Visie: Software Asset Management op de moderne werkplek

Bij Software Asset Management (SAM) wordt nog vaak gedacht dat het alleen bedoeld is om compliancy op orde te krijgen. SAM biedt inderdaad ondersteuning bij compliancy, maar kan veel meer voor u betekenen. Want wist u dat SAM kan acteren als dé betrouwbare databron voor uw organisatie en dat het u volledig inzicht geeft in de software die uw medewerkers gebruiken? Bent u bezig met een transitie naar de moderne werkplek, dan is SAM zelfs onmisbaar. Het legt de basis voor een succesvolle moderne werkplek, houdt ook daarna een vinger aan de pols en kan u helpen om kosten te besparen. Lees meer over SAM in de blog van Chris van Hoffen.

Een moderne werkplek richt u natuurlijk zo bedachtzaam mogelijk in. Los van de technische beslissingen rondom de implementatie, maakt u vooraf keuzes over de benodigde applicaties. Vaak denken organisaties te weten welke medewerkers, welke applicaties, voor welke functionaliteiten gebruiken. Toch merken we dat er nog te vaak beslissingen worden genomen op basis van aannames. Er wordt, al dan niet onder tijdsdruk, gekozen voor applicatie A, terwijl de meerderheid eigenlijk applicatie B gebruikt. Een gemiste kans.

Van inzicht tot keuzes

Voor een succesvolle moderne werkplek heeft u feiten nodig zodat u gefundeerde keuzes kunt maken. SAM geeft inzicht in welke verschillende applicaties uw medewerkers op hun huidige werkplek voor welke functionaliteit gebruiken en hoe vaak. Stel dat u voor een bepaalde functionaliteit applicatie A en B in huis hebt. SAM ziet welke applicatie op welke werkplek is geïnstalleerd, maar ook hoe vaak uw medewerkers applicatie A en B daadwerkelijk gebruiken. Waardevolle informatie. Bovendien maakt SAM inzichtelijk welke gebruiksrechten u wel en niet heeft. SAM geeft u dus een totaalbeeld van de aanwezige software binnen uw organisatie. Dat helpt u de juiste keuzes te maken, functioneel en financieel. Wil SAM zijn werk goed doen, dan heeft u wel medewerking nodig van de hele organisatie. IT beperkt zich immers niet meer tot uw beheerders, maar is steeds meer onderdeel van de business. Alle afdelingen moeten betrokken worden om goed inzicht en de juiste data te verkrijgen om vervolgens de juiste keuzes te maken.

SAM optimaliseert

Heeft u inzichtelijk welke applicaties worden gebruikt door wie en welke gebruiksrechten u heeft, dan kunt u op basis van die informatie de moderne werkplek gaan inrichten. U weet immers precies welke applicaties u moet behouden, van welke u afscheid kunt nemen en welke nieuwe applicaties u nodig heeft dan wel wilt introduceren. Is iedereen eenmaal aan de slag met de moderne werkplek, dan helpt SAM u te optimaliseren. SAM kan namelijk ook het gebruik van cloudapplicaties meten. Zo ziet SAM welke cloudapplicaties worden gebruikt en welke minder of helemaal niet. Op basis hiervan kunt u de aantallen bijstellen. Wellicht is er extra educatie nodig om ervoor te zorgen dat medewerkers nieuwe applicaties beter of vollediger benutten. Of blijken bepaalde nieuwe applicaties overbodig. Of kunt u afscheid nemen van oude applicaties die tijdens de migratie wellicht nog nodig waren. SAM helpt u dus voorkomen dat gebruiksrechten onnodig worden verlengd. Zo bespaart u kosten.

Vinger aan de pols

Door de moderne werkplek en het gebruik van cloudapplicaties, heeft uw IT-afdeling minder controle over uw IT-landschap. Het beheer is immers steeds meer verdeeld over de organisatie en uw medewerkers hebben de IT-afdeling niet meer nodig om toegang te krijgen tot bijvoorbeeld (cloud)applicaties. U mist dus een centraal punt waar alle informatie wordt verzameld. Daardoor ontbreekt het al snel aan inzicht waar welke data is opgeslagen en hoe dit is beveiligd. SAM biedt daar een oplossing door het gebruik van cloudapplicaties te meten.

We geven een voorbeeld rondom de AVG. Stel dat uw CRM systeem voorheen in uw eigen datacenter draaide en nu naar de cloud is gemigreerd. Dan wilt u toch weten waar dit systeem in de cloud staat en welke beveiligingsmaatregelen daar aanwezig zijn en of er eventueel aanvullende maatregelen nodig zijn om de persoonsgegevens van uw klanten te beschermen. U blijft immers verantwoordelijk voor de data van uw organisatie. Zo kan het ook voorkomen dat uw medewerkers een document uit uw cloudopslag halen en vervolgens opslaan in hun privé Dropbox. Hier wilt u tijdig op kunnen inspelen. SAM laat u zien welke clouddiensten gebruikt worden. Zo ziet u eenvoudig hoe uw medewerkers gebruik maken van de cloud, of dat veilig is en of er nog extra aandacht nodig is.

Chris van Hoffen is SAM practise lead binnen COMPAREX Nederland