Yokoy automatiseert uitgavenbeheer door hyperautomatisering

Yokoy levert een alles-in-een oplossing voor de automatisering van uitgavenbeheer. Eindgebruikers – vooral bedrijven in het middensegment tot enterprises met meerdere vestigingen – besparen met Yokoy tot wel 90 procent aan tijd en kosten, geeft Jeroen Ponsioen van het Zwitserse fintech bedrijf aan, dat vanuit het Amsterdamse kantoor in de Benelux partners zoekt. “Uniek is het vergaande gebruik van AI. Met elk bonnetje dat wordt verwerkt worden we slimmer.”

Met Yokoy maken IT-partners het uitgavenbeheer van hun (eind)klanten efficiënter, doordat deze fintech oplossing een vergaande vorm van 'hyperautomatisering' gebruikt: een unieke manier waarop kunstmatige intelligentie (AI) wordt toegepast. “Innovatie is onze grootste kracht: al vanaf de eerste dag in 2019, toen we lokaal in Zwitserland begonnen met Yokoy Expense Management, werken we op basis van AI bij het verwerken van de uitgaven en facturen van onze klanten”, vertelt Jeroen Ponsioen, Partner Manager and Strategic Alliances bij Yokoy. “We hebben sinds dag één een eigen afdeling voor de toepassing van kunstmatige intelligentie, dat zelflerende AI-modellen ontwikkelt die de nauwkeurigheid en prestaties van onze tool voortdurend verbeteren. AI is een continue leerpatroon: hoe meer bonnen en facturen wij verwerken, hoe slimmer het systeem wordt.

Het systeem vereenvoudigt en automatiseert het volledige uitgavenbeheer door in één platform drie toepassingen te combineren: onkostenbeheer (Yokoy Expense), factuurbeheer (Yokoy Invoice) en het gebruik van slimme betaalkaarten (Yokoy Pay). In een fractie van tijd kan Yokoy onder meer onkostendeclaraties inlezen, volledig automatisch verwerken, en boeken in een aangesloten ERP of ander financieel systeem zoals bijvoorbeeld SAP, Microsoft Business 365, Business Central, Oracle Netsuite, AFAS of Exact. Het platform is goed koppelbaar vanwege de open API en andere open standaarden die Yokoy ter beschikking stelt voor haar klanten. Om een idee te geven van de snelheid en het gemak van de oplossing: met de zakelijke betaalkaart Yokoy Pay worden transacties – bijvoorbeeld een vrachtwagenchauffeur die een kop koffie afrekent in een wegrestaurant, een bon die anders te kostbaar is om handmatig te verwerken – direct na het maken van een foto volledig geautomatiseerd, verwerkt en zichtbaar gemaakt voor de betreffende financiële afdeling(en).

Intense druk

Yokoy geeft 'realtime' het complete overzicht over alle financiële processen. Volgens Ponsioen is dat nodig omdat de markt onder een ongekende en continue 'veranderende macro-economische druk' staat, zoals hij het noemt. “Die wordt veroorzaakt door oplopende inflatie en aanwezige dreiging van renteverhogingen en een mogelijk recessie. Voor CFO's is een verdere automatisering van (financiële) bedrijfsprocessen een absolute prioriteit om juist in deze tijden economisch en strategisch slagvaardig te zijn, ook ten opzichte van concurrentie. Met een combinatie van kunstmatige intelligentie en machine learning kan Yokoy financiële bedrijfsprocessen volledig automatiseren, ook wel hyperautomatisering genoemd. Hierdoor kunnen eindklanten tot wel 90 procent aan tijd en kosten van uitgavenbeheer besparen in het proces van corporate spend management.”

Yokoy Expense

Een belangrijke toepassing van Yokoy is Yokoy Expense; een oplossing voor uitgavenbeheer waarbij gemaakte uitgaven door werknemers worden 'ontleed' door middel van AI en waarmee een uitgave die binnen een vooraf bepaalde categorisatie valt, direct en zonder goedkeuring van een manager volledig automatisch kan worden verwerkt. “Binnen een paar seconden staat een boeking in het systeem”, geeft Ponsioen aan. “Met Yokoy Expense automatiseren bedrijven hun uitgavenbeheer van het moment van indienen van een declaratie tot en met de correcte financiële afhandeling. De toepassing dekt bonnetjes en reis- en dagvergoedingen. Uitgaven worden herkend op basis van de bedrijfsreglementen die in de software zijn ingeladen – wat mag zonder tussenkomst van welke manager worden betaald en aan wie? – maar ook op basis van informatie die Yokoy eerder heeft verzameld: het systeem 'leert' door AI gaandeweg welke uitgaven onder bestaande regelingen automatisch mogen worden verwerkt en tot op welk niveau. Door deze hoge mate van automatisering hoeven financiële teams zich alleen nog te richten op uitzonderingen en kunnen zij zich concentreren op meer strategische taken. Ook zijn organisaties in staat om onbekend te besparen op financieel management en verkrijgen zij financiële en strategische slagkracht.

Financiële revolutie

Oplossingen als Yokoy zijn in opkomst, weet Ponsioen, die spreekt van een 'financiële evolutie’. “Dit onderdeel van de financiële wereld heeft de afgelopen twintig jaar vrijwel stilgestaan. Je zou het niet verwachten, maar vooral bij grotere bedrijven is het uitgavenbeheer in veel gevallen erg traditioneel. Denk aan handmatige verwerking van facturen, met papieren facturen in bakjes en mapjes. Yokoy legt de basis voor directe en transparante financiële inzage: door het zelflerende vermogen wordt de oplossing met elke transactie slimmer en het uitgavenbeheer efficiënter. Op deze manier wordt het systeem per verwerkt factuur of uitgave slimmer, waardoor we in hoog tempo ontwikkelen richting een revolutie in financiële automatisering.”

Geld besparen doen Yokoy-eindgebruikers door de automatisering van het uitgavenproces, maar ook door substantieel minder internationale btw-teruggaven mis te lopen. Ponsioen: “Europees opererende bedrijven vragen jaarlijks voor twintig miljard euro aan btw onterecht niet terug door het gebrek aan inzicht en internationale kennis omtrent regelgeving, omdat de fiscale regels voor mogelijke teruggave in elk land anders zijn. Dat maakt het haast onmogelijk voor een lokale accountant om al deze regels te kennen zonder een intelligent systeem zoals Yokoy biedt. Yokoy kent de lokale regelgevingen en kan door de intelligentie van het platform automatisch suggesties maken van de internationale btw die een bedrijf al dan niet op een moment terug kan vragen.

Slagvaardige partners

Om de 'growth' te realiseren die Yokoy internationaal wil realiseren, ook in de BeNeLux, bouwt het bedrijf momenteel een netwerk van betrouwbare, stabiele partners met technische kennis zodat integratie van Yokoy uitgevoerd kan worden door de bestaande partner van de klant, maar ook naar resellers waarin de propositie van Yokoy een daadwerkelijke aanvulling voor de gemeenschappelijke klant is. “We zoeken slagvaardige partijen die klanten in het midden- en hogere segment bedienen, zoals we nu internationaal samenwerken met organisaties zoals KPMG of PwC”, vertelt Ponsioen. “Tevens zijn we op zoek naar lokale Plus Partners (resellers) die reeds bestaande integraties hebben met Microsoft Dynamics 365, of bijvoorbeeld werken met Oracle NetSuite, SAP of lokale ERP systemen zoals Exact of Afas, zodat we de waarde van Yokoy aan hun portfolio toe kunnen voegen. Omdat wij al de 'connector' hebben met deze systemen, kunnen zij Yokoy eenvoudig in hun bestaande proposities integreren.”

IT-aanbieders die voor hun klanten een innovatieve oplossing voor uitgavenbeheer zoeken, een strategische oplossing die kosten bespaart en financiële bedrijfsprocessen optimaliseert en efficiënter maakt door een verregaande vorm van (hyper)automatisering, zouden Yokoy moeten kunnen overwegen om toe te voegen aan hun portfolio, stelt Jeroen Ponsioen. “Met een investering van 80 miljoen dollar van de Amerikaanse investeerder Sequoia Capital, heeft Yokoy groeigeld tot zijn beschikking voor een verdere expansie naar andere landen vanuit de ‘hub’ in Amsterdam, en als fintech bedrijf zitten we hier in Amsterdam uitstekend op onze plek. Nederland is per definitie een innovatie economie, met een uitstekende talentpool. Amsterdam heeft volop financiële bedrijvigheid en een omvangrijke en ook internationale talent pool. Waar ik ook trots op ben is onze Zwitserse achtergrond en de kwaliteit die daarbij past, denk maar aan het oerdegelijke Zwitserse zakmes. Via Oostenrijk is Yokoy doorgegroeid naar Duitsland, waar de compliance heel sterk is, absoluut een sterk punt wanneer wij wereldwijd opererende en complexe organisaties bedienen met hun financiële automatisering. Door de ontwikkeling vanuit deze markt is ons product ontwikkeld op basis van de strengste wet- en regelgeving. Hierdoor weet de klant dat zelfs met meerdere entiteiten en internationale vestigingen naar hoogste vorm van compliancy kan opereren.

Geïnteresseerd om partner te worden? Aanmelden kan via yokoy.ai

Door: Witold Kepinski