Microsoft Teams omarmd?

Microsoft Teams is dé oplossing om remote te werken. Niet zo vreemd dat SoftwareONE de afgelopen weken is overspoeld met aanvragen voor het inrichten van een Teams-omgeving. Én voor trainingssessies over hoe de applicatie zo succesvol mogelijk te gebruiken. “Mijn weken zijn gevuld met webinars aan klanten. Het nut en de noodzaak van Teams is wel duidelijk”, zegt Nicole Aafjes. “En juist daarom zou je nu ook al moeten nadenken over de langere termijn.”

“Sinds veel mensen verplicht thuiswerken, loopt het storm met aanvragen voor Teams”, geeft Nicole aan. “Organisaties willen zo snel mogelijk aan de slag. We hebben daarom gekozen voor twee opties om een omgeving in te richten. We zagen dat veel klanten in het begin voor de eerste optie kozen; de Quick Start. We maken dan een nieuwe tenant aan en richten een omgeving in die losstaat van de eigen omgeving. Het voordeel van deze optie is dat je snel aan de slag kunt. Toch kiezen veel klanten nu voor de tweede optie, de Teams Starterkit. Hierbij richten we Teams in binnen jouw eigen omgeving. In negen dagen kunnen we de omgeving operationeel hebben. Binnen die periode hebben de gebruikers ook al het materiaal ontvangen en hebben ze de eerste trainingen al gehad. Een groot voordeel is dat deze optie toekomstbestendig is.’’

Succesvolle adoptietrajecten

Een omgeving is de eerste stap, maar vervolgens wil je ook dat gebruikers zo succesvol mogelijk aan de slag kunnen. Nicole: “Daarom doorlopen we met alle klanten hetzelfde adoptietraject. Binnen een organisatie leiden we eerst een aantal key users op tot goeroes. Zij worden de ‘Team champions’. Ze krijgen een wat technischere uitleg zodat ze andere collega’s in het bedrijf goed op weg kunnen helpen. Vervolgens geven we alle gebruikers een webinar van een uur om ze zo goed mogelijk op weg te helpen. Waar staan bestanden, zijn documenten wel veilig, met wie kan ik documenten delen. We nemen je stap voor stap mee en brengen je de basis bij. Heb je die eenmaal onder de knie, dan kun je zelf verder in de mogelijkheden duiken. En dat wordt volop gedaan. Ik kan wel zeggen dat gebruikers Teams volledig omarmen. En we merken ook dat organisaties die in eerste instantie sceptisch waren, toch over de drempel stappen. Een groot deel van de klanten die een paar maanden geleden nog vasthielden aan hun on-premise omgeving, bekijken nu toch de mogelijkheden van de cloud.”

COVID-19-licentie

Adoptie is noodzakelijk wil je Teams echt succesvol maken. De neuzen moeten dezelfde kant op staan. Nicole: “Maar wat we klanten ook willen meegeven is dat ze nu ook alvast moeten nadenken over de langere termijn. Veel klanten hebben nu een zogenoemde COVID-licentie voor 6 maanden. Na die periode stopt het. Maar juist nu iedereen Teams als dé applicatie gebruikt om samen te werken, ontstaat er een schat aan data. En die wil je over een paar maanden niet verliezen. Denk daarom alvast na of je ook op langere termijn gebruik wilt maken van Teams. We kunnen je daarin ondersteunen door je te helpen met governance of beleidsvorming, security, back-up en pricing voor de juiste licentie.”

Tip van Nicole

Ben je al aan de slag met Teams en wil je extra ondersteuning? Gebruik dan Workplace Buddy. Dit is een Office 365 chatbot gevuld met tips en tricks om jou wegwijs te maken in Teams. Met Workplace Buddy word je direct op afstand geholpen. Bovendien ontdek je steeds weer nieuwe mogelijkheden in Teams doordat de chatbot continu aangevuld wordt met nieuwe informatie.

Meld je HIER aan voor het Teams webinar op 19 mei

Een aantal weken geleden hield SoftwareONE een open webinar om bedrijven wegwijs te maken in Teams. “Die sessie was zo succesvol, dat we op 19 mei om 13.00 uur een tweede webinar Teams Tips & tricks aanbieden waarin we ook een recap van de eerste sessie meenemen. Wil jij je inschrijven voor deze sessie, meld je dan hier aan.

Door: Nicole Aafjes

nicole.aafjes@softwareone.com

of bezoek onze website www.softwareone.nl