Die ‘cloudwatervrees’ is nergens voor nodig

Haal het beste uit uw medewerkers met Modern Workplace

De wereld om ons heen verandert voortdurend en uw organisatie moet daarin mee. De stabiele factor tijdens al deze veranderingen zijn uw klanten, maar bovenal uw medewerkers. Niet zo vreemd dat die medewerker tegenwoordig, zeker voor wat zijn werkplek betreft, het meer voor het zeggen heeft. Hoe de moderne werkplek eruitziet en wat Modern Workplace precies inhoudt, leggen drie Insight-experts aan u uit.

Sander Oldenburg - Solutions Specialist Modern Workplace
Marcel Dunk - Solution Specialist Hybrid Cloud
Alexander Klomps - Solution Specialist Modern Workplace

De moderne werkplek

Werken deed je nog niet zo lang geleden vooral op kantoor, maar technologie stelde ons in staat om dat altijd en overal te kunnen doen. Dus niet alleen van 9 tot 5, doordeweeks en op kantoor. Daar komt tegenwoordig nog eens bij dat nieuwe medewerkers, waaronder millenials en high potentials, steeds vaker aangeven graag met hun eigen devices te willen werken en met alle beschikbare apps en programma’s. Kortom, ze willen geen beperkingen meer vanuit het bedrijf.

Is dit ook wat Modern Workplace inhoudt?

Sander: “Daar komt het in een notendop wel op neer. De technologie van een moderne werkplek zorgt ervoor dat medewerkers, ongeacht locatie, het beste uit zichzelf kunnen halen, met elkaar op een veilige manier kunnen samenwerken en dat ze inderdaad flexibel zijn in de keuze van devices en apps. Kun je dit als bedrijf bieden, dan is de kans groot dat je makkelijker talent aantrekt en behoudt, waardoor je aantrekkelijk blijft voor je klanten en kunt blijven concurreren in de markt.”

Marcel: “Ter verduidelijking: bij Insight gebruiken we de Engelse term Modern Workplace, als het aankomt op de advisering rondom hardware, software & services voor de moderne werkplek. En let wel, we hebben het hier over modern, maar de klassieke IT-uitdagingen zoals veiligheid en beschikbaarheid blijven hierbij bestaan. Het is aan ons om de klant van het juiste advies te voorzien en ze te helpen bij de implementatie ervan.”

Alexander: “Voor wat betreft het advies gaan we bij de klant altijd uit van het type gebruiker. Wat voor type medewerkers hebben ze, hoe mobiel moeten ze zijn en waar hebben ze behoefte aan? Je wilt iedereen zo goed mogelijk digitaal uitrusten, zodat ze zo optimaal mogelijk kunnen bijdragen aan de zakelijke doelstellingen van de organisatie. Maar in het geval van die millenial, kun je bijvoorbeeld ook denken aan hoe je die eigen laptop en mobiel goed en veilig toegang verleent tot de bedrijfsapplicaties en servers. ”

Is Modern Workplace voor iedereen?

Sander: “Ja, in principe zou iedere organisatie er al in meer of mindere mate mee bezig moeten zijn. Je wilt als organisatie je voorsprong op de concurrent behouden en dat doe je ook hiermee. We zien echter dat bestaande bedrijven met veel medewerkers meer moeite hebben met de realisatie ervan. Want het kiezen van de juiste producten en applicaties is één ding, maar het (deels) in de cloud te plaatsen van je data dwingt een bepaalde mate van openheid en flexibiliteit af binnen de organisatie, die er voorheen nog niet was. Dat vinden sommigen lastig.”

Marcel: “We zien ook dat kleinere, maar bovenal ook nieuwe bedrijven de moderne manier van werken automatisch toepassen. Een organisatie die nu begint heeft bijvoorbeeld geen fileserver meer, die maken gebruik van een bepaald device die ze zelf beheren en halen uit de cloud wat ze nodig hebben.”

Alexander: “Groot, klein, oud of nieuw, we kunnen ze allemaal helpen. Toch zijn het vooral de grotere, bestaande bedrijven die we vaker voorzien van advies en de realisatie. Met de nieuwste tools en het juiste traject kunnen we zo’n moderne werkplek in de cloud ook voor hen veilig en succesvol inrichten.”

Zien jullie klanten het belang van dit soort werkplekken?

Marcel: “Ja, de klant ziet dit absoluut wel, maar de weg ernaartoe is voor hen er eentje met veel beren erop. Want het klinkt vrij makkelijk, altijd en overal werken en met je eigen devices, maar bij het management roept het tegelijkertijd ook vragen op over de veiligheid van de eigen data in de cloud. En voor de IT-afdeling betekent het vaak een flinke verandering qua werkzaamheden. Eentje waarbij de focus van technisch beheer wordt verlegt naar functioneel beheer. Met de verhuizing naar de cloud, denkt men grip te verliezen.”

Sander: “Maar ze krijgen juist grip. Dankzij de efficiëntie en flexibiliteit van de cloud krijgt men grip op veel meer zaken dan ze voorheen hadden. De IT-afdeling gaat zelf veel minder technisch onderhoud plegen en houdt zo meer tijd over om de ‘cloud-toolbox’ zo optimaal mogelijk in te richten. Zijn ‘tweaks’ zorgen er nu niet alleen voor dat hardware en software werkt, het kan de productiviteit van mensen verhogen en maken echt verschil voor de organisatie. Het werk wordt voor hun veel interessanter. Maar voor het zover is, zou je haast kunnen zeggen dat Insight er allereerst is om de ‘cloudwatervrees’ bij ze weg te weg te nemen. Wij geven ze de tools en middelen om een moderne en veilige werkplek te kunnen regelen met behoud van grip.”

Alexander: “Uiteindelijk kan de medewerker daardoor ook meer zelf opknappen in de vorm van zelfservice. Daar waar je voorheen altijd een andere afdeling voor nodig had, zoals een ruimte boeken en password herstellen, kunnen medewerkers dat voortaan, op een zeer intuïtieve manier, gewoon zelf. De IT-afdeling kan al deze processen monitoren en ingrijpen waar nodig, maar belangrijker nog, ze kunnen zicht richten op belangrijkere taken.”  

Cloudwatervrees? Hoe nemen jullie die dan weg?

Sander: “Eerst moeten de neuzen binnen het bedrijf dezelfde kant op en dat is waar onze expertise om de hoek komt kijken. Via inspiratiesessies laten we de klant zien hoe zo’n moderne werkplek er voor hun organisatie uit kan komen te zien. We laten ze bijvoorbeeld ervaren hoe het is om op een laagdrempelige manier documenten met elkaar te delen en samen te werken. Dat klinkt heel simpel, maar veel mensen gebruiken daarvoor nog steeds e-mail. Daarmee deel je een document niet, je verspreidt het alleen maar. Dat is niet erg als je het naar twee mensen stuurt, maar vraag je zes man feedback te geven op het document, dan zit je vervolgens met zeven verschillende versies. Met SharePoint kun je documenten echt delen. Zet co-authoring aan en iedereen kan zelfs gelijktijdig aanpassingen maken in hetzelfde document.”   

Marcel: “Via de Modern Workspace Discovery Workshop gaan we met de IT-afdeling aan de slag. We doen als het ware een nulmeting en zetten samen met de organisatie een stip op de horizon waar we naartoe willen werken. We leggen uit hoe de Microsoft-cloud werkt, wat er allemaal bij komt kijken en leggen veelvoorkomende termen zoals SaaS, PaaS en IaaS uit en de verschillen tussen bijvoorbeeld Azure en Office 365. Zo komen we er vrij snel achter of ‘alles in de cloud’ ook echt is wat ze voor ogen hebben. Of dat we hier gradaties in aan moeten brengen om die ‘cloudwatervrees’ te verzachten. Vervolgens werken we een plan uit waarmee we ze stap voor stap voor stap op weg gaan helpen. We krijgen aan het eind vaak te horen dat ze dit nooit zonder onze hulp hadden kunnen bedenken. Een groot project wordt zo ineens heel behapbaar voor iedereen.” 

Alexander: “Klanten zijn na zo’n inspiratiesessie of workshop echt onder de indruk van wat de moderne werkplek allemaal te bieden heeft. En het feit dat je met alle aanpassingen de effectiviteit van medewerkers kan vergroten en flexibel bent in de afname van allerlei software en licenties, maakt dat klanten zelf het voordeel op de lange termijn inzien ten opzichte van de investering die ze nu moeten gaan doen. De gebruikelijke ROI-vraag bij IT-trajecten, blijft in dit geval vrijwel uit.” 

Hoe ziet de toekomst eruit op dit vlak?

Sander: “Daar waar we nu nog spreken van een moderne werkplek, willen we straks ook allemaal dat die omgeving intelligent is. Bij de medewerkers thuis is die ontwikkeling al in volle gang, met de komst van een slimme thermostaat, slimme wasmachine, keukenapparatuur, lampen, noem maar op. Dat gaat doorspelen op de werkvloer.”

Marcel: “Dat je als bedrijf straks alleen nog maar het platform hoeft te bieden om te kunnen (samen)werken en dat er minder tijdsverspilling is door IT-complexiteit. Want zeg nou zelf, je wilt toch voor een meeting van dertig minuten niet tien minuten bezig zijn met het koppelen van allerlei apparatuur. Dat wordt steeds makkelijker en uiteindelijk inderdaad smart. De meetingruimte gaat je herkennen en weet wat je wilt met je applicaties.”

Alexander: “Bij de moderne werkplek van de toekomst denk ik meteen aan meer creativiteit en activiteit en uiteraard de techniek die dit mogelijk maakt. Daarbij gaan we minder vergaderen en meer actief samenwerken om uitdagingen te tackelen. En is er, zoals Marcel en Sander al aangegeven, nog minder tijdsverspilling door IT-complexiteit. ”

Meer weten over de moderne werkplek? Lees dan hier het hele Insight Modern Workplace magazine.

Sander Oldenburg - Solutions Specialist Modern Workplace
Marcel Dunk - Solution Specialist Hybrid Cloud
Alexander Klomps - Solution Specialist Modern Workplace