Het digitale universum

De nieuwe digitale wereld wordt soms vergeleken met een digitaal universum, een oneindige sterrenhemel met ongrijpbare ‘starry clouds’. Die vergelijking is aardig omdat in ons heelal naast allerlei fysiek zichtbare objecten ook veel onzichtbare fenomenen zijn. Sterren, planeten, asteroïden en kometen zijn de fysieke representanten maar die kosmos zou niet kunnen bestaan zonder allerlei onzichtbare krachten als zwaartekracht en straling. Naast het beperkte zichtbare licht is er veel meer straling die wij als mens niet kunnen zien, maar je slechts via instrumenten kunt waarnemen. Maar die onzichtbare en virtuele krachten zijn uiterst noodzakelijk opdat de fysieke delen een dynamische geheel kunnen vormen.

Ook in het digitale universum zijn er goed herkenbare fysieke componenten. Onze computers, de dataopslagsystemen, netwerkcomponenten en laptops, desktops en mobiele devices. Het zijn representanten die voor iedereen de zichtbare wereld van de informatietechniek vormen. Ook de datacenters, de koper- en glaskabels die ze met elkaar verbinden en de masten met antennes om onze mobile devices te verbinden, vallen hieronder. Maar achter die fysieke zaken gaat net als in het echte universum een onzichtbare en virtuele wereld schuil met voor de mens niet zichtbare krachten. Onzichtbare principes, structuren en relaties die zorgen dat het digitale universum daadwerkelijk kan functioneren op het gebied van cloud, edge, virtualisatie, machine learning, kunstmatige intelligentie, blockchain en augmented reality. Juist deze lastig grijpbare zaken maken het voor de leek lastig om in die digitale kosmos zijn eigen organisatie, bedrijf, markt en klanten te herkennen en te plaatsen.

Onbegrip of onkunde?

Veel bestuurders en toezichthouders denken dat je een raketgeleerde moet zijn om die duistere zaken in die digitale kosmos te kunnen begrijpen, dat je software moet kunnen programmeren om het te begrijpen. Door die onbekendheid blijven ze vaak (te) ver weg van de onderliggende techniek. En soms kom je personen tegen die daar zelfs een beetje trots op zijn: ‘Ik hoef me daar niet in te verdiepen, daar hebben we onze techneuten voor’. Dat is eenzelfde soort uitspraak als ‘In onze financiën hoef ik mij niet te verdiepen, daar hebben we onze boekhouders voor’. Als bestuurder van een bedrijf kun je daar ook niet mee thuiskomen.

Net als bij financiën moet voor digitale informatie een logische vastlegging plaatsvinden over wat er in de ons omringende processen plaatsvindt. Naast geldstromen hebben we datastromen. En naast fysieke bankkluizen hebben we fysieke data-opslagplaatsen, beiden heel fysiek en aanraakbaar. Naast banken voor financiële diensten hebben we cloudproviders voor informatiediensten.

Het virtueel beschrijven van een financieel proces of een entiteit is voor digitale processen en entiteiten niet veel anders. Financiën en informatie verschillen niet zo veel van elkaar: ze zijn beiden lastig zichtbaar en voor beiden hebben we principes, structuren en relaties beschreven om situatie, gezondheid en toekomst te kunnen duiden. Dit is niet anders voor de onzichtbare krachten in ons heelal, die de logica van het zonnestelsel verklaren.

Begrijpen

Maar begrip en kennis komen niet vanzelf, zeker niet als je het eng vindt en je je ervan afkeert. Op die wijze zal alles duister en onbegrepen blijven. In contacten met bestuurders en toezichthouders zie ik de schroom om niet te willen erkennen dat men weliswaar van alle digitale consumenten-geneugten gebruik maakt, maar toch niet precies weet hoe het werkt. Net zoals je wel auto kunt rijden zonder precies te weten hoe de motor en versnelling werken, moet je weten dat die ‘starry cloud’ niet een onbestemde hemelse plaats is waar alles wordt opgelost. Het feit dat we steeds meer informatiediensten standaard inkopen of heel goed kunnen uitbesteden, betekent niet dat je niets meer van je informatieprocessen hoeft te begrijpen.

Hoe vertaal je jouw organisatie, je proces en je business risico’s naar een begrijpelijke en geordende informatiewereld waar deze digitale processen worden uitgevoerd, risico’s worden gemanaged en de organisatie als levend wezen goed kan functioneren? Enige tijd geleden nam ik deel aan een commissarissen opleiding waar juist CIO’s aan deelnamen. Personen die als geen ander de informatiewereld kennen, maar zij moesten juist worden bijgeschoold op het andere gebied van toezicht houden: de principes van de DNB, de eisen van de AFM en de verschillende juridische kaders waarin toezicht wordt gehouden. Zaken die voor de meeste CIO’s ook geen dagelijks gesneden koek zijn.

Begripstrainingen

Steeds meer bestuurders en toezichthouders herkennen de behoefte om beter inzicht op dat gebied op te bouwen. In blogs op commissarissen.nl wordt deze behoefte ook steeds meer verwoord, met als advies op dit gebied een masterclass te gaan volgen en digitaal deskundige collega commissuren aan te nemen. Om de basis te leren begrijpen en echte deskundigen op gelijk niveau naast je te organiseren. Om te begrijpen dat digitale transformaties risico’s met zich meebrengen die je moet kunnen herkennen, begrijpen dat de kost vaak voor de baat uitgaat om goedkoop en duur te kunnen onderscheiden en begrijpen dat in een digitaal onveilige buitenwereld cybersecurity van levensbelang is.

Informatie en de daarbij behorende innovatie moeten eigenlijk agendapunt zijn bij elk overleg tussen bestuur en toezicht. Door het onderwerp als vast onderwerp elke keer de revue te laten passeren, gaat het onderwerp leven, komen vragen vanzelf en wordt de impact van de digitalisering op alle facetten van de organisatie helderder. Het is immers geen ‘rocket science’ maar het vraagt wel een nieuw denkkader om inhoudelijk in termen van data en informatie te kunnen meepraten. Ik herinner me dat in de jaren tachtig, toen MRP, ERP en supplychain management-projecten bestuurders ook hoofdpijn bezorgden, ondanks dat het toen nog ‘slechts’ administratieve automatisering betrof. Basistrainingen over procesanalyse en informatieanalyse bleken toen ook voor hoger management de ‘eye-opener’ te zijn om die belangrijke Business Process Re-designprojecten te kunnen overzien. Dit is niet echt anders dan de digitale transformatie projecten van vandaag de dag.

Sterrenhemel

Het universum is het meest duidelijk als we naar de sterrenhemel boven ons kijken. Het is een oneindigheid en diversiteit die bijna niet te plaatsen is. Maar zodra we meer begrijpen over ons planetenstelsel dat we aan die hemel kunnen zien, meer kennis hebben over sterrenstelsels die overdag onzichtbaar maar ‘s nachts zichtbaar aan ons voorbijtrekken, wordt de samenhang alras duidelijk. Voor het digitale universum is dat eigenlijk hetzelfde. De digitale wereld houdt zich ook aan enkele belangrijke ‘natuurwetten’ wat betreft processen, logica, regelmatigheden, gevoeligheden, gevaren en verstoringen. Zodra je daar je vingers achter krijgt, wordt het overzichtelijker en wordt gericht vragen stellen makkelijker.

Vragen stellen is immers de basis om kennis te vergaren. Zoals Arnaud Klerkx in zijn blog op commissarissen.nl eerder schreef: “Hoe kun je toezicht houden op dit belangrijke onderwerp zonder dat je IT-expert ben? Door vragen te stellen en vragen te blijven stellen.” En zoals hij vervolgens stelt, moet elke commissaris in elk geval de basisbeginselen van digitaal en IT beheersen. Net zoals je weet hoe een balans en de winst- en verliesrekening in hoofdlijnen werkt. Je hoeft geen accountant te zijn en dus ook geen IT-er, maar je moet wel de basis begrijpen. Wijze woorden die gelukkig steeds meer opvolging krijgen.

Door: Hans Timmerman (foto), CTO Dell EMC Nederland