Archiveren: het oudste beroep van de overheid?
Het woord ‘archief‘ is afgeleid van het Griekse archeion, dat overheidsgebouw betekent. De primaire definitie van het woord is ‘een plaats waar registraties en documenten worden bewaard’. Aan deze definitie voegen de meeste moderne woordenboeken de secundaire betekenis toe van ‘optekenen en vastleggen’. Daarom is de stelling dat de archivaris één van de oudste beroepen van de overheid is, niet onzinnig: hij of zij die vastlegt en bewaard. Een dossier of ‘record’ is het boek of schrift waar het verslag in staat en opslag vraagt, waarna vervolgens actief dossier- en archiefbeheer nodig is en blijft(record and archive management).
Vastleggen opdat je kunt regeren
De Griekse term verwees naar de woning van de Archon, een heerser of hoofdmagistraat, waar officiële staatsdocumenten werden bewaard en geïnterpreteerd. De betekenis breidde uit tot begrippen als ‘stadhuis’ en ‘openbare registers’. Het Griekse woord is ἀρχή (arkhē) betekent ‘magistratuur, ambt, regering’ en is afgeleid van het werkwoord ἄρχω (arkhō), wat ‘beginnen, regelen, regeren’ betekent. Het woord architect komt, in combinatie met τέκτων (tektōn) in de betekenis van hoofd-ambachtsman, bouwer of timmerman, hier ook uit voort. Immers, om effectief te bouwen of te besturen, moet je niet alleen kunnen organiseren maar ook kunnen vastleggen én bewaren.
Optekenen – to record – betekent iets vastleggen of bewaren op een manier die er permanent bewijs van bevat. Het woord ‘record’ wordt ook gebruikt om te verwijzen naar het schrift of document dat het bewaarde verslag staat. Het woord archive (archief) werd voor het eerst in het Engels aangetroffen in het begin van de 17e eeuw en het woord archivaris in het midden van de 18e eeuw. Beide termen werden in eerste instantie gebruikt met betrekking tot buitenlandse instellingen en personeel. Aan het einde van de 19e eeuw werden ze op steeds grotere schaal ook gebruikt in de binnenlandse bestuurlijke context.
Het woord archief
De oudst bewaarde archieven zijn kleitabletten, waarin tekst is gegraveerd. Er zijn niet veel echt oude archieven omdat de meeste documenten waarmee zij waren gemaakt, zijn vergaan. In onze westerse wereld zijn de eerste archieven ontstaan in de Middeleeuwen (500 – 1500) bij de adel en in kerken en steden. Het woord archief (archive/archives) om de plaats aan te geven waar documenten worden bewaard, is overeenkomstig in Engels, Frans, Nederlands, Spaans, Duits, Italiaans, Zweeds, Pools, Russisch en nog diverse andere landen. In Amerika is het begrip vaak gekoppeld met bibliotheek (“libraries and archives”).
Vele woorden rond archiveren zoals bijvoorbeeld in het Duits – archiv, archivale, archivalien en archivalische – zijn in het Engels allemaal vertaald met het ene woord ‘archives’. ‘Archivale’ is de kleinste individuele eenheid van archiefmateriaal en ‘archivgut’ is de verzameling van alle documenten – met name van overheidsinstanties – die geschikt wordt geacht voor archivering. Het Spaanse ‘archivologia’ is afgeleid van de Griekse woorden archeion en logos. Het omvat zowel de theorie als praktijk in de betekenis van (a) plaatsen waar documenten worden bewaard, (b) de documenten zelf en (c) die op die plaats worden gebruikt.
Direct onveranderlijk vastleggen
De kern van archiveren is onveranderlijk vastleggen. In de tijd dat kleitabletten of papier de informatiedragers waren, werd die betreffende informatiedrager ‘uiteindelijk’, aan het einde van de gebruiks- of levenscyclus, gearchiveerd. Digitalisering van informatie heeft informatie losgekoppeld van de de drager van die informatie. Van het masterdocument kan makkelijk een digitale werkkopie worden gemaakt, terwijl ‘de digitale master’ veilig en beheerd bleef opgeslagen. Omdat documenten na verzenden/publicatie nooit meer veranderen en ook geen informatiedrager voor de gebruikers meer zijn, kunnen digitale documenten en berichten veel eerder worden gearchiveerd dan in de oude papieren periode.
Eigenlijk zijn ze op het moment van formele publicatie onveranderlijk geworden en kunnen (dus!) direct worden gearchiveerd. Nieuwe versies of reacties op het origineel zijn immers elk weer als digitaal document of bericht direct archiveerbaar. Dit paradigma verandert het totale beeld van het archiveren: in plaats van aan het einde van de gebruiksperiode, moet nu juist aan het begin archivering plaatsvinden. Het wordt de bron van document- en berichtstromen in plaats van het eindpunt. Dat stelt hele andere eisen aan efficiency en doorlooptijd van het proces. Hoe sneller en automatischer digitale informatie onveranderlijk kan worden vastgelegd, met de juiste labeling, de juiste relaties en actuele context over het ontstaan, des te waardevoller het archief wordt voor de toekomst.
Archiveren wordt steeds belangrijker
Nieuwe wetgeving op het gebied van privacy en het bewaren van gegevens is de laatste jaren flink strenger geworden. Onze nieuwe archiefwet omvat meer gegevenstypen die moeten worden gearchiveerd. Behalve de ‘bekende’ bestuurlijke documenten en het mailverkeer nu ook wat via sociale media wordt gecommuniceerd zoals sms-berichten, instant messaging-apps, chatplatforms. Dit vraagt gezien de hoeveelheid, vergaande automatisering en het gebruik van efficiënte cloudplatformen, AI-gedreven redactie van gevoelige gegevens, vele API-integraties, meerlaagse en zero-trust gebaseerde beveiliging en last-but-no-least geavanceerde zoek- en combinatie algoritmes.
Het achteraf snel kunnen doorzoeken, vinden en combineren van de exponentieel groeiende hoeveelheid archiefdata wordt steeds belangrijker. De afloop van onze toeslagen-affaire heeft dat voor iedereen duidelijk gemaakt. Deze nieuwe zowel functionele als systeemeisen heeft een groep ondernemende ontwikkelaars twee jaar geleden verleidt tot het ontwikkelen van een moderne archiveringsoplossing als basis voor een nieuwe broninfrastructuur: ArQiver gebouwd om op razendsnelle ‘engines’ aan die nieuwe eisen van performance en flexibiliteit te voldoen en persistentie van datastructuren garanderen. Duizenden relaties snel doorzoeken op keywords, context, verbanden en anomaliën. Direct archiveren heeft als voordeel dat data ook centraal en open toegankelijk beschikbaar is. Niet meer in de stovepipes van applicaties, organisaties en departementen die de basis waren van onze rijks informatie-architectuur.
Thorbecke 2.0
De grondwet uit 1848 legde de basis voor de informatie-organisatie van onze rijksoverheid. Papieren dossiers werden opgeslagen per departement en verspreid over de drie lagen van Rijk, provincie en gemeente. En zo was ons archiefsysteem ook georganiseerd. Maar in de nieuwe digitale wereld werd dat een steeds grotere beperking die informatietechnisch ook niet meer nodig is. Je kunt artikel 44 van de grondwet veranderen (verantwoordelijkheden van de minister) of via directe archivering data direct open en publiek beschikbaar stellen.
Directe automatische archivering maakt Thorbecke 2.0 mogelijk: eenmaal gearchiveerd, wordt alle data ‘departement, provincie en gemeente-onafhankelijk’ en voor de burger transparant. Elke burger kan ‘meekijken’ in zijn dossier of dat nu rijks, provincie, waterschap of gemeente informatie is. De burger kent immers maar één overheid die in één view moet kunnen laten zien welke data zij van de burger in beheer heeft. Eigenlijk kan een Wet Open Overheid alleen maar goed functioneren als er op basis van een datacentrische strategie en architectuur, direct en open wordt gearchiveerd.
*) Zie eerdere artikelen uit 2012 hierover als ‘Information Intelligence’, ‘De informatiemaatschappij van 2023’ en ‘De schoonheid van datacentrisch denken’.
Door: Hans Timmerman (foto)
