FlexWhere: Hybride werken

Hybride werken – thuis, onderweg én op kantoor – is anno 2022 de norm. Sinds het begin van de coronapandemie is er enorm veel veranderd op het gebied van flexibiliteit. Desondanks zijn nog veel bedrijven op zoek naar een permanente, veilige en gemakkelijk te beheren werkplekoplossing. Met name als het gaat om een flexibele invulling van de kantoorbezetting.

De tijden dat de meeste medewerkers van een bedrijf een vaste werkplek op kantoor nodig hadden, zijn definitief voorbij. Aangezien er aanzienlijk minder werkplekken nodig zijn, ligt hier qua besparingen op huur, technische infrastructuur, schoonmaak en energie een enorm potentieel. Ook duurzaamheid vaart hier wel bij. Naast de energiebesparing leiden minder werkplekken tot minder verkeersbewegingen van en naar kantoor en minder liftbewegingen. Anderzijds vergt de efficiënte inzet van gedeelde kantoorruimte wel een grotere beheerlast. Gelukkig is dat met FlexWhere voor zogeheten ‘shared desks’ uitstekend te ondervangen.

Flexibel werkplekbeheer
FlexWhere van Dutchview ondersteunt al ruim tien jaar flexibel werkplekbeheer. Mensen die op kantoor willen of moeten werken, reserveren met deze shared desk app op hun smartphone, tablet, laptop of desktop hun favoriete werkplek voor die dag. Via de intuïtieve gebruikersinterface kun je ook eenvoudig ruimtes voor teammeetings reserveren, collega's traceren, aangeven dat je even niet gestoord wilt worden en nog veel meer. De app voor kantoorbezetting heeft diverse functies die de werkplek coronaproof houden. Zo kan je werkplekken blokkeren die als ‘afstandhouders’ voor de anderhalve meter fungeren. Hierdoor is intensieve herinrichting niet meer nodig. Iedereen beschikt via de app over een up-to-date transparant overzicht van de bezetting en beschikbaarheid van werkplekken en vergaderruimtes.

Hoe het werkt
Om met FlexWhere te beginnen is een plattegrond van de verdiepingen van het gebouw nodig, met daarop de werkplekken. Zodra iemand de desktop-pc op een werkplek aanzet, gaat er vanzelf een bezetseintje naar FlexWhere. Als iemand met een laptop aan een bureau gaat zitten, geeft hij bij het inloggen door om welke werkplek het gaat. Zo ziet iedereen op de app – of op een groot scherm bij de ingang van het gebouw – waar nog werkplekken vrij zijn. Bij geboekte vergaderruimten checkt men in aan het begin van de vergadering. Gebeurt dat niet dan valt de ruimte na een vooraf ingestelde tijd weer vrij, waardoor die plek bij no-shows snel weer kan worden ingezet.

Sensoren en camera’s
Voor al deze functies is het niet nodig om sensoren, lasers of slimme camera’s in te zetten. Maar deze kunnen wel nuttig zijn voor uitgebreider gebouwmanagement en werkplekbeheer. Door dergelijke apparaten via de api te koppelen aan FlexWhere komen extra functies beschikbaar. Denk daarbij aan een analyse van het welzijnsniveau in het gebouw, zoals temperatuur, luchtvochtigheid of het CO-niveau in een vergaderruimte.

De uitgebreide, anonieme statistieken van FlexWhere zijn een bron van informatie voor facilitair managers en afdelingshoofden. De bezettingsgraad van iedere vergaderruimte, de kantoorinrichting, welke plekken populair zijn en welke niet, hoe laat de verwarming lager kan enzovoort. Deze en veel andere informatie maken flinke besparingen mogelijk op ruimte, energie en schoonmaak. Met FlexWhere is op- of afschalen van kantooroppervlakte niet langer een gok.

Privacy & security
FlexWhere is ontwikkeld op basis van privacy- en security-by-design. Onze software is AVG-proof, Dutchview is ISO27001-gecertificeerd en een security-officer bewaakt de veiligheid van de software en de gegevens van gebruikers nauwgezet. Met regelmatige penetratietesten checken we of er kwetsbaarheden zijn. Alle Dutchview-medewerkers beschikken over een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) en hebben een geheimhoudingsverklaring (NDA) ondertekend. Bovendien hebben lang niet al onze mensen toegang tot klantdata, die overigens eigendom van de klant zijn en blijven. Dutchview doet niet aan achterdeurtjes of kleine lettertjes, waarmee het eigendom van gegevens stiekem wordt overgedragen.

De opgehaalde data slaan we niet langer op dan strikt noodzakelijk en dagelijks worden uitsluitend anonieme statistieken geback-upt. Deze data zijn niet naar personen terug te leiden. Onze servers staan in Europa; om precies te zijn in de streng beveiligde datacenters van AWS in Duitsland en Ierland. AWS is gecertificeerd voor ISO 90001, ISO 27001, ISO 27017 en ISO 27018. Uiteraard zijn ook de verbindingen tussen onze servers en de organisatie beveiligd.

De reserveringsapp van Dutchview is eenvoudig te installeren en te beheren. Mochten er toch vragen of problemen zijn, dan staat de FlexWhere service desk voor u klaar. Het FlexWhere werkplekreserveringssysteem heeft ruimschoots bewezen hoe eenvoudig shared desking kan worden gerealiseerd.

Nieuwsgierig geworden? Vraag een gratis demo aan of start de free trial en ervaar hoe FlexWhere van ieder kantoor een smart office maakt.

Met FlexWhere is op- of afschalen van kantooroppervlakte niet langer een gok.

Door: Rene Boudeling, FlexWhere