E-factureren: wat is het en wat heb je eraan als MKB’er?

E-factureren is veel efficiënter en betrouwbaarder dan alle andere vormen van factureren, om maar een paar voordelen te noemen. Daarnaast wordt het gewoon de nieuwe standaard, dus het is zeker aan te raden om even je licht op te doen hierover.

Oude facturatie methoden

Tot op heden (of kort geleden) had je onderstaande opties voor het verzenden van je facturen:

1) Het verzenden van papieren facturen, per post (de welbekende snail mail).

2) Per e-mail Word- of Excel-bestanden versturen naar de klant

3) Pdf-bestanden versturen (per e-mail).

Optie 1) zal hoogstwaarschijnlijk niet lang meer bestaan, zeker als er daarnaast niet ook digitaal wordt gefactureerd. Het is traag, er kan veel misgaan, en die papieren nemen onnodig veel ruimte in beslag.

Optie 2) is een aardig begin, maar biedt weinig voordelen (ten opzichte van papier) voor jou of de klant.

Optie 3) geeft de klant op zijn minst de mogelijkheid om de factuur te verwerken of converteren door speciale software, maar het pdf-bestand moet eerst nog omgezet worden.

De nieuwste manier van factureren

Gelukkig bestaat er sinds enige tijd ook een optie 4: ‘Facturen versturen in XML-structuur.’ Dit is de heilige graal: XML is de enige bestandsvorm die gelijk geaccepteerd en verwerkt kan worden. Dus zonder dat er verder nog iemand - of een extra stuk software - aan te pas hoeft te komen om een vertaalslag te plegen. Vrijwel alles rondom de facturatie - aan jouw kant en die van de klant - vindt nu automatisch plaats. En automatisch is goed. Zeker als het gaat om een weinig inspirerende bezigheid als factureren.

E-factureren, de voordelen:

De voordelen van e-facturatie zijn legio, maar hieronder even een aantal om je te overtuigen:

1) Je bespaart tijd en geld

Het is vast geen verrassing, maar als iets sneller en makkelijker gaat, ben je er minder resources aan kwijt: kortom, je bespaart tijd en geld (en je klant ook)! De facturen kunnen direct geïmporteerd worden en er hoeven door niemand extra checks of controles plaats te vinden.

2) Je factureert altijd op tijd

E-facturen worden automatisch verstuurd. Je hoeft er dus zelf geen agendapuntjes van te maken of bang te zijn dat je een factuur vergeet of te laat verstuurt.

3) Je komt betrouwbaarder/professioneler over

Doordat jij nu heel punctueel en precies volgens de geldende normen facturen (laat) versturen, ben jij een heel degelijke en betrouwbare partij voor je klanten. Ze weten altijd wat ze kunnen verwachten (en wanneer) en je komt simpelweg serieus en professioneel over.

4) E-facturen worden sneller betaald

Harde data is er nog niet echt, maar het is alleen maar logisch dat wanneer facturen sneller verwerkt worden door de klant, ze ook sneller zullen worden betaald. Ook de regelmaat draagt hieraan bij. Een klant zal op den duur precies weten wanneer er een factuur aankomt (en, bij te laat betalen, de automatische herinnering) en zal dus minder vaak onvoorbereid zijn op een factuur of hem over het hoofd zien. 

Wil je weten hoe e-facturatie precies werkt? Bekijk dan ook dit artikel over e-factureren.

De toekomst van e-factureren

Redenen genoeg om je eens even goed te verdiepen in het overstappen naar e-factureren, zou je zeggen. Toch niet? Wil je nog even doorgaan op de oude manier? Prima, maar wacht zeker niet te lang, want binnenkort zal iedereen eraan moeten geloven. Sinds 2017 is e-facturatie al verplicht voor facturen richting de Rijksoverheid, maar het zal niet lang duren voordat ook het bedrijfsleven niets anders meer wil.

Nog even dit: UBL

Nee, erg sexy klinkt het niet - Esperanto heeft een meer catchy vibe - maar je moet rekening houden met het gebruiken van de standaardtaal ‘UBL’ bij het maken van de XML-bestanden. Zo’n taal is een set aan definities waar een XML-bestand aan moet voldoen, en in Nederland is gekozen voor deze Universal Business Language. Het fijne is dat heel veel van de door verschillende leveranciers aangeboden boekhoudprogramma’s al UBL als standaardtaal hebben. Maar het is uiteraard verstandig om dit vooraf even te checken.

Benieuwd welke boekhoudprogramma’s e-facturatie ondersteunen? Hier vind je een compleet overzicht met boekhoudprogramma’s die UBL ready zijn.

E-factureren: niet te stoppen

Ook is het natuurlijk goed om je klanten duidelijk te informeren als je ineens gaat e-factureren en na te gaan of iedereen er (al) op zit te wachten. Je kunt altijd nog een tijd verschillende factuurmethodes naast elkaar gebruiken. Maar e-facturatie is hoe dan ook niet meer te stoppen!

Arjan Niewbeerta, Appwiki