10 succesfactoren van gebruikersadoptie en SharePoint

Er is maar één echte vraag om te bepalen of een SharePoint project is geslaagd. En dat is of het projectgroep is gelukt alle medewerkers met plezier met SharePoint te laten werken en de mogelijkheden volop te laten benutten. Om dit te bereiken moet de techniek vlekkeloos en snel werken. Maar belangrijker nog is dat de werking van SharePoint is afgestemd op de behoefte van de gebruikers, zodat de gebruikers er dagelijks mee werken, productiever zijn en beter samenwerken. Hieronder de 10 succesfactoren voor de gebruikersadoptie van SharePoint.

1. Begin op tijd: op het moment dat de business case wordt voorgelegd aan de beslissers.
2. Stel een verander- en communicatieplan op (De QS Change management templates zijn een goede basis).
3. Kweek ambassadeurs. Start daar zo vroeg mogelijk in het traject mee. Zorg dat deze tevreden zijn. Als zij dat zijn, kunnen zij hun enthousiaste overbrengen.
4. Maak tijd vrij in de planning van de ambassadeurs. Fulltime zal het niet zijn, maar toch wel een deel van de tijdsbesteding. Plan deze activiteiten.
5. Naast de projectleider voor de implementatie is er ook een begeleidende en coördinerende rol in het verandertraject, de Change Manager. Benoem deze.
6. Maak een verander-, communicatie-, trainings- en migratieplan.
7. Communiceer naar de organisatie, houd uw collega’s op de hoogte van de voortgang. In de QS Change Management template staan diverse voorstellen voor te organiseren evenementen. Voer deze ook uit. De kracht zit niet in één evenement, maar in het uitvoeren van verschillende ondersteunende activiteiten.
8. Definieer met de projectgroep (ambassadeurs) de redenen waarom de stap naar SharePoint wordt genomen. Leg deze vast en gebruik deze lijst telkens weer om de gebruikers uit leggen waarom we het ook al weer doen. Vanzelfsprekend gebruiken we wel de juiste argumenten in de juiste context. Het helpt de ambassadeurs om te gaan met negatieve reacties van gebruikers.
9. Wees altijd positief in je benadering naar de nieuwe omgeving. Laat een gebruiker altijd zien dat er gegronde redenen zijn waarom deze stap is genomen en dat hij/zij er daadwerkelijk iets aan heeft.
10. Kijk welke gebruikers vooroplopen en positieve resultaten boeken. Breng deze groep in kaart en laat ze meehelpen in jouw taken als ambassadeur. Vier alle successen!

Sparren over gebruikersadoptie en SharePoint? Stuur me een berichtje op Twitter of stuur me een e-mail!

Auteur: Tom Brand, Teamleider SharePoint team bij QS Solutions