mevius is Policy Advisor Corporate Social Responsibility bij SURF NL, de coöperatieve vereniging van Nederlandse onderwijs- en onderzoeksinstellingen waarin de leden hun krachten bundelen. Zij werd in het webinar bijgestaan door Clemens Esser (foto), CTO bij HPE Nederland.

Lange termijn versus korte termijn

Mevius zegt dat het voor IT-managers lastig is de balans te vinden tussen de lange termijn (waar het bij duurzaamheid om draait) en de korte termijn waar zaken altijd om een snel antwoord vragen. Zij geeft aan dat de wens bestaat om apparatuur zo lang mogelijk in gebruik te houden om het rendement zo hoog mogelijk te houden. Maar soms is het beter om servers tijdig te vervangen, omdat de nieuwe zuiniger zijn, aanvullende functionaliteit hebben, eenvoudiger te repareren zijn of uit duurzamere materialen zijn samengesteld. “Dit moet eigenlijk een onderwerp zijn aan de directietafel”, meent zij.

Een stelling waar Ron Augustus het van harte mee eens is. Hij is Chief Innovation Officer bij SURF. Hij vertelt dat het eerste waar managers van datacenters aan denken is: het draaiende houden van alle processen en het kunnen blijven leveren van de diensten aan hun klanten. “Op de tweede plaats komt security, vervolgens kostenbeheersing en daarna de vraag of je voldoende geschikt personeel hebt. Op de vijfde plek komt duurzaamheid”, aldus Augustus. Hij geeft aan dat het erom gaat een goede balans te vinden tussen al deze factoren. “Vergeet niet dat de samenleving, de klanten van een datacenter, een steeds groter belang hechten aan duurzaamheid. Daar moet je rekening mee houden. Het kan zijn dat als je duurdere hardware gebruikt, juist die apparatuur minder energie gebruikt en dus duurzamer is. Dit is duidelijk een onderwerp dat de directie moet bespreken. Juist omdat zoveel factoren een rol spelen. Dit is niet iets wat alleen op het bordje van de IT-afdeling thuishoort.”

Energierekening en arbeidskosten

Henk Bultje, ICT Infrastructure & Services Manager bij het UMCG neemt het woord. Hij vertelt dat hij in zijn huidige budget niet direct wordt geraakt door de hoeveelheid energie die zijn IT-infrastructuur verbruikt, omdat de rekening wordt overgeslagen op het ziekenhuis in zijn algemeenheid. Hij pleit ervoor dat de kosten op zijn budget komen. “Maar dan wil ik er ook de vruchten van plukken als het me lukt het energieverbruik terug te dringen. De besparing zou bijvoorbeeld in een innovatiefonds gestort kunnen worden. De board kent ons elk jaar hetzelfde budget toe, terwijl wij te maken hebben met groeiende hoeveelheden data. Dat is wel een probleem.”

Hij maakt wel een kanttekening. “Overigens gaat het qua energiekosten om slechts vijf procent van wat het kost om een virtual machine te laten draaien. De helft van de kosten gaat op aan arbeid. En dan kom je op het onderwerp dat het lastig is om de juiste mensen te vinden voor het beheer en de beveiliging van de IT-infrastructuur. De vraag die wij ons moeten stellen is of we gedurende de levenscyclus van een informatiesysteem, als interne organisatie, zelf in staat zijn dit over de gehele periode kwalitatief, effectief en efficiënt in te vullen.”

Automation

Esser legt uit dat cloud computing op dit vlak een voordeel is. “Cloudaanbieders beschikken over gekwalificeerd personeel. Dat drukt dan niet meer op jouw schouders. Verder profiteer je natuurlijk van de voordelen van verregaande automation binnen een hybride cloudaanpak, omdat daardoor minder mensen nodig zijn om het werk te doen.”

Bultje ziet trouwens ook wel een kostenvoordeel om naar de cloud te gaan. “We willen een deel naar de cloud overbrengen. Dan gaat het om software- en acceptatietesten. De infrastructuur die ik daarvoor heb, wordt gewoonlijk slechts drie maanden van het jaar gebruikt. De rest van het jaar zijn die vm’s niet in gebruik.”

Wat nodig is, is dus een flexibel budget, zodat servers meer gerouleerd kunnen worden binnen de eigen omgeving.

Zombie-servers

Dit brengt Esser tot de uitspraak die hij onlangs hoorde toen hij bij een middelgrote serviceprovider op bezoek was, die klaagde dat zestig procent van zijn infrastructuur eigenlijk niet werd gebruikt. “Zestig procent zombie-servers, dat is wel erg veel”, antwoordt Bultje. “Wij zijn ook overgedimensioneerd, maar ik denk dat we niet verder komen dan tien procent. Het scheelt veel tijd en geld om van de zombie-servers af te zijn.”

Het UMCG hanteert voor de IT-hardware een levenscyclus van vijf jaar. “Daarna worden alle data vernietigd van de apparatuur voordat ze worden afgedankt. Maar een paar jaar geleden werd een printer van het UMCG gevonden in Afrika. Het apparaat was niet goed opgeschoond. Dat wil je niet.”

Hij memoreert dat dit probleem niet speelt als je naar de cloud gaat; de hardware staat immers bij de dienstverlener.

Bultje volgt de gangbare cyclus: optimalisatie, consolidatie en vervanging van hardware. “Daarbij moet je wel zorgen dat je goede apparatuur inkoopt. Voor mijn tijd kwam het nog wel voor dat er even snel een NAS werd gekocht bij een plaatselijke winkel. Dat kan echt niet.”

Hij vindt het een goede zaak om het energieverbruik van de IT-infrastructuur terug te dringen. “Maar, hoe motiveer je een IT-manager die niets te maken heeft met de energiekosten?”

Esser voegt  toe: uit onderzoek van The Uptime Institute - 2020 blijkt dat gemiddeld 40% van de servers in het datacenter ouder dan 5 jaar is. Die gebruiken 66% van de power in het datacenter, echter ze leveren slechts 7% van de resources binnen de IT-omgeving. Dus het loont de moeite om hier eens als organisatie naar te kijken, vanuit zowel het oogpunt van duurzaamheid als vanuit kosten (energieverbruik en menskracht).

Wat doet de IT-industrie?

Gareth Bevan, Sustainable Transformation Technologist van HPE vertelt hoe HPE omgaat met het thema duurzaamheid. De IT-industrie moet immers een leidende rol spelen in het aanbieden van duurzame IT. Het gaat volgens Gareth vooral om partnerschap en samenwerking: “Alle betrokken partijen in de toeleveringsketen moeten zich rekenschap geven van duurzaamheid.” Gareth vertelt hoe HPE bij het ontwerp van apparatuur er al rekening mee houdt met dat het energieverbruik zo laag mogelijk moet zijn, dat het gemakkelijk te repareren moet zijn en dat de apparatuur aan het eind van de technische levensduur eenvoudig te hergebruiken moet zijn.

“Wij kijken naar de efficiëntie van het apparaat door bijvoorbeeld een slaapmodus in te bouwen. En er zijn extra functies gemaakt om in de BIOS-settings energieverbruik ten opzichte van workloads optimaal te balanceren. Daarnaast kijken we ook kritisch naar materiaalgebruik: hoeveel heb je nodig en waar haal je dat vandaan? En de software moet efficiënt zijn door een minimaal beroep te doen op de hardware. Daar zetten wij kunstmatige intelligentie voor in.”

Standaarden

Bevan gaf hiermee antwoord op het pleidooi van Barton Finn, van TCO Certified, die inging op de standaarden die er nu in IT-land zijn en hoe inkopers die kunnen gebruiken om in RFP-trajecten de juiste dingen uit te vragen - om bij de kostenbepaling van een product niet alleen de aanschafkosten op te voeren, maar ook de milieukosten en sociale impact van dat product. Finn werkt voor TCO Certified - de toonaangevende organisatie die duurzaamheidscertificering voor IT-producten ontwikkelt en verstrekt - waar hij institutionele inkopers ondersteunt bij het stimuleren van milieu- en sociale verantwoordelijkheid.

Finn wijst erop dat de Europese Commissie sterk overweegt om milieukosten verplicht onderdeel te laten zijn van de aanschafprijs. Daarnaast ziet Finn de ontwikkeling dat de EC overweegt een lijst op te stellen met chemicaliën die gebruikt mogen worden om IT-producten te maken. Die lijst bevat chemicaliën die het minst vervuilend zijn en het gezondst om mee te werken.

Daarnaast wees Finn erop dat TCO Certified al zo’n lijst van chemische stoffen bijhoudt die gebruikt mogen worden om IT-apparatuur te produceren volgens de regels van TCO Certified. Die lijst, de zogenaamde TCO Certified Accepted Substance list, bestaat uit chemicaliën die het minst vervuilend zijn en het “gezondst” om mee te werken volgens een onderzoek door onafhankelijke toxicologen.

Op een vraag van Esser onderschrijft Finn de opmerking dat zeldzame materialen zo veel mogelijk uit een productieproces moeten worden geweerd. En als dat niet mogelijk is, dat zij aan het eind van de technische levensduur eenvoudig  terug te winnen moeten zijn. “Het is belangrijk dat productpaspoorten worden gebruikt, zodat zichtbaar is welke materialen ergens in zitten. Dan weet je ook dat het belangrijk is om ze terug te winnen.”

Technical Renewal Center (TRC)

Vervolgens krijgen de deelnemers aan het webinar een kijkje in het HPE Technology Renewal Center in het Schotse Erskine waar Jackie Rafferty, Technology Renewal Centre Operations Manager bij HPE Financial Services, uitleg geeft. Hergebruik is duurzamer dan recycling, omdat dezelfde apparatuur na een opwaardering weer wordt gebruikt in plaats van uit elkaar te worden gehaald en deels te worden verwerkt in andere producten. Er zijn twee opties om de producten te hergebruiken. In de eerste optie gaat een product als hetzelfde product weer terug de markt op. Dat werkt goed voor sommige producten (bijvoorbeeld voor netwerkcomponenten), maar voor een server is dit vaak niet de effectiefste manier. In die gevallen worden verschillende componenten uit een server in andere apparaten hergebruikt. Het is geen recycling, maar hergebruik van cruciale componenten. Zo zijn CPU en Geheugen in een ander systeem te hergebruiken met andere adapterkaarten voor IO.

Het blijkt dat op deze manier ongeveer 95% van alles wat er binnenkomt, te hergebruiken is en dat er minder dan 5% moet worden gerecycled. Indrukwekkende getallen. Deels komt dit doordat klanten nu ook hun datadragers ‘inleveren’ door de hoge mate van security in het TRC.

Rafferty vertelt dat de grootste focus bij het materiaal dat binnenkomt, ligt op de ‘ontsmetting’: alle data wordt zo snel en efficiënt mogelijk vernietigd. Veiligheid is een topprioriteit in de fabriek in Erskine, van de manier waarop de apparatuur bij de fabriek wordt afgeleverd tot de strenge reiniging die elke machine ondergaat voordat ze wordt doorverkocht.

Trots vertelt hij dat het vernieuwingscentrum in 2020 drie miljoen producten heeft opgewaardeerd.

Het gebouw meet zo’n 14.000 vierkant meter. In Andover, Massachusetts (VS) staat nog zo’n upcycling centrum. Het centrum verwerkt apparatuur geproduceerd door HPE zelf, maar ook van alle andere IT-leveranciers worden er producten verwerkt. En voor klanten is het op de juiste manier gebruiken van deze dienst niet een kostenpost om aan duurzaamheid te werken, maar kan het ook substantieel geld opleveren.

Beetje beter

Esser zegt dat HPE ook andere stappen heeft genomen door haar hele portfolio ook ‘as-a-service’ aan te bieden. Klanten nemen hun IT dan af als een dienst. “Dit komt duurzaamheid ten goede, want de klant hoeft niet zelf de apparatuur te kopen en te onderhouden. Hij betaalt alleen voor wat hij gebruikt. We brengen de verantwoordelijkheid voor apparatuur naar de fabrikant zelf. Die is beter in staat om de apparaten op een duurzame manier te beheren en te upcyclen als het nodig is. En de cloud-dienstverleners zijn beter in staat om hun datacentra efficiënt in te richten en te onderhouden. Uiteraard hebben ze enige overdimensionering, maar zij weten dat tot minder dan tien procent te beperken. Zo zijn er  geen zombie servers.”

Samenvattend constateert Esser dat iedere IT-manager vandaag kan beginnen met 1) het optimaliseren van bestaande apparatuur, 2) het consolideren van omgevingen en uitzetten van zombie-servers om zo minder servers te gebruiken, 3) regelmatig de infrastructuur vervangen, want de nieuwe componenten zijn sneller en gebruiken veel minder stroom dus zijn er minder componenten nodig die beheerd moeten worden, 4) begin het gesprek met inkoop om een meer flexibel budget model te krijgen, zoals pay-per-use, waardoor er niet per definitie te veel servers worden gebruikt.

Met de laatste toevoeging van Leonieke: “blijf vooral gesprekken voeren over verduurzaming van ICT en zoek de samenwerking op binnen je eigen organisatie, met de marktpartijen en met vergelijkbare organisaties.”

Door: Teus Molenaar