Jouw financieel beheer in de cloud met de 5 C’s van FinOPs

Migreer je steeds meer workloads naar Amazon Web Services (AWS), Microsoft Azure of het Google Cloud Platform, dan kun je met goed financieel beheer in de cloud oftewel ‘FinOps’ maximale waarde genereren, voor nu en in de toekomst. Maar wat is FinOps? Sven Lap, Platform Engagement Lead Goatpath, legt het je uit.

Veel mensen denken dat FinOps bestaat uit een set tools om te kunnen optimaliseren. Natuurlijk, de data die je genereert met die tools kunnen je essentiële inzichten geven die je helpen bij je cloudstrategie en het nemen van belangrijke beslissingen. Maar FinOps biedt meer dan enkel een set aan tools. FinOps is eigenlijk een bedrijfsmodel waarbij systemen, best practices en cultuur worden gecombineerd waardoor je meer inzicht krijgt in de volledige cloudkosten van je organisatie. Iedere afdeling die gebruikmaakt van de cloud, wordt verantwoordelijk voor zijn cloudverbruik. Daarbij krijgt iedereen de nodige ondersteuning vanuit een best practices groep.

Wil je het maximale uit je cloudinvesteringen halen, dan moeten alle 5 C’s van FinOps op orde zijn. Laten we eens kijken naar die 5C’s:

FinOps en verantwoordelijkheid

FinOps begint eigenlijk bij de cultuur van de organisatie, maar zoals aangegeven in het FinOps State of Cloud-rapport is het in de praktijk lastig om engineers mee te krijgen in de FinOps gedachte. Hierbij gaat het vaak niet om onwil. Engineers en developers zijn simpelweg niet gefocust op het meetbaar maken van de kosten. Maar die cultuuromslag is wel nodig om FinOps succesvol te maken. Met een FinOps cultuur wordt bedoeld dat iedereen die impact heeft op de cloudkosten, zich moet gedragen als een business owner. Iedereen moet zijn uitgaven telkens baseren op geplande cases.

Ook moet de directie het belang van FinOps intern goed uitdragen. Bovendien moet iedereen zijn zakelijke en persoonlijke KPI’s op elkaar afstemmen. Idealiter helpen chargeback- en showback-modellen om die verandering daadwerkelijk te realiseren. Want in de praktijk kom je niet zonder slag of stoot tot een ideale situatie. Om intern te duiden hoe er een wildgroei aan kosten ontstaat, kun je deze oneliner gebruiken:

“Het is veel eenvoudiger voor een engineer om 10.000 dollar in de cloud te spenderen dan om een muis van 10 dollar te kopen.”

Om een muis te kopen moet een engineer eerst toestemming krijgen van zijn leidinggevende. Vervolgens koopt hij die muis en levert hij zijn bon in bij de financiële afdeling voor akkoord. Wordt de aankoop goedgekeurd, dan krijgt de engineer uiteindelijk die 10 dollar teruggestort op zijn rekening. Ondertussen kan diezelfde engineer inloggen op zijn cloudaccount en duizenden dollars uitgeven, zonder dat hij ook maar één vraag hoeft te beantwoorden.

Veel Enterprises hebben geen inkoopbeleid als het om de cloud gaat. Meestal is dit niet bewust. De cloud biedt nu eenmaal snelheid en wendbaarheid en maakt innovatie mogelijk. Er wordt daardoor niet zoveel aandacht besteed aan een eventueel risico op overbesteding. Engineer en developers kunnen dan ook simpelweg kopen wat ze nodig hebben om hun werk goed te doen zonder dat ze goedkeuring nodig hebben van een IT-manager. Ze moeten immers ook inspelen op de klanttevredenheid. En goedkopere resources voldoen nu eenmaal niet altijd aan de technische benodigdheden of de SLA’s.

Het kan natuurlijk voorkomen dat engineers en developers op bepaalde vlakken wél echt teveel besteden om de performance te verbeteren zonder dat dit echt waarde toevoegt aan je bedrijf. Een engineer verandert bijvoorbeeld de servers van een applicatie van vier CPU’s naar acht CPU’s. Daarmee verdubbelt de snelheid en verbetert de customer experience. Maar deze verbeterde performance is niet nodig als klanten al tevreden zijn en leveren bovendien niets op voor de SLA’s. In dat geval vertalen de extra resources zich niet in business resultaten.

Tip: volgens de FinOps Foundation is de participatie van engineers de belangrijkste uitdaging waarmee FinOps managers te maken hebben. Veel engineers volgen de aanbevelingen niet op als ze daar geen tijd voor hebben of als de maatregelen voor kostenoptimalisatie niet overeenkomen met hun KPI’s.

Gezamenlijke implementatie van FinOps

Een gezamenlijk verantwoordelijkheidsgevoel zorgt voor structuur rondom FinOps. Tegelijkertijd blijven je engineers agile en je dienstverlening betrouwbaar. Maar dit proces begint van bovenaf. Na steun vanuit de directie, kun je aan de slag met een communicatiestrategie die engineers continu scherp houdt en hun terughoudendheid wegneemt.

Je kunt ook gebruikmaken van chargebacks en showbacks om het gevoel van verantwoordelijkheid te vergroten. Met chargebacks kun je clouduitgaven factureren aan business units en development teams. Op die manier zien ze exact hoeveel ze kopen en wat ze daadwerkelijk aan cloud services gebruiken. Sommige mensen in je organisatie zullen negatief staan tegenover een chargeback model. Ze denken dat ze de tijd die ze nodig hebben om de kosten te analyseren, beter kunnen besteden aan hun werk als engineer of developer. Chargebacks zorgen daarentegen voor een breed draagvlak en zorgen ervoor dat de KPI’s meer op één lijnen komen te liggen.

Met deze gedeelde verantwoordelijkheid zullen meer afdelingen inzien dat niet alleen snelheid belangrijk is, maar dat ook kosten een belangrijk aspect zijn en dat onnodige uitgaven moeten worden voorkomen. Door governance en wendbaarheid met elkaar in evenwicht te brengen, kan iedereen zijn doelen op een financieel verantwoorde manier behalen zonder aan snelheid of innovatie in te boeten.

Tip: een showback model laat bedrijven zien hoe hoog de clouduitgaven zijn. Daardoor kunnen ze specifieke kosten en uitgaven analyseren, bijvoorbeeld als het gaat om netwerken en opslag. Showbacks geven ook inzicht in de uitgaven van elke business unit afzonderlijk. Zorgt één business unit voor 50% minder kostenoptimalisatie dan de andere business units, dan zullen showbacks motiveren om veranderingen door te voeren. Een doorontwikkelde FinOps sluit ook aan bij de bedrijfsresultaten en maakt duidelijk welke workloads de meeste toegevoegde waarde leveren voor je bedrijf.

Door alle cloudaccounts te ‘taggen’, kan je FinOps-team precies in het dashboard zien wie verantwoordelijk is voor welke uitgave. Zo’n tag bestaat uit een sleutel (of naam) en een waarde (of label die aan die sleutel is gekoppeld). Door elke cloud resource te voorzien van een tag, kun je snel en eenvoudig een showback of chargeback naar een workload, business unit of applicatie uitvoeren. Tagging is dus essentieel voor een goed FinOps-beleid. Het geeft niet alleen inzicht, je kunt ook gerichter een budget toewijzen, toekomstige clouduitgaven voorspellen en een gezamenlijk verantwoordelijkheidsgevoel creëren.

KPI’s instellen voor FinOps

Wil je een gezamenlijk verantwoordelijkheidsgevoel stimuleren, zorg dan wel voor duidelijke KPI’s voor de verschillende afdelingen. Niet elke afdeling heeft dezelfde doelen. Waar snelheid voor het ene team belangrijk is, is voor het andere team innovatie of performance juist belangrijk.

Gebruik de Iron Triangle-methode bij het opstellen van de KPI’s. Engineers en developers zijn vaak al bekend met dit concept, omdat het doorgaans wordt gebruikt bij het managen van projecten om prioriteiten te stellen. Bedenk je bij het stellen van prioriteiten voor migraties of het ontwikkelen van applicaties, hoe het ene onderdeel van de Iron Triangle invloed heeft op de andere onderdelen. Wil je een betere kwaliteit, dan zullen de kosten ook hoger zijn. Ben je juist meer gefocust op de snelheid, dan gaat dat wellicht ten koste van de kwaliteit. Wanneer je de Iron Triangle niet goed beheerst, dan kunnen kostenbesparingen negatieve gevolgen hebben voor de kwaliteit en snelheid. Ben je alleen gefocust op de kosten, dan kun je teveel opgaan in de details waardoor je het grotere plaatje niet meer ziet.

Met duidelijke prioriteiten vanuit de directie, kun je je gericht focussen. Heb je bijvoorbeeld een deadline gekregen om afscheid te nemen van de on-premise omgeving, dan ben je waarschijnlijk vooral gefocust op snelheid en niet op kosten. De doelen en KPI’s voor elk afzonderlijke afdeling moeten dan logischerwijs zijn afgestemd op jouw doelstelling. In het volgende kwartaal kunnen die KPI’s dan juist wel weer gericht zijn op kostenbesparing. De Iron Triangle laat iedereen ziet waar de focus moet liggen.

Maak een vliegende start

Met goed financieel beheer van je clouduitgaven, oftewel FinOps, creëer je een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Download het eBook hier!

Door: Sven Lap, PyraCloud Engagement Leader bij SoftwareONE