Docspro: “Bedrijven vinden digitale transformatie vaak lastig uitvoerbaar”

Grote hoeveelheden aan informatie komen op allerlei manieren bij bedrijven binnen. Hoe optimaliseer je die processen? Dienstverlener Docspro uit Alphen aan den Rijn denkt als een strategisch adviseur met klanten mee.

Docspro bestaat dit jaar dertig jaar. Sinds 2016 is het onderdeel van de Canon groep. Er werken ongeveer vijftig mensen, waaronder Marco de Bruin, de Partner Channel Manager. “We implementeren software, maar we zijn vooral een strategisch adviseur die meedenkt over digitale transformatie, vooral als het gaat om inkomende documenten en informatie”, legt hij uit. “We helpen om de processen te optimaliseren en kunnen ook beheer en onderhoud voor onze rekening nemen.”

Twee focusgebieden

“We hebben twee focusgebieden: Intelligent Document Processing en Content Services”, vervolgt hij. Hij legt uit wat die twee termen inhouden. “Intelligent Document Processing is het transformeren en automatiseren van bedrijfsprocessen en het automatisch verwerken van binnenkomende informatie.” Hij geeft een voorbeeld. “Denk aan schadedossiers bij een verzekeraar. Die informatie kan digitaal binnenkomen, maar ook op papier en vanuit allerlei hoeken: degene met schade, de tegenpartij, de politie, een andere verzekeraar… Hoe verwerk je dat op een goede en efficiënte manier? Daarvoor leveren we onder meer software van Tungsten (tot voorkort Kofax, red.) en ABBYY.”

Content Services is simpel gezegd het verzamelen en beheren van bedrijfsinformatie. “Het gaat om het samenbrengen van documenten tot één centrale plek waar iedereen toegang toe heeft, plus het beheer daarvan op een manier die veilig is en die voldoet aan wet- en regelgeving. Oplossingen die we voeren zijn onder meer OnBase en Nuxeo, allebei van Hyland, en Therefore, dat van Canon zelf is.”

“Met die verschillende soorten software helpen we klanten aan ‘best of breed’-oplossingen die aansluiten op hun behoefte”, geeft De Bruin aan. “Dat kunnen dus ook combinaties zijn. We hebben daarnaast ook developers in dienst die software ontwikkelen die aanvullend is op wat onze leveranciers aanbieden.”

Docspro vervult steeds vaker de rol van consultant, omdat klanten dat ook verwachten. “We helpen ze om bepaalde processen in kaart te brengen. Veel bedrijven, zeker enterprises, zijn erg proces-gedreven. Maar ze hebben vaak niet goed in beeld waarin ze nog efficiëntieslagen kunnen maken. Met onze business consultancy helpen we ze daarbij. We laten consultants dan een aantal dagen meedraaien bij een klant. Daaruit volgt een rapport met bevindingen en adviezen.”

Vragen over AI

Ook in het vakgebied van Docspro is er een sterke roep om cloud. “Onze vendoren komen steeds vaker met cloudoplossingen. Dan krijg je wel te maken met het op de juiste manier beveiligen van informatie, conform wet- en regelgeving. Alle oplossingen die we verkopen en implementeren hebben ISO- en SOC-certificeringen, waarmee we aansluiten op de meest actuele regels.” In het verlengde daarvan merkt hij ook meer vraag naar managed services. “Klanten vragen ons dan bijvoorbeeld om health-checks en advies over hoe ze continu kunnen blijven verbeteren. Zo kan de software steeds beter worden gebruikt, met een optimaal rendement als gevolg.”

Marco de Bruin (Docspro) over Protinus: “We werken sinds 2014, precies tien jaar dus, met Protinus samen. Dat begon met hardware, met documentscanners. Nu ligt de focus vooral op oplossingen en software. Via Protinus doen we vooral veel bij de centrale overheid en bij organisaties die daaronder vallen. Zij zitten daar vaak al binnen, zien behoeftes en schuiven ons dan regelmatig naar voren. Maar het gaat ook andersom. Wij hebben zelf ook accountmanagers bij de centrale overheid die kansen signaleren, waarbij wij Protinus om hulp vragen. Kortgeleden hebben we samen een mooi project gedaan bij een lokale overheid. De relatie tussen onze bedrijven is erg goed.”

De Bruin merkt dat klanten het begrip ‘digitale transformatie’ op hun agenda hebben staan, maar dat ze vaak niet weten waar ze moeten beginnen. “Dat merk je bij zowel grote als kleinere bedrijven. Ze vinden het lastig om het ten uitvoer te brengen. Met ons portfolio en onze ervaring kunnen wij daar heel goed bij ondersteunen.”

Een andere overduidelijke trend is AI. “We krijgen daar nu ook echt concrete vragen over. Daar spelen we zeker op in, onder meer met onze nieuwe oplossing Instabase, waar AI-technologie in zit. Daarmee kunnen we de potentie van AI vertalen naar document-gedreven processen. Dan gaat het vooral om digitale archivering en het terugvinden van informatie met behulp van metadata, ook als die niet goed of niet consequent is ingevoerd. Bedrijven zijn er bij AI heel alert op dat hun informatie niet op straat komt te liggen, zo merk ik. Ze willen een afgeschermde eigen omgeving en kiezen voor oplossingen met de juiste certificeringen.”

Onderbouwde beslissingen

Docspro heeft in dertig jaar tijd veel mooie projecten bij aansprekende klanten gedaan. Zo hielp het de Sligro Food Group kortgeleden op weg naar een moderner en simpeler IT-landschap. “Zij zijn al sinds jaar en dag klant van ons. Het draaide bij dit project daarom niet om implementaties. We hebben een inventarisatie gemaakt van hun bestaande situatie en daar een plan van aanpak aan gekoppeld. Ze kregen door die ‘discovery fase’ veel meer inzicht in hun bestaande IT-omgeving. Het stelt ze in staat om nu weloverwogen en onderbouwde beslissingen te maken richting hun toekomstdoelstellingen. Deze case weerspiegelt op een mooie manier hoe wij met onze jarenlange ervaring klanten verder kunnen helpen.”